Skip to content

Rédiger une facture en tant qu’auto-entrepreneur

Rédiger une facture en tant qu’auto-entrepreneur

Un auto-entrepreneur est dans l’obligation de délivrer à son client une facture à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services. Pour un auto-entrepreneur, comme pour toute entreprise, il est fondamental de connaître les règles en matière de facturation, qu’elle soit à destination des particuliers ou des professionnels. Comment numéroter les factures ? Quelles sont les mentions légales obligatoires ? Par ailleurs, il est primordial d’être rigoureux dans la rédaction des factures. Il faut également conserver des justificatifs pour les éventuels contrôles fiscaux.

Facturation en auto-entreprise : les règles à respecter

La facturation, est-ce une obligation ?

Comme toutes les entreprises, un auto-entrepreneur est tenu par la loi de délivrer des factures à ses clients, que ce soit dans le cadre d’une vente ou d’une prestation de services entre professionnels ou à un particulier. Établir une facture constitue une preuve juridique et sert de justificatif en comptabilité.

Cette obligation concerne tous les statuts juridiques d’entreprise :

À la place de la facture, le prestataire de services est dans l’obligation de présenter une note à l’attention des particuliers. Cette note est moins importante qu’une facture, mais elle permet de détailler les prestations réalisées :

  • Les travaux immobiliers effectués, et ce, qu’ils soient accompagnés d’une vente ou non ;
  • Les prestations de service dont le prix toutes taxes comprises est supérieur ou égal à 25 €.

En ce qui concerne les professions libérales, aucune facture n’est émise. À la place, les professionnels utilisent une note d’honoraires. Celle-ci répond aux mêmes règles qu’une facture.

Pourquoi respecter les règles de facturation ?

La facturation ne se fait pas à la légère. Elle doit respecter des règles pour de nombreuses raisons. En effet, la facture représente une preuve juridique pour les commerçants. Elle mentionne clairement les conditions de négociation d’une transaction entre un auto-entrepreneur et son client. La facture sert aussi de justificatif comptable lors de la saisie des comptes et en cas de contrôle fiscal. Elle constitue également un support lors de la déduction de la TVA.

L’obligation de facturation est prévue par la Loi. Un non-respect de cette disposition peut entrainer des sanctions, dont une amende pénale de 75 000 € qui peut être ajoutée à la moitié du montant de la facture ou celui qui aurait dû être. Vous pouvez également être sanctionné d’un refus du droit à la déduction de TVA et d’un redressement fiscal de 50 % des sommes en cas de manquement à cette obligation.

Auto-entrepreneur : quand facturer vos services ?

Un auto-entrepreneur est dans l’obligation de délivrer à son client une facture à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services. Celle-ci doit comprendre diverses mentions obligatoires, certaines devant être reportées dans le livre des recettes, un registre tenu par le professionnel.

Facture : quelle forme choisir ?

Chaque facture doit être établie en deux exemplaires, en format papier ou électronique. L’acheteur doit accepter préalablement la facture électronique. Ce procédé requiert des moyens particuliers pour assurer l’intégralité du contenu et son authenticité.

Utiliser un tableur ou un traitement de texte

Pour un auto-entrepreneur qui lance son activité, la facturation sur un tableur ou un traitement de texte est la méthode la plus répandue. Ces outils sont déjà préinstallés sur la majorité des ordinateurs de bureau et les PC portables. Pour les utiliser, il suffit de créer un modèle de facture auto-entrepreneur 2018 en respectant les obligations et les mentions légales. Par contre, ces outils ont leur limite. Étant donné que les factures ne sont pas modifiables ni éditables, mieux vaut ne pas les établir depuis un tableur ou un traitement de texte.

Utiliser le modèle sur le site officiel de l’auto-entrepreneur

Il est possible d’éditer des factures en imprimant les modèles proposés sur le site officiel de l’auto-entrepreneur. En ligne, vous avez à votre disposition des modèles à adresser aux professionnels ou aux particuliers. Ainsi, vous accédez rapidement à ces documents comptables avec toutes les mentions obligatoires telles que le numéro SIREN et la mentionobligation de facturation est prévue par la Loi « TVA non applicable art. 293 B du CGI ». Petit bémol : les factures doivent être rédigées manuellement et sur papier. De plus, vous devez les imprimer, les classer et les stocker, ce qui demande du temps et de l’organisation.

S’équiper d’un logiciel de facturation en ligne

Pour avoir une facture légale au format PDF, équipez-vous d’un logiciel de gestion pour auto-entrepreneur et micro-entrepreneur. Il est possible de créer en quelques clics un devis gratuit et une facture auto-entrepreneur.

