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La signature électronique sur l’INPI
Dernière mise à jour le 08/01/2024
La signature électronique sur l’INPI ou Institut national de la propriété industrielle compte parmi les étapes que les entrepreneurs sont tenus de réaliser lors de l’accomplissement d’une formalité administrative. En effet, tout s’effectue en ligne même le paiement de cette dernière, qu’il s’agisse d’une déclaration d’activité, d’une modification de statuts ou encore d’une fermeture d’entreprise.
La création d’une entreprise requiert seulement une signature électronique simple. Mais selon l’Article R123-5 du Code de commerce, le niveau (bas, avancé et qualifié) dépend du type de formalité à accomplir.
Quels sont les différents types de signature électronique sur l’INPI ?
Outre la signature électronique simple, le déclarant peut être contraint de se doter d’une signature électronique avancée qui doit reposer sur un certificat qualifié. En effet, il en existe trois types sur le guichet unique géré par l’INPI, à savoir celle :
- Simple ;
- Avancée ;
- Qualifiée.
Comment signer électroniquement les formalités sur le portail de l’INPI ?
Aujourd’hui, l’entrepreneur est tenu de réaliser ses formalités administratives sur le portail. Quelle que soit la démarche qu’il souhaite entreprendre, il devra aussi procéder à leur signature électronique sur l’INPI.
Création d’entreprise
Comme cité précédemment, la formalité de création nécessite une signature électronique simple. Le déclarant aura alors tout simplement à cocher une case en ligne pour effectuer une déclaration sur l’honneur de la véracité des données qu’il fournit au guichet unique de l’INPI.
Modification de statuts et cessation d’activité
Lorsque l’on souhaite fermer une entreprise ou une micro-entreprise, il est aussi nécessaire aujourd’hui de passer par le guichet unique de l’INPI pour effectuer une déclaration de cessation d’activité. Une fois connecté sur la plateforme, le déclarant devra fournir des informations et déposer les pièces justificatives demandées.
Notons qu’ayant le rôle d’intermédiaire, l’INPI se chargera seulement de transmettre la demande aux organismes compétents. De la même manière que les autres formalités administratives réalisées sur le guichet électronique, il est possible de suivre l’état d’avancement de cette dernière grâce à un tableau de bord prévu à cet effet. Un statut comme « En brouillon », « En attente de paiement » ou encore « En attente de signature » lui sera aussi attribué.
Concernant la signature électronique sur l’INPI, un certificat spécifique fourni par un organisme de certification est exigé. Il est bon de noter qu’il est possible d’obtenir une liste de fournisseurs fiables auprès de l’ANSSI.
Le titulaire du certificat en question peut être une personne morale ou physique. Par ailleurs, le signataire doit toujours être, soit :
- L’entrepreneur ;
- Le représentant légal d’une société ;
- Le mandataire personne physique.
Par ailleurs, si l’entrepreneur ne souhaite pas cesser l’activité, mais cherche tout simplement à modifier les statuts, il faudra aussi qu’il signe électroniquement la formalité de la même manière pour garantir son identité. Il convient de savoir que plusieurs événements peuvent être à l’origine de cette démarche. Il peut s’agir :
- D’un changement de forme juridique ;
- D’un remplacement de raison ou de dénomination sociale;
- D’une modification de capital social ;
- D’une variation de l’objet social de l’entreprise.
Outre la formalité à accomplir sur le guichet unique, il faut tout d’abord prendre la décision avec l’accord des associés, s’il s’agit d’une entreprise pluripersonnelle. Par ailleurs, publier une annonce légale dans un support d’annonces légales sera également nécessaire.
Quel certificat de signature électronique choisir ?
Plusieurs organismes de certification qualifiés existent sur le marché. Comme cité précédemment, l’organe de contrôle est l’ANSSI ou Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information en France.
L’agence aide les entrepreneurs à choisir un certificat qualifié en établissant la liste nationale des organismes fiables à laquelle ils peuvent se référer. En effet, elle est aussi chargée de sa mise à jour et de sa publication.
