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Ce qu’il faut savoir sur le bureau virtuel
Dernière mise à jour le 11/04/2025
Le bureau virtuel est un poste de travail existant sous la forme virtuelle. Ce dernier intéresse aussi bien les chefs d’entreprise que les particuliers. Le bureau virtuel offre un environnement prédéfini permettant d’accéder, en ligne et via une connexion Wi-FI, à différents systèmes d’exploitation ainsi qu’à des applications depuis différents appareils.
Il s’agit donc en réalité d’une solution innovante présentant de nombreux avantages que les entreprises de petites tailles et les startups apprécient. Ce dispositif permet de travailler de n’importe où dans des conditions optimales.
Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ?
A quoi sert-il ?
La principale caractéristique du bureau virtuel est que ce dernier est accessible à distance et à partir de n’importe quel terminal d’un utilisateur.
Ce procédé permet donc à l’utilisateur d’accéder facilement à son bureau virtuel sur ordinateur portable, tablette, ordinateur de bureau ou encore son smartphone.
A chaque utilisation, l’expérience utilisateur est la même que celle du serveur Windows physique et elle offre une compatibilité totale entre les plateformes.
L’environnement virtuel permet enfin d’accéder à un espace de stockage supplémentaire et à de multiples ressources.
Ses avantages
En choisissant un bureau virtuel, un particulier, un travailleur indépendant, un dirigeant d’entreprise ou tout autre utilisateur peut se passer d’une infrastructure physique et travailler en ligne à l’aide d’un tableau de bord.
Parmi les nombreux avantages du bureau virtuel :
- La mobilité et l’accès à distance : le poste de travail est accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet ;
- Une meilleure sécurité : les données sont centralisées sur des serveurs sécurisés, cela réduit les risques de vol ou de perte des données ;
- La réduction des coûts : moins de matériel requis, la durée de vie des équipements est prolongée et la gestion des licences optimisée ;
- Une gestion centralisée : les mises à jour et la maintenance sont assurées à distance par une équipe informatique dédiée ;
- La continuité de l’activité : les sauvegardes sont régulières, la reprise rapide en cas d’incident.
Les principaux inconvénients
Si le bureau virtuel est bien souvent avantageux, ce dernier a également quelques revers.
Manque de contacts physiques et Isolement social
La virtualisation des rapports professionnels qu’offre le bureau virtuel tend en réalité à réduire drastiquement les contacts humains directs, cela peut nuire à la qualité des relations sociales et à la cohésion des équipes.
Cette distance est en réalité un véritable défi managérial pour les encadrants. L’absence de contact physique rend plus complexe l’évaluation des performances, le suivi individualisé ainsi que l’accompagnement des collaborateurs et leur suivi.
Le caractère non transférable des licences
L’un des inconvénients potentiels du recours au bureau virtuel réside dans la difficulté, voire l’impossibilité, de transférer certaines licences logicielles issues d’anciennes bases de données.
Cette contrainte peut freiner la migration complète vers un environnement dématérialisé, surtout lorsque les applications concernées nécessitent l’installation ou l’accès à des pilotes spécifiques qui ne sont pas compatibles avec l’infrastructure du bureau virtuel.
Ces limitations techniques peuvent avoir un impact significatif sur la continuité des opérations, notamment dans les secteurs où des logiciels métiers anciens ou propriétaires sont encore utilisés.
Il est donc essentiel, en amont de tout projet de virtualisation, d’effectuer un audit complet des outils existants afin d’identifier les incompatibilités potentielles et d’envisager, si nécessaire, des solutions de contournement ou des mises à niveau adaptées.
Le bureau virtuel : pour qui ?
Tant pour les collaborateurs que pour les entreprises, le bureau virtuel présente des avantages :
| Bénéficiaires | Avantages du bureau virtuel |
| Collaborateurs | Entreprises |
|
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Quels services offre t-il ?
Le bureau virtuel offre de nombreux services dématérialisés. Il s’agit notamment de services administratifs ou de secrétariat.
La gestion du courrier
La domiciliation de l’entreprise auprès d’une société prévue à cet effet permet que le courrier soit directement adressé à la nouvelle adresse de siège social. Ce service se matérialise par la mise à disposition d’une boîte postale.