La facture auto-entrepreneur en ligne est modifiable. Vous pouvez ajouter une facture d’acompte à la facture à payer. Il est également possible d’éditer un exemple de facture d’avoir valide auto-entrepreneur 2018 et sur format PDF.

À noter : il existe d’autres logiciels dotés d’un module comptable simplifié pour aider les auto-entrepreneurs et les micro-entrepreneurs à tenir leur comptabilité. Ce module permet entre autres de :

  • Gérer les aspects de la TVA ;
  • Simuler les cotisations sociales;
  • Suivre l’état de la trésorerie…

Moyen de paiement

L’acheteur peut régler de 4 manières différentes :

  • Par chèque
  • En espèces
  • Par virement bancaire
  • Par virement électronique

Néanmoins, il est interdit de régler en espèces les montants élevés, soit :

  • Plus de 3 000 € HT pour un client particulier ;
  • Au-delà de 1 100 € HT pour un client professionnel.

Les factures ne doivent pas être conservées au-delà de 10 ans selon le code du commerce et pas moins de 6 ans à compter de la date d’établissement selon la législation fiscale.

Lire aussi : Les délais à respecter pour le paiement d’une facture

Le débours : qu’est-ce que c’est ?

Le principe de « débours » est simple. Si un auto-entrepreneur achète du matériel pour le compte de son client, il peut le faire au nom du client pour ne pas être responsable de l’équipement, mais seulement de sa pose. De ce fait, c’est le nom du client qui figure sur la facture, même si c’est l’auto-entrepreneur qui paye en premier le matériel. Il présentera ensuite la facture au client pour se faire rembourser. Ce procédé présente de gros avantages, que ce soit pour le client ou pour l’auto-entrepreneur. Celui-ci n’est pas tenu responsable en cas de défaillance du matériel.

De plus, les frais débours auto-entrepreneur ne sont pas pris en compte dans le chiffre d’affaires. Ainsi, il ne sera pas taxé. Du côté du client, il profite de tous les avantages de l’achat puisque la facture est à son nom (SAV, garantie, etc.). En outre, il a l’assurance de ne pas surpayer ses achats.

Le débours n’est pas intéressant pour un client professionnel étant donné que l’auto-entrepreneur ne peut pas récupérer la TVA contrairement au client. Dès lors, mieux vaut confier l’achat du matériel à la société.

Facture auto-entrepreneur : quelles mentions obligatoires ?

La facture d’une auto-entreprise doit comporter certaines mentions obligatoires, et ce, quel que soit le destinataire :

  • Date d’émission de la facture ;
  • Numéro de la facture ;
  • Date de livraison ;
  • Identité de l’acheteur : nom ou dénomination sociale et adresse professionnelle ou siège ;
  • Identité de l’auto-entrepreneur : adresse professionnelle ou siège social de la société, forme juridique pour une entreprise, numéro de SIREN suivi du numéro d’immatriculation et de la ville d’implantation ;
  • Désignation de l’opération : descriptif détaillé des produits ou de la nature des prestations réalisées, en quantité et en prix ;
  • Prix unitaire et global ou taux horaire d’exécution de la prestation ;
  • Majoration de prix : frais de transport, de conditionnement, d’emballage…
  • TVA ;
  • Réduction de prix ;
  • Somme totale à payer.

Facture auto entrepreneur : numérotation et chronologie

Les entreprises ou auto-entreprises tenues d’établir des factures doivent respecter certaines règles, particulièrement en matière de numérotation. Les règles concernant la numérotation sont instituées par le Code général des Impôts (CGI) et le Code de Commerce (CDC). Les numéros des factures sont uniques. Ils sont basés sur une séquence chronologique continue. Autrement dit, les numéros se suivent et ne comportent aucun trou ni aucun doublon.

Comme les numéros, les dates d’établissement des factures doivent également se suivre chronologiquement. En ce qui concerne la formule de numérotation, les règles sont moins strictes. L’auto-entrepreneur a le choix entre une séquence simple (01, 02, 03…) ou un préfixe identifiant (année et mois) suivi d’une séquence de chiffre. Exemple : (2018-01-01, 2018-01-02, 2018-01-03…). Dans les deux cas, la numérotation peut être remise à zéro à chaque début d’année.

Les principes de la numérotation de factures

La première règle à respecter concernant la numération des factures est qu’elles doivent comporter un numéro unique suivant une séquence chronologique continue. Ainsi, les factures se suivent dans le temps et les numéros attribués de manière ininterrompue. Si la facture comporte plusieurs pages, chaque page doit suivre une séquence de pagination de type n/N tout en comportant le numéro de la facture.

