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Comment tenir un registre des assemblées générales ?
Dernière mise à jour le 26/08/2022
Toutes les sociétés (SNC, SCS, SARL, SA, SCI, etc.). sont tenues de tenir un registre d’assemblée générale. Ce dernier a pour but de conserver l’ensemble des procès-verbaux des délibérations des assemblées. Pour ce faire, plusieurs règles de forme doivent être respectées pour éviter certaines erreurs.
Qu’est-ce qu’un registre des assemblées générales ?
L’objectif du registre des assemblées générales est de suivre la vie d’une entreprise au fil du temps. Ce registre doit être tenu par toutes les sociétés civiles et commerciales (SARL, SNC, SA, SCI, SAS, etc.).
Sa fonction première
La fonction principale du registre des assemblées générales consiste à garder tous les procès-verbaux d’une société. Il permet également la transcription chronologique des décisions prises par une entreprise ou une association, et prouve ainsi la régularité des décisions prises par les instances.
Le registre des assemblées générales : pour qui ?
Ce registre est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales ou civiles. En voici la liste :
|
Société civile |
Société commerciale |
| Société civile immobilière (SCI)
Société civile professionnelle (SCP) Société civile de portefeuille |
Société anonyme (SA)
Société par actions simplifiée (SAS) Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) Société à responsabilité limitée (SARL) Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) Société en nom collectif (SNC) |
Que ce soit pour les SARL, SAS, EURL ou SASU, les sociétés ne sont pas tenues d’avoir un registre spécial des assemblées générales afin de conserver l’ensemble des procès-verbaux. En effet, elles sont libres de rédiger leurs procès-verbaux directement sur des feuilles mobiles, peu importe le document, mais ces dernières doivent être numérotées, cotées et paraphées par les autorités compétentes (à savoir un avocat, un juge, ou un maire du Tribunal de commerce).
Ces feuilles mobiles peuvent être conservées dans un classeur simple.
Comment tenir un registre des assemblées générales ?
Pour tenir un registre d’assemblée générale, il faut respecter certaines règles relatives à la forme du registre, et à sa conservation.
Les règles de forme à respecter
Pour être valides, les feuilles vierges formant le registre des assemblées générales doivent d’abord être numérotées, paraphées et cotées de façon professionnelle (c’est-à-dire par une autorité compétente).
Ensuite, la signature est effectuée en apposant le timbre du professionnel. La cote (le numéro de référence appliqué par perforation sur chaque page) est obtenue en perforant les feuilles pour les numéroter.
La conservation du registre d’assemblée générale
Toutes les sociétés sont tenues de consigner les procès-verbaux des assemblées générales. Le contenu de ces documents doit être conservé en bon état au siège social de la société, pendant au moins 6 ans à compter du dernier procès-verbal. Le non-respect de cette consignation engendre une faute de gestion pour le représentant légal.
Quant aux documents obligatoires touchant à la vie de l’organisation, ils doivent être consignés auprès du Tribunal de commerce.
Quelles erreurs éviter lors de la tenue d’un registre d’assemblée générale ?
Il est courant de trouver quelques erreurs qui pourraient compromettre la validité du registre des assemblées générales, dont :
- Des pages vierges ;
- Des pages jetées ;
- Un procès-verbal imprimé sans cote ni paraphe.
Laisser des pages vierges entre les procès-verbaux
Laisser des pages blanches entre les procès-verbaux constitue une mauvaise gestion du registre, puisque des procès-verbaux précédents peuvent être placés sur ces pages blanches. Cela modifierait ainsi l’ordre chronologique du registre. Il est ainsi conseillé de barrer la page non utilisée afin d’éviter tout ajout ultérieur.
Jeter des pages du registre d’assemblée générale
S’il y a une erreur de transcription, il ne faut pas jeter la page sur laquelle l’erreur figure, mais plutôt la placer à la fin du registre. Cela permet de garantir la traçabilité et la transparence de la transcription.
Ne pas rédiger les PV sur une feuille paraphée et cotée par le greffe du tribunal de commerce
Il faut privilégier un registre détachable, qui empêche toute personne mal intentionnée de décoller un document pour le remplacer par un autre.
Quelles sanctions en cas de mauvaise tenue du registre d’assemblée générale ?
Aucune sanction légale n’est prévue en cas de mauvaise gestion du registre des assemblées générales, sauf dans le cas d’une société anonyme (SA) où des amendes peuvent être infligées aux personnes responsables.
FAQ
Comment coter un registre des assemblées générales ?
