Qu’est-ce que la refacturation et comment la mettre en œuvre ?

La refacturation est un mécanisme courant qui permet à un entrepreneur de récupérer les frais engagés pour le compte d’un client. En 2026, cette pratique demande une vigilance particulière sur le traitement de la TVA et la distinction avec les débours. Que vous soyez freelance ou dirigeant de groupe, ou que vous soyez en création d’entreprise, maîtriser comment refacturer est essentiel pour ne pas dégrader votre marge nette.

Qu’est-ce que la refacturation ?

La refacturation de frais intervient lorsqu’un professionnel engage une dépense nécessaire à sa mission et souhaite en obtenir le remboursement par son client. Cette opération ne doit pas être vue comme un simple transfert d’argent, mais comme un complément de prix lié à une vente ou un service. L’administration fiscale considère que ces frais font partie intégrante de la base d’imposition dès lors qu’ils ne répondent pas aux critères stricts des débours.

Refacturation : définition

Que signifie refacturation ? Il s’agit de l’action de facturer à un tiers des coûts que votre entreprise a supportés au préalable en son propre nom. Concrètement, vous recevez une facture d’un fournisseur établie à votre attention, vous la payez, puis vous émettez une nouvelle facture à votre client pour récupérer la somme. Contrairement au débours, la dépense initiale entre dans vos charges (classe 6) et le remboursement constitue un produit (classe 7).

Le recours à la sous-traitance sans appliquer de marge commerciale constitue une forme spécifique de refacturation très répandue dans les métiers du numérique et du conseil. Dans ce schéma, vous confiez une partie de votre mission à un autre indépendant tout en conservant la responsabilité juridique vis-à-vis du client final. Bien que l’opération soit blanche financièrement pour vous, elle doit impérativement figurer sur vos factures de manière transparente.

Qu’est-ce qu’une facture de refacturation ?

La facture de refacturation est un document comptable qui liste les frais avancés par le prestataire afin d’en obtenir le paiement par le bénéficiaire de la mission. Elle peut prendre la forme d’une facture spécifique ou d’une ligne dédiée sur la facture de prestation globale adressée au client. Elle doit impérativement respecter les mentions légales classiques et être accompagnée des justificatifs originaux pour prouver la réalité de la dépense. Dans tous les cas, le montant indiqué doit être cohérent avec l’accord commercial passé au préalable entre les parties.

Refacturation vs débours : une distinction fiscale essentielle

Quelle est la différence entre les débours et la refacturation ? La confusion entre la refacturation de frais et les débours est l’une des erreurs les plus fréquentes lors de la clôture des comptes annuels. La distinction repose sur le nom figurant sur la facture initiale du fournisseur et sur l’existence d’un mandat explicite :

• En refacturation, vous agissez en votre nom. La facture du fournisseur est à votre nom, vous déduisez la charge et vous collectez la TVA sur le remboursement.
• En débours, vous n’êtes qu’un intermédiaire de paiement. La facture est établie au nom de votre client, vous ne déduisez rien et vous ne collectez aucune TVA. Le débours n’impacte pas votre chiffre d’affaires, ce qui est un avantage pour les micro-entrepreneurs.

Quel est le régime TVA applicable à la refacturation ?

Le traitement de la refacturation de la TVA suit une logique dite d’accessoire par rapport au principal définie par l’article 267 du Code général des impôts. Dans ce schéma, la prestation principale est votre mission (ex : un audit), tandis que l’accessoire correspond aux frais annexes (ex : un billet de train). L’administration considère que ces frais sont des « compléments de prix » qui doivent subir le même sort que votre service de base. Cette règle impose donc d’appliquer le taux de TVA de votre métier à l’ensemble des dépenses et ensuite vous le répercuter sur votre client.

TVA sur refacturation de frais : les principes

La TVA sur refacturation de frais s’applique au taux de la prestation principale, même si la dépense initiale était soumise à un taux différent ou exonérée. Par exemple :

• Si vous refacturez un livre (TVA à 5,5 %) dans le cadre d’une prestation de conseil à 20 %, vous devez collecter 20 % de TVA sur le livre ;
• Si vous récupérez la TVA sur la dépense initiale, vous refacturez sur la base du montant HT. En revanche, si la TVA n’est pas récupérable pour vous (comme pour un billet de train), vous refacturez sur la base du montant TTC.

Refacturation entre sociétés et TVA

La refacturation entre sociétés et TVA obéit aux mêmes règles de droit commun, sauf en cas d’appartenance à un groupe bénéficiant de l’assujetti unique (Groupe TVA). Dans ce cadre spécifique, les flux financiers internes peuvent être exonérés de taxe pour simplifier la gestion de la trésorerie du groupe de sociétés.

Comment établir une facture de refacturation ?

Comment refacturer des frais ? La procédure commence dès l’engagement de la dépense par le collaborateur et s’achève par l’archivage de la preuve de paiement. Une facture de refacturation mal établie peut être contestée par le client ou rejetée par le fisc lors d’un contrôle. Pour garantir la validité de vos documents, vous devez suivre une trame précise et transparente.

Pour réussir votre facture de refacturation, voici les 5 étapes à suivre systématiquement :

1. Isoler et archiver les originaux des justificatifs (tickets, factures fournisseurs) établis impérativement au nom de votre société ;
2. Analyser la déductibilité de la TVA pour chaque dépense (l’hébergement et le transport de personnes sont généralement non déductibles) ;
3. Déterminer la base de refacturation (montant HT si la TVA est récupérable, montant TTC si elle ne l’est pas) ;
4. Appliquer à cette base le taux de TVA de votre prestation principale (généralement 20 %) pour obtenir le montant de la TVA collectée ;
5. Émettre la facture en mentionnant clairement la nature des frais et en annexant les copies des justificatifs pour la transparence client.

Comment comptabiliser une refacturation ?

La comptabilisation de la refacturation est une étape qui permet de séparer votre activité de cœur des activités accessoires au sein de votre comptabilité. Le Plan Comptable Général (PCG) impose d’utiliser des comptes spécifiques pour ne pas fausser l’analyse de votre rentabilité réelle. Une mauvaise affectation comptable pourrait faire croire à une marge plus faible qu’elle ne l’est réellement ou gonfler indûment vos postes de dépenses.

Lors de l’engagement des frais, vous débitez un compte de classe 6 (souvent le 6251 pour les voyages ou 6256 pour les missions) et le compte 44566 pour la TVA déductible. En contrepartie, vous créditez le compte 401 Fournisseurs. Au moment de la refacturation en prestation de service, vous débitez le compte 411 Client. Vous créditez ensuite le compte 7088 “Autres produits d’activités annexes” pour le montant HT refacturé et le compte 44571 pour la TVA collectée.

La refacturation entre sociétés d’un groupe

La refacturation entre sociétés du même groupe est une pratique indispensable pour mutualiser les coûts. Ce mécanisme, souvent appelé management fees, permet de répartir les dépenses. Cependant, cette pratique est scrutée de près par l’administration fiscale qui traque les transferts de bénéfices indirects. Pour sécuriser ces flux, la rédaction d’une convention de prestations de services devient une nécessité.

Refacturation intragroupe : le cas de la holding et de la filiale

La refacturation entre holding et filiale vise à rémunérer la société mère pour les services réels qu’elle rend à ses filles. La holding engage les frais globaux (immobilier, informatique, assurances), puis procède à une refacturation de la TVA et des coûts directs aux filiales bénéficiaires. Pour être légitime, le prix facturé doit correspondre au prix de revient majoré d’une marge minime, sans être excessif par rapport aux tarifs du marché.

L’assujetti unique : le régime spécifique du Groupe TVA

Et concernant la TVA d’une holding et de ses sociétés filles ? Le régime de l’assujetti unique, plus connu sous le nom de Groupe TVA, permet à plusieurs entreprises liées de ne former qu’une seule entité fiscale. Ce dispositif repose sur l’article 256 C du Code général des impôts et vise à simplifier la gestion de la taxe au sein des holdings. En optant pour ce statut, les transactions réalisées entre les membres du groupe deviennent invisibles aux yeux du fisc sur le plan de la TVA.

Cas pratiques de refacturation

Les exemples de refacturation permettent de visualiser l’application des taux de TVA et des comptes de produits selon la nature de la dépense. Qu’il s’agisse de frais de bouche, de loyer partagé ou de licences logicielles, chaque flux possède sa propre règle de calcul.

Refacturation de frais de déplacement et d’hébergement

La refacturation de frais de déplacement est sans doute le cas le plus fréquent pour les prestataires de services. Comme la TVA sur l’hébergement (hôtel) et le transport (train, avion, taxi) n’est pas déductible pour l’entreprise, vous devez refacturer sur une base TTC. Sur ce montant global, vous appliquez le taux de TVA de votre mission, généralement 20 %. Si vous oubliez de partir du TTC, vous perdez mécaniquement les 20 % de taxe que vous avez payés au fournisseur, ce qui ampute directement votre marge brute de mission.

Refacturation de sous-traitance sans marge

La refacturation en prestation de service inclut très souvent le recours à un sous-traitant externe pour réaliser une partie de la mission. Si vous décidez de ne prendre aucune marge sur cette prestation déléguée, vous devez tout de même suivre le mécanisme de la refacturation. Comme la facture du sous-traitant est établie à votre nom, la somme payée entre dans vos charges et le remboursement client entre dans votre chiffre d’affaires. Vous devez collecter la TVA sur ce montant répercuté au même taux que votre mission principale, car l’administration y voit un complément de prix global.

Refacturation d’un loyer entre une holding et sa filiale

La refacturation d’un loyer intervient souvent lorsqu’un bail commercial est unique pour l’ensemble d’un site partagé par plusieurs entités. La société titulaire du bail refacture une quote-part de la surface occupée à sa filiale ou à sa société sœur en fonction des mètres carrés réellement utilisés. Si le bailleur initial a opté pour l’assujettissement du loyer à la TVA, la refacturation doit également inclure cette taxe pour être conforme. Cette opération doit être encadrée par une sous-location autorisée par le bailleur principal pour éviter une résiliation du bail pour faute contractuelle.

Refacturation de frais informatiques ou d’assurances

La mutualisation de logiciels SaaS ou de flottes de téléphones mobiles par exemple permet de bénéficier de tarifs “grands comptes” très attractifs. L’entreprise principale paie la facture globale et procède ensuite à la refacturation de frais généraux au prorata du nombre de licences ou de lignes affectées à chaque entité.

FAQ

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Xavier de Labarrière

Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.

Dernière mise à jour le 07/05/2026

Sources de l'article

• Article 267 du Code général des impôts
• Article 256 C du Code général des impôts
• Article L8241-1 du Code du travail