La société de domiciliation peut prendre alors en charge la gestion du courrier, si cette option est contractuellement prévue. Il est alors possible de faire réexpédier le courrier vers son domicile personnel ou vers le lieu d’exercice de son activité.
Le contrat peut également prévoir la fréquence de réexpédition du courrier (quotidienne, hebdomadaire ou autre) selon le rythme souhaité.
La location de bureaux équipés
Les bureaux virtuels répondent à une problématique concrète des entreprises : l’absence de bureaux physiques. Néanmoins, des bureaux ou des espaces de réunions en présentiel sont nécessaires dans certaines situations.
Les sociétés de domiciliation proposent à cet effet, la location ponctuelles d’espaces dédiés à ces usages : des salles de réunion, salles de conférence et espaces de co-working.
Le bureau virtuel offre alors une grande souplesse et donne la possibilité de réserver ces espaces pour une courte durée (quelques heures, une journée etc) selon les besoins des entreprises.
La gestion des secrétariats administratif et juridique
Il s’agit d’un des services les plus avantageux rendu par le bureau virtuel.
Un numéro de téléphone dédié à chaque entreprise est attribué et un réceptionniste professionnel assure l’accueil téléphonique au nom de l’entreprise, prend les messages et les transmet par e-mail. Les appels téléphoniques peuvent également être transférés.
Un service de secrétariat peut également être mise en place comprenant :
- La gestion est la réexpédition du courrier ;
- La préparation et l’archivage de documents légaux ;
- Le suivi des assemblées générales ;
- La rédaction de courriers et d’e-mails à destination des clients.
Choisir un bureau virtuel permet de bénéficier d’une véritable assistance administrative adaptée aux besoins spécifiques des TPE, PME et entrepreneurs indépendants.
Certains prestataires proposent également la création de tableaux Excel ou autres supports de suivi administratif et comptable, afin de faciliter votre gestion quotidienne.
Comment souscrire et utiliser le bureau virtuel ?
Lors de la création d’une entreprise, il est tout à fait possible de souscrire à une offre de domiciliation commerciale auprès d’une société spécialisée.
La souscription au service du bureau virtuel
Ce service permet à l’entrepreneur de bénéficier d’une adresse administrative et juridique sans avoir à louer de locaux physiques.
Ces sociétés de domiciliation proposent en général une gamme de prestations complémentaires comme la réception et la gestion du courrier, le stockage de documents, ou encore la mise à disposition de salles de réunion.
S’agissant des entreprises déjà immatriculées, la domiciliation implique le transfert du siège social.
Ce changement suscite une décision des organes compétents de la société, suivie d’une formalité déclarative auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
Ce n’est qu’une fois le transfert dûment enregistré que l’entreprise pourra utiliser l’adresse fournie par la société de domiciliation comme nouvelle adresse légale.
L’utilisation du bureau virtuel
Simplement grâce à une connexion Internet, les dirigeants comme leurs collaborateurs peuvent accéder à cette interface sécurisée depuis n’importe quelle lieu et à tout moment.
Cette solution constitue donc un réel atout en matière de productivité et de flexibilité pour les entreprises et notamment dans un contexte où le télétravail et la collaboration sont en essor.
Elle favorise un mode de travail interconnecté, collaboratif et réactif, tout en permettant la continuité des opérations.
Le bureau virtuel favorise également un mode de travail interconnecté et collaboratif. Les outils proposés sont très souvent personnalisables (l’administrateur de la plateforme peut configurer les droits d’accès à sa guise etc.)
FAQ
Depuis quand est-il possible d’utiliser le bureau virtuel ?
Le concept date de 1980 et s’est transformé en un éco-système numérique ultra-sophistiqué avec des visio-conférences, cloud computing, collaboration en temps réel et de la gestion à distance.
Combien coûte un bureau virtuel ?
Le coût d’un bureau virtuel est variable et dépend principalement de l’adresse choisie et des services associés souhaités. En 2025, les tarifs pour une simple domiciliation varient en général entre 10 et 70€ HT par mois.
Est-ce que des données personnelles sont sauvegardées ?
Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés, souvent en conformité avec le RGPD. Il est toutefois recommandé de faire des sauvegardes personnelles soi-même des documents importants.
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 11/04/2025
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