En complément de cette liste, l’organe de contrôle publie celle des services et produits qualifiés, spécifiant :
- Les échéances des décisions de qualification et les dates d’octroi ;
- Un niveau de recommandation.
De telles listes permettent aux acteurs du marché électronique de se faire confiance. En effet, les utilisateurs ont la possibilité d’obtenir des informations sur les prestataires de service :
- Statut qualifié ;
- Historique du statut ;
- Services des prestataires.
Les listes de confiance comprennent ainsi des données concernant les prestataires de services qualifiés et contrôlés par la France. Mais elles contiennent également les informations liées aux prestations qu’ils fournissent, conformément aux dispositions sur l’identification électronique.
Rappel : qu’est-ce que le guichet unique ?
Mis en place par le gouvernement, le guichet unique remplace officiellement les centres de formalités des entreprises depuis le début de l’année 2023. Avant cette date, leur gestion incombait aux :
- Greffes ;
- CMA ou Chambres de métiers et de l’artisanat ;
- CCI ou Chambres de commerce et d’industrie ;
- Chambres d’agriculture ;
- SIE ou Service des impôts des entreprises ;
- URSSAF.
L’objectif est de permettre aux entrepreneurs d’accomplir leurs formalités administratives auprès d’un seul guichet, qu’ils dirigent une micro-entreprise ou une société (SARL, SCI ou encore EURL) et quel que soit leur secteur d’activité.
Les formalités étant 100 % dématérialisées, les informations requises seront alors saisies en ligne. Quant aux pièces justificatives demandées, il faudra également les scanner avant de les déposer sur la plateforme numérique.
Sur le guichet unique, le déclarant peut bénéficier d’une assistance gratuite que ce soit sur les aspects réglementaires ou techniques. Elle est disponible aussi bien :
- En ligne ;
- Par téléphone ;
- En présentiel.
Mais bien entendu, il a aussi le choix de faire appel au service d’un prestataire spécialisé s’il le souhaite. En outre, pour pouvoir accéder au guichet unique, il sera tenu de créer un compte utilisateur. Peu importe la formalité qu’il compte accomplir, il faudra qu’il présente son dossier sous forme numérique et qu’il procède à sa signature électronique sur l’INPI.
FAQ
Comment se passe la signature d’une formalité sur le guichet unique de l’INPI ?
Il convient d’abord de savoir que la signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité. Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique.
Comment les comptes annuels sont-ils signés sur le guichet électronique ?
La formalité demande le même niveau de signature que la :
● Modification de statuts ;
● Fermeture d’une entreprise.
Contrairement à la déclaration d’activité qui n’exige qu’une signature électronique simple, les dépôts de comptes annuels requièrent également un certificat fourni par un organisme de certification qualifié.
Est-il possible d’imposer une signature électronique ?
La réponse est non. En concluant un accord, les deux parties doivent s’entendre non seulement sur le contenu, mais aussi sur la forme du contrat. C’est la raison pour laquelle il n’est pas possible d’imposer à une personne de signer électroniquement un document si elle tient à apposer une signature manuscrite.
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Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Dernière mise à jour le 08/01/2024
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.
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Bonsoir,
Merci pour toutes ces explications.
Je cesse mon activité agricole et l’on m’oblige à une signature électronique. Pour cela on m’oblige à créer une identité numérique de la poste. J’ai précédement trouver une parade pour un finacement CPF, mais là je ne sais pas comment faire dans ce dernier cas. Savez vous s’il existe une solution ?
Merci de votre réponse, cordialement
La signature électronique avancée c’est vraiment un blocage pour le dépôt des comptes (impossible d’avoir rapidement une solution, et la création d’un compte France Connect Plus après avoir joué à toutes sortes de manip devant le portable j’abandonne) => du coup je reviens au dépôt papier au greffe, c’est peut-être la “dématérialisation” recherchée ?