Les numérotations de factures distinctes

Dans certaines situations, vous avez la possibilité de créer et d’utiliser des séries de factures distinctes, notamment si les conditions d’exercice de votre activité le justifient. Il faut toujours respecter les règles de numérotation, mais en utilisant des systèmes différents pour chaque série de factures. Cette pratique est autorisée dans les cas suivants, si :

  • L’auto-entrepreneur doit gérer plusieurs sites ;
  • L’auto-entreprise travaille à la fois pour des particuliers et des professionnels ;
  • Vous utilisez diverses modalités pour la facturation (papier, électronique, autofacturation…).

Les pratiques à éviter en matière de numérotation

Certaines choses sont à éviter en matière de numérotation de factures :

  • Utiliser le même numéro pour deux factures différentes ;
  • Sauter un ou plusieurs numéros ;
  • Annuler une facture et réattribuer le numéro pour une autre ;
  • Bouleverser l’ordre chronologique dans la séquence de numérotation ;
  • Supprimer une facture qui doit être examinée par un avoir ;
  • Établir une facture non datée a posteriori.

La numérotation automatique des factures de vente

Quand le volume de vos ventes est conséquent, il s’avère plus judicieux d’utiliser un logiciel pour gérer vos factures. Ainsi, vous pouvez éditer les devis, les gérer et ensuite établir des factures. Grâce au logiciel, vous ne risquez d’oublier aucune mention obligatoire sur la facture auto-entrepreneur 2017 ou de commettre des erreurs de calcul. Le programme attribue automatiquement les numéros. De ce fait, vous n’avez pas à vous préoccuper du respect de la séquence. Vérifiez néanmoins la date d’émission.

Facture auto-entrepreneur et TVA : comment ça marche ?

La TVA ou taxe sur la valeur ajoutée en auto-entreprise concerne tous les biens et services consommés. Cette taxe concerne généralement le consommateur final, et non l’auto-entreprise vendant le produit ou proposant ses services.

Les seuils

Sachez que le taux de TVA varie selon les cas :

  • Le taux standard est de 20 %. Il est applicable dans la majorité des ventes de biens et des prestations de services.
  • Le taux intermédiaire de 10 % est réservé au secteur de la restauration et de la vente des produits alimentaires préparés. Il est aussi applicable dans le domaine des transports et des travaux dans les logements anciens.
  • Les médicaments remboursables par la sécurité sociale, la boucherie, la charcuterie, les publications de presse consignées à la Commission paritaire des publications et agences de presse profitent d’une TVA particulière de 2,1 %.
  • Le taux de TVA applicable pour les produits dits « de première nécessité », l’énergie, les produits d’alimentation, les transports des voyageurs, les spectacles, l’édition et les travaux réalisés dans l’habitation principale est de 5,5 %.

Les seuils AE ont été redressés à partir de 2018. Ils sont passés à 70 000 € pour le secteur des services et 170 000 € pour la vente. Depuis, la chronologie de la facturation de la TVA a aussi changé. Au lancement, l’auto-entrepreneur est en franchise de base de TVA. Il doit donc indiquer sur ses factures et ses devis la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI».

Franchise de TVA

En raison de votre statut d’auto-entrepreneur, vous bénéficiez de divers avantages à commencer par un régime microfiscal particulier au début de votre activité. Vous êtes dispensé de TVA jusqu’à certains seuils de chiffre d’affaires. Dès que le plafond est dépassé, vous est assujetti à la TVA. Celle-ci ne fait pas partie de votre chiffre d’affaires. De ce fait, vous êtes dans l’obligation de faire une déclaration. Vous devez aussi faire attention à votre trésorerie pour anticiper ce changement de régime.

L’exonération de TVA auto-entrepreneur a plusieurs conséquences concrètes sur votre activité. Il n’y a aucune différence entre les factures hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC). Le prix de vente ne tient donc pas compte de la TVA. En ce qui concerne vos achats, vous devez payer la TVA à votre fournisseur. En revanche, vous ne pouvez pas la récupérer auprès de l’État. En outre, si vous vendez vos produits à des entreprises, celles-ci ne peuvent pas récupérer leur TVA.

En pratique, cette exemption de TVA influe sur le prix des produits ou des services, ainsi que sur la marge bénéficiaire. Ainsi, vous devez en tenir compte dans la gestion de votre auto-entreprise ou micro-entreprise.

Deux choix s’offrent à vous :

  • Soit vous incluez l’équivalent de la TVA dans le prix de vente pour une meilleure rentabilité ;
  • Soit vous en faites profiter vos clients en n’incluant pas le montant équivalent de la TVA dans le prix de vente pour proposer des prix moins chers.

L’application de la TVA

La TVA est facturée durant la 1re année dès le dépassement du seuil de 33 200 €. À ce moment-là, la franchise n’est plus. Vous êtes ainsi tenu d’en informer le Service des Impôts des Entreprises (SIE) par une lettre recommandée. Comme toutes les entreprises, vous devez choisir quel type de régime de TVA vous convient :

  1. Le régime réel simplifié de TVA
  2. Le régime réel normal de TVA

Sachez qu’il existe certaines exceptions où la TVA n’est pas appliquée, même si le seuil fixé est dépassé. Par exemple, pour les micro-entreprises proposant des services, le seuil est de 35 200 € au lieu de 33 200 €. Il atteint les 91 000 € pour les activités commerciales ou d’hébergement au lieu des 82 800 € habituels. Si ces nouveaux seuils sont franchis dès la première année d’activité, la TVA est applicable dès le premier jour ou euro de dépassement.

Quels sont les impacts de l’assujettissement à la TVA ?

Les mentions liées à la TVA dans les factures de ventes

Dès vous dépassez le seuil de la franchise en base de TVA, vous devez :

  • Mentionner votre numéro d’identification à la TVA (à l’exception des factures de faible montant) ;
  • Supprimer la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ;
  • Et indiquer distinctement le taux de TVA et le montant de la taxe.

Pour les prestations de services, indiquez les modalités de déduction de la TVA.

La collecte et le reversement de la TVA

La TVA collectée par le micro-entrepreneur est réservée au service des impôts. En principe, vous devez payer une TVA auprès de vos fournisseurs et vos clients qui payent une TVA sur leur acquisition. La différence est ensuite reversée aux services fiscaux. Ainsi, vous devez facturer plus de TVA que vous ne payez à vos fournisseurs pour les :

  • Ventes de marchandises, la TVA doit être reversée dès que le propriétaire prend possession du bien, soit à la date de livraison.
  • Prestations de services, la TVA est encaissée au terme de la prestation.

À la fin de la franchise de TVA, l’auto-entrepreneur doit faire des déclarations de taxes. La périodicité varie selon le régime choisi  pour un régime :

  • Simplifié, vous devez verser deux acomptes en juillet et en décembre. La déclaration de régularisation se fait en mai de l’année suivante.
  • Normal, les déclarations de TVA se font tous les mois ou tous les trimestres, à condition que le montant annuel de TVA due ne dépasse pas 4 000.

Les éléments de la facture à reporter sur le livre de recette d’auto entrepreneur

L’auto-entrepreneur doit tenir un livre des recettes, et ce, quelle que soit l’activité qu’il exerce. Ce document contient de nombreuses mentions telles que les factures émises. Vous devez y rapporter le montant encaissé et la référence de la facture afférant. Le livre de recettes peut être manuscrit ou retranscrit sur un logiciel de comptabilité adapté. Les informations enregistrées sur ce document ne sont pas modifiables.

Que doit contenir un livre de recettes ?

Le livre de recettes doit contenir certaines mentions, dont le montant et l’origine de l’argent qui rentre, le mode de règlement et les références des pièces justificatives. Bien qu’un auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur bénéficie d’une comptabilité très allégée, il doit néanmoins tenir un livre de recettes ou éventuellement un registre des achats.

Comment le remplir ?

La tenue d’un livre de recettes doit obéir à une unique règle : les éléments rapportés dans ce document ne sont pas modifiables. Pour la présentation, il comporte généralement 6 colonnes :

  • Date d’encaissement ;
  • Référence de la facture ;
  • Nom du client ;
  • Nature de la transaction ;
  • Montant ;
  • Mode de paiement.

Comment facturer des services répétitifs ?

Les services répétitifs peuvent être facturés de façon globale et mensuellement, que le client de l’auto-entrepreneur soit un particulier ou un professionnel. Ce procédé facilite grandement l’organisation.

Que faire en cas d’erreur sur la facture ?

