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Extrait Kbis gratuit
Dernière mise à jour le 27/03/2023
L’extrait Kbis gratuit fait partie des documents les plus importants pour une entreprise. Il doit figurer dans le dossier accompagnant la plupart des opérations d’ordre commercial, ainsi que des procédures administratives.
Le document n’étant pas confidentiel, la liste des personnes pouvant se le procurer n’est pas restreinte aux seules personnes qui mènent l’activité commerciale concernée. Notons qu’avant, toute demande de Kbis était payante.
Que faut-il connaître sur l’extrait Kbis gratuit ?
Dès son apparition, il y a quelques décennies, toutes les demandes de Kbis ont été payantes, peu importe qu’elles émanent du dirigeant de l’entreprise concernée ou d’un tiers. Malgré la possible gratuité de la procédure, ni la valeur ni le contenu du document n’a changé depuis son adoption.
Définition
L’extrait Kbis peut se définir comme étant un document authentique, qui est remis au créateur d’une entreprise commerciale lors de son immatriculation au Registre des commerces et des sociétés (RCS) et qui témoigne de sa légalité. À l’instar de la carte d’identité des personnes physiques, ce document recèle toutes les informations concernant la personne morale. Il fournit un élément de preuve pour l’identité juridique de l’entreprise.
Contenu
L’extrait Kbis, gratuit ou non, donne des informations pertinentes permettant d’identifier une société et connaître ses activités. Il reprend les mentions qui figurent sur le RCS :
- L’identification du greffier du tribunal de commerce chargé de l’immatriculation ;
- La dénomination sociale et éventuellement, le sigle et l’enseigne de l’entreprise ;
- Le numéro Siren ;
- Le code APE ;
- Le montant du capital social;
- La localisation du siège social (adresse exacte).
La localisation de tous les établissements secondaires de l’entreprise doit figurer également dans l’extrait Kbis, dès lors que celle-ci se situe au sein de l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen (EEE). Dans la liste de mentions obligatoires, on retrouve également :
- La forme juridique ;
- Un texte relatant en détail les activités ;
- Le nom de domaine du ou des sites Internet de l’entreprise ;
- Une identification du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes de la société.
Pour identifier ces personnes, l’extrait Kbis doit contenir des informations détaillées, telles que :
- Les nom et prénom ;
- La date de naissance ;
- La commune de naissance ;
- La nationalité ;
- L’adresse ;
- Les fonctions.
Utilité
L’immatriculation donne à une société une existence légale. Et l’extrait Kbis est le document qui donne une preuve de cet enregistrement au RCS. Il est demandé lors de nombreuses démarches administratives, notamment :
- L’acquisition de matériels ;
- L’ouverture d’un compte bancaire professionnel.
Pour être valable, il doit être daté de moins de 3 mois. Toutefois, les cas nécessitant son utilisation ont été réduits. Il n’est plus sollicité en cas de :
- Demande pour une exploitation commerciale ;
- Demande de procédure de redressement judiciaire ;
- Candidature à un marché public.
Qui doit en posséder ?
Toute entreprise désireuse d’exercer une activité commerciale sur le sol français doit préalablement s’immatriculer. Depuis 1919, c’est le Registre du commerce et des sociétés qui les recense, quelle que soit leur forme juridique.
De ce fait, avant de pouvoir ouvrir leurs portes, toutes les entreprises de nature commerciale doivent être en mesure de présenter un extrait Kbis, ou un extrait Lbis, pour un établissement secondaire. Ce document joue le rôle de carte d’identité de celles-ci.
Comment demander un extrait Kbis ?
Avant, il fallait inévitablement se déplacer vers le greffe du tribunal de commerce pour pouvoir retirer un extrait Kbis. Mais il est actuellement possible d’obtenir une version numérique du document, en adressant une demande sur des plateformes en ligne, qui facilitent les échanges entre les dirigeants d’entreprise et le greffe du tribunal de commerce.
Auto-entrepreneur
L’auto-entrepreneur qui exerce une activité commerciale est automatiquement immatriculé au Registre National des Entreprises (RNE) et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Afin d’obtenir l’extrait Kbis, dès la confirmation de l’immatriculation, il a le choix entre se rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont il dépend et se connecter sur une plateforme numérique comme Infogreffe.
Artisan
Toute personne qui exerce une activité artisanale est également inscrite au Registre National des Entreprises. Ce n’est que lorsque cette formalité sera accomplie qu’elle sera en conformité avec les dispositions légales. Ensuite, elle pourra demander un extrait D, qui est l’équivalent de l’extrait Kbis pour les artisans.
Comment recevoir un extrait Kbis gratuit ?
Comme cité précédemment, des plateformes numériques permettent à toute personne agissant pour le compte d’une entreprise d’accéder gratuitement aux services que le Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce propose. Il s’agit notamment des :
- Renseignements sauvegardés dans le RCS ;
- Des actions en justice ;
- Reprises d’entreprise.
Pour sa propre entreprise
En passant par une plateforme en ligne, tout dirigeant d’entreprise bénéficie de services gratuits. Pour cela, il devra préalablement créer et activer un compte sur le site choisi, en se conformant cependant à une procédure assez rigoureuse :
- Se soumettre à un système de double authentification ;
- Choisir un mot de passe dont la fiabilité est assurée par l’obligation de respecter les critères de sécurité ;
- Indiquer un numéro de téléphone et procéder à une confirmation grâce à un code de confirmation ;
- Fournir des pièces d’identité (carte d’identité ou passeport) et faire une confirmation des renseignements figurant dans le document ;
- Procéder à la validation du rapprochement automatisé des entreprises et signaler tout manquement.
