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La demande d’extrait Kbis permet à l’entrepreneur de justifier de son inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). En effet, ce document constitue la preuve de l’existence légale d’une entreprise. En outre, toute personne qui souhaite obtenir des informations sur une entreprise a la possibilité de faire une demande d’extrait Kbis auprès de l’administration. Toutefois, l’extrait Kbis est gratuit pour l’entrepreneur lui-même, tandis qu’il est payant pour les tiers.

Comment faire une demande d’extrait Kbis ?

Les dirigeants d’entreprises individuelles et de sociétés peuvent, à tout moment, effectuer une demande d’extrait Kbis auprès de l’administration.

Par ailleurs, les tiers intéressés ont également la possibilité de faire ce type de demande pour toute entreprise immatriculée en France.

Demande par le dirigeant de l’entreprise concernée

Le dirigeant d’une entreprise commerciale peut faire une demande d’extrait Kbis auprès de l’administration.

Initialement, cette demande pouvait intervenir en ligne ou par courrier de manière indifférenciée.

Afin d’effectuer sa demande d’extrait Kbis en ligne, le dirigeant doit créer un compter sur le site monidenum.fr. Dès lors que son profil est bien à jour, l’entrepreneur peut récupérer un document à jour à tout moment.

Il a également la possibilité de passer par le site Infogreffe.fr. Sur ce site, il lui suffit d’effectuer une recherche avec son numéro SIREN. Il doit également disposer d’un espace personnel. De plus, il peut demander à recevoir son extrait Kbis par courrier ou par mail.

Ces 2 sites sont gérés par les greffes des tribunaux de commerce.

Par ailleurs, lorsqu’il opte pour la voie postale, le dirigeant doit adresser un courrier à l’adresse du greffe du tribunal de commerce compétent. Il a également la possibilité de se rendre sur place, si nécessaire.

Comment obtenir un extrait kbis ?

Toutefois, aujourd’hui, l’administration privilégie les demandes par voie dématérialisée. En effet, les demandes en ligne permettent de faciliter leur traitement.

Suite à ce type de demande, l’administration transmet un document certifié à l’entrepreneur.

Bon à savoir : Cela vaut également lorsqu’il s’agit d’une demande d’extrait Kbis de radiation d’une entreprise.

Demande par un tiers

Toute personne intéressée, bien qu’elle n’ait rien à voir avec l’entreprise, peut faire une demande d’extrait Kbis ou d’extrait K (correspond au Kbis d’un auto-entrepreneur), pour n’importe quelle entreprise immatriculée en France.

En effet, certaines informations légales d’une entreprise sont publiques. Elles sont alors disponibles en consultant l’annuaire des entreprises en ligne.

En outre, s’agissant de la demande de l’extrait Kbis, les tierces personnes disposent de 2 options :

  • Adresser une demande en ligne sur le site Infogreffe.fr ;
  • Faire une demande directement auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Une fois encore, l’administration privilégie les démarches dématérialisées.

Cette demande est-elle obligatoire ?

Pour le dirigeant d’une entreprise ou d’une société exerçant une activité commerciale, créer son entreprise implique obligatoirement d’être immatriculé au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s’agit en effet d’une obligation légale.

Aujourd’hui, ces entreprises sont à la fois inscrites au registre national des entreprises (RNE) et au RCS. L’administration continue donc à délivrer des :

  • extraits Kbis pour les sociétés : cela concerne toutes les personnes morales qui exercent une activité commerciale, quel que soit le statut juridique de l’entreprise ;
  • extraits K pour les entreprises individuelles, y compris les micro-entrepreneurs, exerçant une activité commerciale.
À noter : Il n’existe pas d’extrait Kbis pour artisan ou pour profession libérale. Ces derniers ne sont pas concernés. Leur numéro SIREN ou leur extrait RNE suffisent pour la réalisation de leurs démarches.

Cependant, les entrepreneurs ont de moins en moins besoin de demander ce document. En réalité, avec l’apparition du Guichet unique et du RNE, le numéro SIREN suffit généralement pour la réalisation des formalités administratives. Par ailleurs, certains organismes demandent plutôt l’extrait RNE.

En revanche, quelques partenaires commerciaux peuvent continuer à demander ce document aux dirigeants.

Quelles sanctions en l’absence d’extrait Kbis ?

Lorsque le dirigeant d’une entreprise décide volontairement de ne pas l’immatriculer, cela s’assimile à du travail dissimulé.

Cette infraction est sanctionnée par :

  • une amende de 45 000 € et jusqu’à 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique ;
  • une amende de 225 000 € et des sanctions administratives pour une personne morale.

Généralement, c’est l’Urssaf qui constate ce type d’infractions lors de contrôles aléatoires.

Par ailleurs, l’entrepreneur qui manque à son obligation d’immatriculation peut recevoir une injonction de s’immatriculer, assortie d’une astreinte prononcée par le juge.

La saisine du juge peut émaner du Procureur de la République ou de toute personne ayant un intérêt à agir. Toutefois, le juge peut également se saisir d’office.

Que contient ce document ?

L’extrait Kbis d’une entreprise ou d’une société s’apparente à sa pièce d’identité détaillée. Il regroupe les mentions portées aux registres et renseigne sur les activités exercées.