Il existe des fautes de facturation qui sont considérées comme acceptables (fautes d’orthographe, références erronées…). De ce fait, vous n’avez pas besoin d’éditer un document rectificatif. En revanche, celles pouvant induire en erreur le client ou l’administration fiscale doivent être rectifiées telles que les erreurs de calcul ou l’oubli des mentions obligatoires.
Dans le cas ou :

  • Vous souhaitez rembourser votre client, éditez une facture rectificative avec un montant négatif égal à la facture inexacte.
  • Votre client a déjà effectué le règlement, vous pouvez encore rectifier la facture ou lui envoyer un avoir de la même somme. L’avoir peut prendre la forme de bons d’achat.
  • Vous voulez rectifier le montant d’une facture auto-entrepreneur 2018 , annulez la facture d’origine et établissez une nouvelle avec le montant exact.

Votre client est en droit de récupérer la différence en cas d’erreur de facturation de la TVA. Il doit vous fournir les éléments correspondant au montant de la TVA payée en trop. Pour les petits montants, il est possible de ne pas retoucher la TVA. Dans ce cas, vous devez préciser que le rabais est net de taxe.

Comment rédiger une facture auto entrepreneur étape par étape ?

Établir une facture en bonne et due forme n’est pas une mince affaire. Voici les étapes à suivre pour respecter les règles en la matière.

Étape 1 : Renseigner vos informations personnelles et professionnelles

Vous devez renseigner votre nom, nom commercial (s’il y en a), votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone, votre site internet (s’il y en a), votre e-mail et votre numéro de Siret. Si vous êtes commerçant, indiquez également votre numéro RCS (registre du commerce et des sociétés) suive de la ville du greffe d’immatriculation. Si vous êtes artisan, ajoutez votre numéro RM ou répertoire de métiers et votre département d’immatriculation.

Étape 2 : Ajouter les coordonnées de votre client

Ajoutez dans la partie afférant les renseignements relatifs au client : nom ou raison sociale et l’adresse.

Étape 3 : Écrire le numéro de facturation

Écrivez la date d’établissement de la facture et le numéro. Celui-ci doit être indiqué chronologiquement.

Étape 4 : Préciser la nature de la prestation

Indiquez précisément la nature des produits vendus ou des prestations de services effectuées, ainsi que la quantité, le prix unitaire et le prix total HT. N’oubliez pas la date de règlement et la date de la vente ou de la prestation. Pour finir, calculez le montant total de la facture HT ou TTC auto-entrepreneur et ajoutez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». En cas de manquement au paiement, vous avez le droit d’indiquer le taux des pénalités et la date à partir de laquelle elles prennent effet. Indiquez aussi les conditions pour un paiement anticipé si possible.

Étape 5 : Mentionner l’assurance professionnelle

En auto-entreprise, il est obligatoire de souscrire une assurance professionnelle. Vous êtes tenu de mentionner certaines informations relatives comme le nom de votre assureur, le garant ou la garantie.

À savoir sur les assurances

Sachez que certaines assurances sont devenues obligatoires si vous souhaitez devenir auto-entrepreneur telles que l’assurance responsabilité civile pour les voitures que vous utilisez, que ce soit les véhicules de transport de personnes ou de marchandises. Un entrepreneur du bâtiment doit impérativement souscrire une assurance décennale.

En ce qui concerne l’assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro), elle n’est pas obligatoire. Néanmoins, n’oubliez pas que vous êtes responsable des biens que vous vendez, réparez ou fabriquez. Cette assurance est particulièrement utile pour les auto-entrepreneurs artisans. Dans tous les cas, vous devez l’indiquer sur vos factures et devis.

Pour ce qui est de l’assurance décennale pour les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs en bâtiment, elle garantit aux clients de pouvoir se faire rembourser en cas de défauts importants pouvant compromettre la solidité de l’ouvrage ou le rendre impropre.

Modèle de facture auto-entrepreneur 2018

Facture auto-entrepreneur – Modèle Word gratuit

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

S’abonner
Notifier de
guest
2 Commentaires
le plus ancien
le plus récent
Inline Feedbacks
View all comments
Reyssier A.
Reyssier A.
mai 26, 2020 11:40

Bonjour, dans le cas où je facture mensuellement des prestations répétées auprès du même client, que dois-je inscrire pour la date de la prestation? Puis-je inscrire une période? Par exemple, pour le mois de juin 2020, puis-je inscrire du 01/06/20 au 30/06/20 pour la date de la prestation?
Merci par avance pour votre réponse?
Cordialement,

Elisa
Éditeur
Elisa
juin 8, 2020 4:58
Reply to  Reyssier A.

Bonjour,
En effet, lorsque plusieurs prestations ont été réalisées sur une période de temps courte, vous pouvez dresser une facture mensuelle les répertoriant toutes à condition qu’elles soient destinées au même client.
En espérant que cette réponse vous sera utile.
L’équipe LegalPlace