Pour une autre entreprise
Pour pouvoir recevoir l’extrait Kbis gratuit pour une autre entreprise, il faut se tourner vers des plateformes qui procèdent à une collecte des informations présentes sur le Kbis à partir de plusieurs organismes et administrations officiels tels que :
- L’INSEE ;
- L’INPI ;
- Le Bodacc.
Comment modifier le document gratuitement ?
Tous les changements qui apparaissent au sein d’une société et qui sont susceptibles d’engendrer une modification dans le Registre du commerce et des sociétés impactent également l’extrait Kbis. Les principaux événements qui motivent cette modification sont :
- Le changement de la forme juridique ou du siège social de l’entreprise ;
- La modification de la dénomination sociale ;
- L’augmentation du capital de l’entreprise ;
- La modification de date de clôture de l’exercice annuel ;
- Le remplacement du dirigeant ;
- La modification de l’objet social.
Pour modifier le Kbis, le représentant légal de la société peut se connecter sur son compte Infogreffe. Cette mise à jour implique qu’il fournisse lui-même les informations nécessaires, grâce à un formulaire disponible sur le site. Cependant, soulignons que cette procédure engendre des frais dont il devra s’acquitter.
Qui est concerné par le Kbis payant ?
En principe, toute personne qui en fait la demande peut se voir fournir l’extrait Kbis d’une entreprise opérant sur le territoire français. Pour l’obtenir, le demandeur a la possibilité de s’adresser directement au greffe du tribunal du commerce où est immatriculée l’entreprise recherchée. Mais il devra payer le tarif normal de cette demande avant de se voir délivrer le document que le greffier a certifié.
Comment demander un extrait Kbis en ligne ?
C’est pour faciliter l’obtention des extraits Kbis des chefs d’entreprise que les plateformes spécialisées existent. Elles sont dotées d’un service d’identification gratuit et sécurisé qui permet à tout dirigeant d’entreprise de s’authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
Une fois connecté sur une plateforme spécialisée, il devra rechercher l’entreprise et se rendre dans l’onglet « Extrait Kbis ». Il aura le choix entre recevoir une version électronique, qu’il pourra imprimer plus tard, et une version physique, envoyée par courrier postal.
Quelles sont les autres solutions pour obtenir le document ?
Une personne souhaitant obtenir un extrait Kbis dispose de plusieurs options. Toutefois, elle devra s’acquitter du prix de la demande. Elle peut s’adresser au greffe du tribunal de commerce compétent qui est le plus susceptible de fournir rapidement le document aux demandeurs. Ces derniers pourront choisir le mode de transmission qui leur convient le mieux, que ce soit par ;
- Mail ;
- Courrier ;
- En main propre.
Le demandeur a également le choix de se connecter sur le site Infogreffe. Cette plateforme contient toutes les informations émanant des greffes du tribunal de commerce. Là encore, le tarif varie selon le mode de transmission choisi.
En outre, le demandeur peut aussi demander l’accompagnement d’un site spécialisé. Le prestataire se chargera de toute la procédure et lui transmettra le document. Cette démarche est également payante.
Comment demander un extrait Kbis de radiation ?
Dans le cas où une entreprise aurait définitivement arrêté ses activités, il est possible de faire une demande d’extrait Kbis de radiation. Les formalités à accomplir pour accéder à ce document sont les mêmes que pour un extrait Kbis classique. L’intéressé a le choix entre envoyer sa demande à travers la plateforme numérique d’Infogreffe et l’adresser directement au greffe du Tribunal du commerce.
Comment obtenir automatiquement un extrait Kbis à jour ?
Il convient de savoir qu’en principe, un extrait Kbis n’a pas de délai de validité. Mais en pratique, les démarches administratives et professionnelles exigent souvent que ce document soit daté de moins de trois mois.
Il est heureusement possible de recevoir périodiquement un extrait Kbis grâce au site Infogreffe. Toute personne intéressée peut bénéficier de cette mise à jour automatique. Pour l’activer, il faudra se connecter sur le site Infogreffe et :
- Faire une demande d’extrait Kbis par courrier postal ;
- Choisir la fréquence et la durée d’envoi du document juridique.
Le demandeur commencera alors à recevoir le document automatiquement. Il est également bon de noter que le prix des envois périodiques de l’extrait Kbis dépend de la fréquence. Leur durée maximale est fixée à 24 mois.
FAQ
À quoi sert le Siren ?
Le Système d’identification du répertoire des entreprises est un code à 9 chiffres correspondant à l’identifiant de l’entreprise. Concrètement, il est utilisé pour accéder aux informations juridiques et financières de l’entreprise. Étant public, il figure sur tous les documents à nature commerciale et administrative, notamment les fiches de paie et les courriers.
Qu’est-ce que le Siret ?
Le Système d’identification du répertoire des établissements est un code de 14 chiffres composé des 9 chiffres du Siren et de 5 chiffres propres à l’établissement, appelé numéro interne de classement INSEE. Le numéro Siret sert à identifier géographiquement l’emplacement d’une entreprise et des établissements qui la composent. Autrement dit, il permet d’identifier les lieux où se déroulent les activités.
À quoi correspond le code APE ?
Le code APE, ou activité principale exercée, est composé de 4 chiffres + 1 lettre. Il sert à identifier la branche d’activité principale qu’un travailleur indépendant ou une société exerce. Concrètement, c’est l’administration qui détermine ce code, à partir des activités principales déclarées. Il figure sur les bulletins de paie des salariés et influence la convention collective s’appliquant à ceux-ci.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 27/03/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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