On y retrouve l’ensemble des éléments suivants :

  • Dénomination sociale, sigle, enseigne, nom de domaine et site internet ;
  • Greffe d’immatriculation ;
  • Numéro SIREN ;
  • Code APE (activité principale exercée par l’entreprise) ;
  • Forme juridique (SAS, SASU, SARL, EURL, SNC etc…) ;
  • Montant du capital social ;
  • Adresse du siège social et du principal établissement et adresses des établissements secondaires en Union Européenne ou dans l’Espace Economique Européen, le cas échéant ;
  • Détail des activités exercées ;
  • Date de création de l’entreprise ;
  • Durée d’existence déterminée par les statuts (99 ans maximum pour une société commerciale telle que la SARL par exemple) ;
  • Identité, coordonnées, fonction, date et lieu de naissance et nationalité du dirigeant, des administrateurs et du commissaire aux comptes s’il en existe un ;
  • Références des autorisations obligatoires pour les activités réglementées.

Outre ces mentions générales, ce document reprend également les différentes décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives, à savoir, les sauvegardes, redressements ou liquidations judiciaires.

Bon à savoir : La plupart des associations n’ont pas d’extrait Kbis puisqu’elles ne sont généralement pas soumises à l’obligation de s’immatriculer au RCS.

À quoi sert la demande d’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis sert de preuve d’immatriculation d’une entreprise. Il permet donc de justifier son existence légale. Par conséquent, l’administration le délivre à l’issue de la validation de la demande d’immatriculation de l’entrepreneur.

Il rassemble alors toutes les informations essentielles de l’entreprise concernée, mais aussi celles du dirigeant qui vient de créer son entreprise.

Ensuite, en cours de vie sociale, le dirigeant peut effectuer une demande d’extrait Kbis à jour dès qu’il le souhaite.

Par ailleurs, le Kbis sert à l’accomplissement de certaines démarches administratives comme l’achat de matériel à un fournisseur ou l’ouverture d’un compte bancaire professionnel.

Attention : Lorsque l’administration ou un partenaire commercial demande un extrait Kbis, l’entrepreneur doit généralement lui remettre un document daté de moins de 3 mois.

Néanmoins, cette utilité est aujourd’hui réduite puisque, pour de nombreuses démarches, l’entrepreneur n’a plus qu’à communiquer son numéro SIREN. C’est notamment le cas pour une demande d’exploitation commerciale ou pour présenter sa candidature à un marché public.

Quelle est sa durée de validité ?

En principe, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité. Toutefois, en pratique, les administrations et les partenaires commerciaux demandent un document daté de moins de 3 mois.

En effet, cela leur permet de s’assurer d’avoir des informations à jour et de ne pas passer à côté d’évènements importants survenus en cours de vie sociale tels que :

Les dirigeants ont donc l’obligation de tenir à jour l’intégralité des informations inscrites au RCS et au RNE. Dans le cas contraire, leurs documents ne seront pas non plus à jour. À chaque changement inscrit dans les registres, l’administration supprime les mentions obsolètes et enregistre les nouvelles mentions.

La vidéo ci-dessous vous réexplique en quelques minutes comment faire une demande d’extrait Kbis, avec l’exemple d’une demande initiée sur le site d’Infogreffe :

Source : infogreffe.fr

Quel est le prix d’une demande de Kbis ?

L’obtention d’un extrait Kbis est gratuite pour tout dirigeant qui en fait la demande.

En revanche, si la demande émane d’une tierce personne, celle-ci devra payer pour obtenir le document. Toutefois, le prix à débourser reste dérisoire. Il dépend des modalités de retrait employées :

Modalités de retrait Tarif TTC
Sur place 2,69 €
Envoi par courrier 3,85 €
Envoi électronique 3,37 €
🔎 Zoom : N’hésitez pas à faire appel à LegalPlace pour vos démarches de création d’entreprise. Nos professionnels vous accompagnent de la rédaction des statuts jusqu’à l’immatriculation de votre société. Il vous suffit de remplir un court questionnaire en ligne et de nous transmettre les pièces justificatives demandées. Vous recevrez votre Kbis dans les plus brefs délais, tout cela pour un prix très attractif !

FAQ

C'est quoi un Kbis ?

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce compétent dans le département d'immatriculation d'une entreprise. Il contient toutes les informations importantes liées à cette entreprise et à son dirigeant. Ce document atteste de l'existence juridique de l'entreprise et de son immatriculation au RCS. En effet, il ne concerne que les entreprises individuelles et sociétés commerciales.

L'extrait Kbis est-il obligatoire pour un auto-entrepreneur ?

L'auto-entrepreneur ne dispose pas d'un extrait Kbis mais d'un extrait K. Ainsi, l'auto-entrepreneur qui exerce une activité commerciale doit posséder un extrait K. Par ailleurs, depuis le 1er Janvier 2023, toutes les micro-entreprises sont inscrites au registre national des entreprises (RNE) et disposent ainsi d'un certificat d'inscription au RNE. Par conséquent, les 2 documents sont importants.

Quel document remplace le Kbis ?

L'extrait Kbis est de moins en moins nécessaire pour la réalisation des formalités administratives liées à une entreprise. En effet, beaucoup de démarches ne nécessitent que de communiquer le numéro unique d'identification de l'entreprise ou de la société (numéro SIREN). Dans certains cas, il faudra aussi produire l'extrait RNE.

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Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.

Dernière mise à jour le 20/02/2024

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Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.

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