Afin de faire coter et parapher vos registres, vous pouvez le déposer au greffe du Tribunal de commerce, au tribunal d'instance, ou encore en mairie (bien qu’elles ne proposent pas toutes ce système).
Comment parapher un registre des assemblées générales ?
Vous devez pour cela vous adresser au Tribunal de commerce le plus proche de chez vous.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?
Une assemblée générale (AG) constitue le rassemblement de tous les membres des associés et des dirigeants d’une entreprise/société, et vise à faciliter le débat et déterminer les décisions qui devront être prises.
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 26/08/2022
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Bonjour,
Que faire, si on a oublié de reporter un PV entre deux dates ?
Bonjour,
Il est toujours possible de rectifier un procès-verbal d’Assemblée générale, y compris en cas d’oubli, à condition de le signer et de le parapher à nouveau.
En espérant que notre réponse vous sera utile,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Que faire lorsqu’il manque des pages ? Dans registre de 100 pages, il manque une page 91 par exemplaire ..Peut-on faire une copie d’une autre page 91 et la mettre dans le registre concerné?
En vous remerciant.
Bonjour,
Il est possible d’insérer la copie de cette page dans le registre incomplet.
En espérant que cette réponse vous sera utile, nous vous souhaitons une belle journée.
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
A-t-on l’obligation de changer de livre d’assemblée lors d’une transformation d’une SCP en SAS ou peut-on continuer sur le même livre ?
Bonjour,
Il est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales ou civiles de tenir un registre des Assemblées générales. Tous les procès-verbaux des délibérations figurent dans le registre des Assemblées Générales et permettent ainsi de suivre la vie de l’entreprise dans le temps.
La transformation juridique fait partie de la vie de l’entreprise.
En espérant que notre réponse vous sera utile,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
En cas de changement de siege social pour une SASU , peut on conserver le registre tamponné du lieu de l’ancien siège social ou faut-il en créer un nouveau ?
Bonjour,
En cas de changement de lieu de siège social pour une SASU, il est plus prudent de mettre à jour tous les documents et supports sur lesquels apparaît l’ancien adresse du siège social.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Est-il possible de retranscrire un PV du Président dans le registre des PV d’AG ou doit-on avoir un registre spécial pour les PV du Président ?
Merci d’avance
Bonjour,
Sauf disposition contraire dans les statuts, il est possible d’intégrer les PV dans les registres des délibérations ou dans un registre spécialement créé à cet effet.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Suite à une transformation de société de SARL en SAS, doit-on reporter le PV d’AG enregistré ou le PV signé suffit ? et à la suite du PV doit-on reporter les statuts sur le registre d’AG ? merci
Bonjour,
En principe, le Procès-verbal d’assemblée générale est suffisant pour le registre d’assemblée générale.
Toutefois, il convient de vous rappeler que pour attester de la viabilité d’un registre d’Assemblée générale, le greffe du tribunal de commerce ou le maire de la commune du siège social doivent parapher et coter le document dans tous les cas.
En espérant avoir pu répondre à vos interrogations,
L’équipe Legalplace
Bonjour
Peut on reporter le PV signé et le faire certifié conforme par la gérance ?
Si nous faisons signer le PV par signature électronique (étant donné qu’il a une valeur légale), peut on le reporter directement sur le registre ?
Avec mes remerciements anticipés,
Bien Cordialement
Bonjour,
Oui en principe il est possible de procéder ainsi.
En espérant avoir pu répondre à vos interrogations,
L’équipe Legalplace
Bonjour
Peut on reporter un PV signé électroniquement sur un registre d’assemblées générales.
Merci
Bonjour,
Devons nous reporter également les documents annexés aux procès-verbaux (par exemple : les statuts annexés au procès-verbal constatant la transformation de la société) ?
Je vous en remercie par avance,
Bien cordialement.
Bonjour,
Effectivement, il est important de reporter dans les registres, les documents annexes aux PV.
EN vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
J’ai fait signer un PV d’AG en signature éléctronique. Dans le registre, j’ai couché le PV sur un feuillet coté et parapher ensuite j’ai mis le récépissé de signature sur une feuille non cotée et paraphée. Dois-je refaire signer le feuillet en signature manuscrite.
Bonjour,
Dans votre situation, il est effectivement préférable de refaire signée en manuscrit afin qu’elle soit paraphée et cotée.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Dans ce cas-là, il serait mieux de refaire signer le feuillet en signature manuscrite.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Est-ce qu’une SCEA est dans l’obligation d’avoir un registre d’assemblée ?
