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La convention de mise à disposition de locaux

Dernière mise à jour le 31/05/2021

La convention de mise à disposition de locaux permet d’encadrer la pratique consistant pour des entreprises à mettre à la disposition de jeunes sociétés leurs espaces inoccupés. Véritable alternative aux baux commerciaux ou professionnels, la mise à disposition de locaux est très prisée par les jeunes entreprises en raison de sa flexibilité.

Pour autant, la rédaction du contrat de mise à disposition doit faire l’objet d’une attention particulière afin d’éviter tous litiges entre les parties. Il ne doit pas non plus avoir pour objectif exclusif de contourner le statut de baux commerciaux, sous peine de sanctions.

Qu’est-ce qu’une convention de mise à disposition de locaux ?

La mise à disposition de locaux consiste pour une entreprise à proposer à de jeunes sociétés d’occuper des locaux qu’elles n’utilisent pas. À l’instar des espaces coworking et des pépinières d’entreprise, les locaux sont partagés entre plusieurs sociétés. Les entreprises bénéficiaires profitent alors des bureaux d’une autre société ainsi que de certains matériels et services.

La convention de mise à disposition de locaux a vocation à encadrer cette pratique. Elle précise en effet le champ d’application de la mise à disposition et les obligations de chacune des parties. D’une manière générale, le contrat prévoit que les entreprises se partagent :

  • Les locaux (bureaux, salle de réunion…)
  • Le matériel (mobilier et fournitures de bureau, équipement informatique…)
  • Certains services (connexion internet, standard téléphonique, secrétariat, gestion du courrier…) ;
  • L’adresse de domiciliation.

Pour les jeunes entrepreneurs, l’objectif d’une convention de mise à disposition de locaux est principalement de réduire leurs charges locatives et de s’épargner les contraintes d’un bail commercial. Pour autant, ce contrat ne doit pas avoir pour objet exclusif de contourner le statut des baux commerciaux.

C’est ce qu’a rappelé la Cour de cassation dans un arrêt du 19 novembre 2015 (n° 14-13.882). La haute juridiction a en effet requalifié un “contrat de prestations de services réciproques” en bail commercial dans la mesure où la convention de mise à disposition de local avait été conclue sans prestation de services. Par conséquent, un contrat de mise à disposition de locaux sans prestation de services encourt une requalification en bail commercial.

Pourquoi choisir ce type de convention ?

Entre flexibilité, économie et gain de temps, la convention de mise à disposition présente de nombreux avantages. Ce nouveau mode d’organisation de travail est ainsi très apprécié par les jeunes entrepreneurs.

Mise à disposition d’infrastructures et de services

Dans le cadre d’une convention de mise à disposition de locaux, les entreprises ne bénéficient pas simplement de bureaux. Elles jouissent également des infrastructures composant les locaux tels que les salles de réunions, le matériel informatique, etc. En outre, la convention englobe des services dont peuvent profiter les entrepreneurs, comme un service de secrétariat par exemple.

Bon à savoir : les entrepreneurs recourant à ce type de convention bénéficient également d’une adresse de domiciliation. Cela représente un avantage certain lorsque l’entreprise qui met à disposition ses locaux est située à une adresse prestigieuse.

Souplesse de l’offre

La convention mise à disposition de locaux est bien plus flexible qu’un contrat de bail commercial ou un bail professionnel. En effet, les délais de préavis sont relativement courts. L’entrepreneur peut recourir à cette convention pour lancer son activité tout en conservant la possibilité de quitter les locaux si besoin. Lorsque l’activité de l’entrepreneur devient rentable par exemple, ce contrat lui permet de changer facilement de locaux.

Économies

Cette convention permet aux jeunes entrepreneurs qui n’ont pas les moyens de louer leurs propres locaux commerciaux de bénéficier d’un lieu pour débuter l’exercice de leur activité professionnelle. Cela leur permet en effet de réduire leurs charges d’exploitation et de se développer ainsi dans de meilleures conditions. Par ailleurs, ce type de contrat permet également à la société offrant ses locaux d’optimiser ses espaces inoccupés, et de rentabiliser ainsi les bureaux vides.

À noter : une convention de mise à disposition de locaux peut être conclue à titre onéreux ou à titre gratuit.

Lieu d’échanges

Outre les aspects économiques et pratiques, la convention de mise à disposition de locaux favorise les échanges entre les créateurs d’entreprises et les travailleurs indépendants. Les locaux deviennent ainsi un lieu de rencontre et de partage. Cela permet notamment aux jeunes entrepreneurs d’obtenir des conseils en matière de création d’entreprise.

Cette convention profite également à l’entreprise proposant les locaux. En effet, elle multiplie les contacts avec des entrepreneurs dynamiques et innovants et alimente ainsi son réseau. Dans certains cas, cela peut même lui permettre d’obtenir des collaborations et de profiter des compétences des entreprises bénéficiaires.

Comment rédiger une convention de mise à disposition de locaux ?

Avant de se lancer dans la rédaction d’un contrat de mise à disposition de locaux, les propriétaires comme les entreprises bénéficiaires doivent impérativement vérifier certaines conditions. D’une part, il est fondamental de s’assurer que les locaux sont adaptés à l’exercice de l’activité envisagée par l’entreprise preneuse. De plus, s’il s’agit d’une activité réglementée, les locaux doivent être conformes à la réglementation en vigueur. D’autre part, si l’entreprise propriétaire fait partie d’une copropriété, le règlement de copropriété ne doit pas interdire la mise à disposition des locaux.

La convention de mise à disposition est peu encadrée par la loi, de sorte que les parties disposent d’une certaine marge de manœuvre dans sa rédaction. Pour autant, afin d’assurer la protection juridique des parties, le contrat doit être rigoureusement rédigé. Il doit ainsi être clair et précis.

La convention peut notamment comporter les mentions et clauses suivantes :

  • Identité des parties ;
  • Nature et localisation du local ;
  • Description des services fournis par l’entreprise propriétaire ;
  • Usage précis du local mis à disposition (type d’activité exercée dans les bureaux) ;
  • Montant du loyer si le contrat est à titre onéreux et conséquences en cas de non-paiement ;
  • Durée de la mise à disposition (durée déterminée ou indéterminée) ;
  • Obligations des parties ;
  • Règlement intérieur des lieux.

Les parties au contrat sont libres d’ajouter d’autres clauses spécifiques. En effet, un contrat exhaustif limite les risques de déconvenue et de requalification. L’aide d’un expert juridique peut ainsi être précieuse.

FAQ

Quelle est la différence entre une convention de mise à disposition de locaux et un bail ?

Le locataire d’un bail doit donner son préavis au moins 6 mois avant la fin d’une période triennale. Dans le cadre d’une convention de mise à disposition, le délai de préavis est plus court et les formalités de départ plus simples.

Quels sont les avantages de la mise à disposition des locaux pour l’entreprise ?

La mise à disposition de locaux permet à l’entreprise propriétaire de rentabiliser les bureaux inoccupés. C’est également l’opportunité pour elle de rencontrer de jeunes entrepreneurs dynamiques et de conclure, éventuellement, de nouvelles collaborations.

La convention de mise à disposition de locaux est-elle obligatoirement conclue à titre onéreux ?

D’une manière générale, les locaux sont mis à disposition en contrepartie du paiement d’un loyer. Toutefois, les parties à la convention sont libres de prévoir que la mise à disposition aura lieu à titre gracieux.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris