La déclaration annuelle des données sociales de l’entreprise

La déclaration annuelle des données sociales de l’entreprise existe depuis les années 70. Elle constitue une formalité que tout entrepreneur employant des salariés doit réaliser. Fournissant un certain nombre d’informations concernant les employés, ainsi que l’établissement, elle a de nombreuses utilités.

Le défaut ou le retard de production de ce document administratif dans les délais prescrits entraîne l’application d’une sanction financière. En outre, notons que tous les ans, les entrepreneurs sont tenus également d’effectuer une déclaration fiscale.

Déclaration annuelle des données sociales de l’entreprise, qu’est-ce que c’est ?

La déclaration annuelle des données sociales de l’entreprise correspond à un document que tout entrepreneur doit établir en fin d’année pour garantir les droits des salariés. Entre autres, elle contient les caractéristiques de leur contrat de travail. Elle contribue à la production des statistiques sur l’emploi et les salaires.

La déclaration annuelle de l’entreprise a connu de nombreuses évolutions au fil du temps. En effet, il convient de savoir que dans les années 40, les employeurs devaient déjà renseigner un document administratif qui décrivait les salaires et les périodes d’emploi des collaborateurs. Depuis 1950, l’Insee en assure l’exploitation statistique.

Mais la déclaration annuelle de l’entreprise n’est apparue qu’en 1984. Et l’Insee n’a eu l’autorisation de l’exploiter de manière exhaustive qu’en 1998. Et depuis 2005, il devient possible de produire une déclaration dématérialisée à l’aide d’un logiciel de paie à la norme N4DS. Cette dernière permet de mutualiser les données et de bénéficier d’un gain de temps, en simplifiant les déclarations administratives.

Aujourd’hui, la DSN tend à remplacer la déclaration annuelle de l’entreprise, et ce depuis l’année 2017. Néanmoins, celle-ci demeure applicable dans bon nombre d’entreprises, surtout dans le service public.

Comment effectuer cette déclaration ?

La déclaration annuelle des données de l’entreprise s’effectue de manière sécurisée en ligne, en saisissant les informations demandées directement sur Net-entreprises. Les identifiants de connexion sont transmis par courrier au déclarant.

À la première connexion, il est conseillé de changer le mot de passe fourni par courrier. Une fois cela fait, il faudra par exemple effectuer la déclaration de :

• L’ensemble des salariés, y compris les apprentis ;
• Les rémunérations et honoraires versés par l’entreprise ;
• Les périodes de maternité et de maladie de plus de deux mois consécutifs ;
• Les périodes d’absence sans solde.

Dans sa déclaration, l’entreprise doit fournir également les informations suivantes :

• L’identification de l’employeur ;
• Le statut et la qualification de chaque salarié ;
• La nature et l’activité de l’entreprise ;
• La condition d’emploi (temps partiel ou complet) ;
• La date d’effet du contrat de travail ;
• La date de résiliation du contrat de travail (avec les motifs en cas de licenciement) ;
• Les cotisations ouvrant des droits à l’assurance maladie et l’assurance vieillesse ;
• Les rémunérations touchées au cours de l’année précédente.

Il convient de savoir que Net-entreprises est un site internet déclaratif. C’est l’ensemble des organismes de protection sociale qui gère cette plateforme de déclaration unique. Notons qu’il est aussi possible d’accomplir la démarche à travers un logiciel de paie. D’ailleurs, il faudrait même privilégier cette option. En l’adoptant, il est conseillé d’archiver une version du fichier déclaratif.

Il est tout aussi important de savoir que certaines entreprises reçoivent directement un support papier venant des organismes de sécurité sociale pour effectuer la déclaration. L’imprimé s’accompagne généralement d’une notice explicative. Il devra être renseigné et envoyé à l’adresse indiquée sur le document même.

En parallèle, l’employeur est aussi tenu de fournir à l’Urssaf un tableau qui récapitule les cotisations reprenant les données suivantes :

• Les salaires bruts ;
• Le montant des contributions dues ;
• L’effectif moyen et global au 31 décembre.

Dans le cas où l’employeur aurait oublié d’indiquer le numéro de Sécurité sociale d’un des employés en effectuant la déclaration annuelle de l’entreprise, le bilan d’identification des salariés permet d’apporter une rectification. C’est un service en ligne. En effet, le document fournit la liste des personnes qui n’ont pas pu être identifiées, ce qui donne le moyen d’actualiser leur compte individuel d’Assurance retraite.

Il est également important de savoir qu’à partir des informations sociales figurant dans la déclaration annuelle de l’entreprise, il est possible de produire le diagnostic égalité professionnelle. Le DEP est surtout adapté aux structures de petite taille, ayant entre 20 et 49 salariés. Grâce au service en ligne, l’employeur disposera d’un état des lieux des conditions de travail et d’emploi de ses collaborateurs. Celui-ci facilite la mise en place d’actions correctrices :

• Amélioration des conditions de travail ;
• Promotion ;
• Formation et recrutement.

Quelle est son utilité  ?

La déclaration annuelle des données sociales de l’entreprise permet à l’État d’établir des statistiques sur la politique sociale. D’autre part, elle est indispensable à la bonne gestion du contrat retraite de l’employeur. Elle donne également le moyen d’attribuer aux employés les droits à la retraite acquis au titre de l’année et d’ajuster le solde de cotisations de la structure.

Comme cité précédemment, la déclaration annuelle de l’entreprise permet de transmettre les données nécessaires à la mise en place des droits des employés (assurance maladie, retraite, etc.) aux divers organismes publics, tels que :

• L’Urssaf ;
• La DGI ;
• France travail (anciennement Pôle emploi).

Grâce à la démarche, il est également possible d’effectuer le calcul des taux de cotisation applicables aux entreprises. De plus, elle permet de procéder à la vérification du montant des masses salariales et donne aux salariés la possibilité de recevoir leur déclaration de revenus préremplie.

Quel est le délai de déclaration ?

Comme cité précédemment, la déclaration annuelle des données sociales de l’entreprise doit être établie en fin d’année. En effet, il faut qu’elle soit transmise aux administrations concernées le 31 janvier de chaque année au plus tard, même en cas de :

• Redressement judiciaire;
• Procédure de sauvegarde.

La déclaration doit alors être effectuée tant que l’activité de l’entreprise n’est pas interrompue. Si l’employeur décède, les ayant droits sont encore tenus de le faire dans les six mois qui suivent le décès, toujours dans la limite du 31 janvier de l’année suivante.

Notons qu’en cas de cessation d’activité ou de cession d’entreprise, les sommes payées pendant l’année où l’événement est survenu devront également faire l’objet d’une déclaration dans un délai de 60 jours.

Qui est concerné par cette déclaration ?

Toutes les entreprises qui relèvent du régime général sont concernées par la déclaration de leurs données sociales. Il en est de même pour les collectivités publiques qui emploient des salariés. Aujourd’hui, la réalisation de la démarche est notamment obligatoire pour les employeurs employant certains types de collaborateurs, tels que les :

• Dockers ;
• Marins-pêcheurs ;
• Fonctionnaires en détachement auprès d’un organisme privé.

Même chose pour les employeurs de la fonction publique, ainsi que les établissements qui ne peuvent pas transmettre les informations des organismes complémentaires à travers la déclaration sociale nominative.

Quels risques encourt-on si elle n’est pas réalisée ?

Si l’employeur oublie d’effectuer la déclaration annuelle des données sociales dans les délais prescrits, il encourt une pénalité d’une cinquantaine d’euros par salarié, dans la limite de 1,5 % du PMSS, selon l’article L133-5-4 du Code de la Sécurité sociale. Il en sera de même en cas de retard. Dans le cas où ce dernier excéderait un mois, une sanction identique s’appliquera pour chaque :

• Mois ;
• Fraction de mois de retard.

C’est une formalité administrative obligatoire pour les employeurs concernés, sous peine, en cas d’inexactitude ou d’omission dans le document, de payer la pénalité par salarié. La sanction sera limitée à 750 euros par déclaration.

Dans le cas où aucune déclaration annuelle de l’entreprise n’aurait été effectuée, il faudra s’acquitter d’une amende fiscale de 5 % du montant des montants non déclarés. La sanction est encourue chaque fois qu’un élément du document n’a pas été fourni comme :

• La situation de famille ;
• L’identité ;
• L’emploi ;
• L’adresse.

Mais il peut arriver que le fisc réduise le montant de l’amende dans certaines situations. C’est par exemple possible quand l’employeur commet la faute pour la première fois depuis quatre ans et qu’il l’a réparée dans le mois de sa commission. Même chose lorsque la sanction semble disproportionnée par rapport à la gravité de l’infraction.

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Samuel Goldstein

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

Dernière mise à jour le 22/04/2024

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