Bonjour,
Il faut noter que toutes les sociétés, dont la SCEA, sont tenues de tenir un registre d’assemblée générale.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Est-ce que la date de cotation par l’autorité compétente importe ?
Par exemple, si je fais coter un registre en 2022, est-ce que je peux y mettre tous les PV depuis la création de la société qui se trouve être à une date antérieure ?
Merci d’avance
Bonjour,
Pour que le registre des procès verbaux soit valable, les documents doivent être côtés et paraphés à une date certaine avant leur utilisation.
En espérant que cette réponse vous a été utile,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
En principe, les procès-verbaux d’assemblées doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation. Pour plus d’informations, vous pouvez vous rapprocher tribunal de commerce le plus proche de chez vous.
En espérant que cette réponse vous a été utile,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Est-ce que le PV doit être signé en original directement sur le livre registre des AG? Ou le PV signé, imprimé sur les feuilles numérotées, cotées et paraphées est valable? En vous remerciant.
Bonjour,
Le PV d’assemblée générale d’une société doit respecté certaines règles de forme telles que l’apposition du timbre du professionnel au moment de la signature ainsi que la perforation des feuilles numérotées par le greffe du tribunal de commerce. En pratique, la forme originale du PV est donc exigée.
En espérant avoir pu répondre à vos interrogations,
L’équipe Legalplace
Bonjour,
Est-on obligé d’acheter un classeur spécial pour les assemblées générales ? Ou peut-on acheter un classeur simple, y glisser des feuilles blanches et faire coter et parapher ces feuilles blanches auprès d’une autorité ?
Merci pour votre aide.
Bonjour, Le registre des assemblées générales d’une société se présente sous la forme d’un cahier ou d’un classeur vendu dans les papeteries spécialisées, telles qu’Office Depot. Le registre des assemblées générales doit être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal judiciaire, ou par le maire de la commune du siège social. La plupart des sociétés utilisent un classeur comportant des feuilles mobiles pour dresser leurs procès-verbaux. Celles-ci peuvent être conservées indépendamment du registre des assemblées générales dès lors qu’elles sont numérotées sans discontinuité, cotées et paraphées dans les conditions évoquées ci-dessus. En vous… Lire la suite »
Bonjour,
Lors d’une dissolution volontaire doit on noter sur le registre des actionnaires le remboursement du capital des actions.
Merci,
Bonjour,
Le registre des actionnaires mentionne les mouvements du capital de l’entreprise et donc notamment le remboursement du capital des actions.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace.
Bonjour,
Peut-on reporter les PV en recto/verso sur un registre ?
okassi
Bonjour,
Le PV se compose bien de feuilles recto-verso que vous devez parapher à l’exception de la dernière qui doit comporter des signatures.
Nous vous invitons à consulter les modèles de PV d’assemblée générale correspondant à la forme juridique de votre entreprise.
En espérant avoir répondu à votre question.
L’équipe LegalPlace
Bonjour, comment faire si la numérotation des pages du registre a été inversée entre deux assemblées générales (problème de chronologie dans le registre car il y a eu un oubli d’impression du PV précédent et le plus récent a déjà été imprimé) ?
Bonjour,
Il est obligatoire de parapher et de coter les pages d’un registre d’AG dans un ordre chronologique.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace.
Comment faire s’il y a un problème de chronologie dans le registre entre les PV ?
Merci pour votre réponse mais pourriez-vous m’indiquer comment faire concrètement lorsque deux PV ont été inversés dans le registre après impression ?
Bonjour, à mon sens il suffirait de barré l’AG qui ne convient pas et la retranscrire à nouveau au bon endroit.
Bonjour, Les seules corrections tolérées sont les additions, suppressions ou rectifications qui peuvent être opérées dans le texte contenu par les feuilles des procès-verbaux. Ainsi, pour rectifier des mots ou fractions de phrases erronés : – Il faut d’abord les rayer et numéroter les mots nuls, puis indiquer un renvoi en marge et ajouter dans cette marge ou en bas de page, les mots ou fractions de phrases rectifiés ; – Il faut ensuite faire parapher ces mots rayés et ces rectifications par les mêmes personnes, signataires du procès-verbal et, en fin de procès-verbal, indiquer le nombre total de mots… Lire la suite »
Bonjour
Quelles solutions possibles pour remédier à une erreur d’impression du PV : erreur dans paramétrages d’impression ou si un autre document s’est imprimé malencontreusement sur les feuilles foliotées. Est ce un souci si on se sert d’une feuille avec même numérotation mais avec une couleur différente au niveau du folio ?
merci par avance
Bonjour,
Dans le cas d’une erreur d’impression sur les PV, il faut obligatoirement conserver tous les feuillets. Si il y a une erreur ou une omission dans la rédaction, la société doit procéder comme suit : rayer et numéroter les mots nuls, apposer dans la marge un renvoi indiquant le nombre de mots ou de chiffre annulés. Il faut à la fin du PV rappeler le nombre de mots rayés, nuls et ajoutés et enfin signer cette mention.
En espérant avoir répondu à votre question.
L’équipe LegalPLace.
Comment faire si deux PV d’AG ont été inversés chronologiquement dans le registre qui est côté ?
Faut-il incorporer le bilan dans le registre des AG? Si oui, comment? Merci.
Bonjour Nous fermons notre petite société SAS qui ne fonctionne pas, mon épouse et moi (revente épicerie sèche sur internet). Nous tenions nos AG à deux pour notre cette SAS (CA de l’ordre de 10/20 k€), parce que c’est obligatoire bien qu’il n’y ait pas vraiment de décisions à entériner. Nos PV sont paraphés et cosignés, rangés dans une pochette. => faut il les agrafer entre eux ? => Nous ne les avons pas fait cosigner par aucune instance car personne, ni notre conseil d’assurance, ni comptable ne nous l’avait dit; que doit ton faire maintenant que nous fermons ?… Lire la suite »
Bonjour,
Il n’existe aucune obligation quant à l’aggrafement des PV.
En vous souhaitant une belle journée,
L’équipe LegalPlace.
Bonjour,
Les annexes (CV lors d’un nouvel administrateur / statuts modifiées lors de modifications) doivent être imprimées avec le PV sur le registre coté et paraphé ?
Bonjour,
Oui, les annexes doivent être imprimées avec le procès-verbal (PV) de l’Assemblée Générale sur le registre coté et paraphé.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace
Bonjour est ce que les PV peuvent être rédigés à la main ou doit on obligatoirement les imprimer directement sur les feuilles cotées et paraphées?
Bonjour,
Les procès-verbaux (PV) d’assemblée générale peuvent être rédigés à la main, mais il est recommandé de les imprimer directement sur des feuilles cotées et paraphées. Cette pratique assure une meilleure traçabilité et authentification des PV. L’utilisation de feuilles cotées et paraphées garantit également la conformité légale et la validité des documents, notamment lorsqu’ils sont soumis à des formalités administratives ou à des tiers.
En vous souhaitant une agréable journée,
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Outre les PV AGO ou AGM quels autres actes dois-je retranscrire dans le registre des AG ?
Les décisions du gérant/président doivent-elles être restranscrites ?
Idem pour les décisions des associés ?
Merci de votre retour
Bonjour,
Divers registres peuvent être tenus, notamment si les statuts l’imposent, à savoir un registre des délibérations comprenant les décisions et les délibérations des digérants et des associés, un registre des procès-verbaux comprenant les résolutions prises en AG. De ce fait, nous vous invitons à consulter les statuts sur ce point.
En outre, il doit également être tenu des registres comptables
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
comment se passe exactement la paraphe ? Le Tribunal de commerce appose son tampon sur toutes les pages ou uniquement la première et la dernière ? faut-il donc envoyer toutes les pages si on le fait à distance ?
Je vous remercie.
Bonjour,
Un paraphe doit être effectué sur toutes les pages du document.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour, peut-on tenir le registre en anglais?
Bonjour,
Peut on tenir un registre au format électronique sans passer par un éditeur de logiciel c’est à dire que les PV au format PDF seraient signés électroniquement et horodater puis classés dans un fichier sur un serveur ou une clé USB. Est ce possible ou nous avons l’obligation de passer par une solution en ligne et payante?
Bonjour,
Pouvez-vous m’indiquer la base légale justifiant selon vous l’obligation de tenir un registre dans une société civile ?
A ma connaissance, cette obligation ne vise que les sociétés commerciales. Les dispositions mentionnant cette obligation figurent dans le Code de commerce seul à ma connaissance.
Bien cordialement,
Masi
Bonjour,
Est-ce-que le rapport spécial de la gérance doit figurer dans le livre d’AG ?
Merci pour votre retour.
Bonjour,
Les modalités de fonctionnement d’une association sont prévues par les statuts où son règlement intérieur.
Ainsi, nous vous invitons à les consulter sur ce point.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace