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Les frais généraux en comptabilité

Dernière mise à jour le 17/03/2022

Les frais généraux en comptabilité, et plus particulièrement dans la comptabilité de gestion, permettent de vérifier la rentabilité d’une entreprise et d’analyser sa santé financière. Calculer le montant de ces charges s’avère indispensable pour établir son prévisionnel financier, mais également pour fixer le prix de vente de ses produits. Découvrez de quoi il s’agit.

Qu’est-ce que les frais généraux ?

Les frais généraux désignent les coûts de fonctionnement engagés par l’entreprise dans le but de générer des revenus. Ils s’opposent aux immobilisations, car ces dernières constituent le patrimoine de la société. À l’inverse, les charges d’exploitation diminuent l’actif net.

Comment distinguer les différents types de frais généraux ?

Pour analyser le compte de résultat d’une entreprise, et plus précisément son résultat d’exploitation, la classification des frais généraux en fonction de leur caractère s’avère indispensable. Ils peuvent prendre trois formes distinctes : fixes, variables ou semi-variables.

Les frais fixes

Les coûts fixes, également appelés coûts de structure, représentent les frais engagés par la seule existence de l’entreprise. Ils ne varient pas en fonction du niveau de l’activité, du chiffre d’affaires ou de la production. Quelques exemples de charges fixes :

  • Le loyer ;
  • Les primes d’assurance ;
  • Les honoraires de l’expert-comptable.

Les frais variables

À l’inverse des charges fixes, les coûts variables dépendent uniquement de l’activité de la société. Ces charges opérationnelles fluctuent proportionnellement au volume de production ou au chiffre d’affaires réalisé. C’est notamment le cas :

  • Des matières premières ;
  • De la sous-traitance ;
  • Des consommations d’énergie.
Bon à savoir : La marge dégagée par l’entreprise sur les charges d’activité finance les frais fixes.

Les frais semi-variables

Les frais généraux peuvent également être semi-variables ou semi-fixes. Ces dépenses mixtes se composent d’une partie fixe et d’une partie variable. Cette dernière évolue en fonction de la production ou de l’activité de l’entreprise.

Par exemple, les factures d’énergie comportent :

  • Un abonnement qui est fixe ;
  • Les consommations qui fluctuent d’un mois sur l’autre.
À noter : Certaines charges d’exploitation fixes deviennent variables lorsque la société atteint un seuil dans sa croissance. Dans ce cas, elles se classent également parmi les frais semi-variables.

Quels sont les principaux frais généraux en comptabilité ?

Dans le cadre d’une comptabilité budgétaire, le dirigeant doit être en mesure d’évaluer chaque poste de frais généraux. Pour les estimer au plus proche, soit il calcule son taux de marge, soit il se base sur des données comparables dans son secteur d’activité.

La consommation d’énergie

Dès lors qu’une entreprise fabrique des produits, elle consomme de l’énergie (eau, gaz et électricité). Les frais généraux liés à la consommation d’énergie représentent une part importante des dépenses variables.

La réalisation d’une analyse spécifique de la consommation de chaque machine, sur base de sa fréquence d’usage, fournit des données précieuses pour l’élaboration d’un budget. En fonction du local utilisé pour exercer l’activité, il convient également de répondre aux questions suivantes :

  • Du matériel, comme des ordinateurs, fonctionne-t-il en continu ?
  • Quelle quantité d’énergie est nécessaire pour chauffer l’intégralité des locaux l’hiver ?
  • L’établissement dispose-t-il d’une chambre froide ?

Le loyer et les charges locatives

Dans le cadre d’une location de bureau ou de local commercial, l’entreprise s’acquitte d’un loyer ainsi que des charges locatives. Ces dépenses font l’objet d’un contrat entre le propriétaire et le locataire : le contrat de bail.

À défaut d’avoir signé une promesse de bail, la société se tourne vers des agences immobilières pour connaître les tarifs pratiqués dans la même zone géographique pour des biens immobiliers qui répondent à ses critères de recherche.

Pour les entrepreneurs individuels qui ne souhaitent pas, ou n’ont pas l’autorisation, d’utiliser leur adresse personnelle comme siège social, recourir à la domiciliation ou à la location d’un bureau dans un espace de coworking offre une alternative intéressante.

Bon à savoir : Même s’ils ont de l’importance dans l’élaboration d’un budget, les travaux et le dépôt de garantie n’ont aucun impact sur les frais généraux en comptabilité. Ces dépenses sont immobilisées, elles font donc l’objet d’un amortissement à la clôture de chaque année comptable.

Les primes d’assurance

Pour se prémunir contre certains risques inhérents à son business, une entreprise peut souscrire une multitude d’assurances :

  • Assurance responsabilité civile ;
  • Garantie cybersécurité ;
  • Garantie sécurité alimentaire pour la restauration ;
  • Etc.

La législation impose la souscription d’assurances spécifiques pour certains corps de métier, comme :

  • La garantie décennale pour les professionnels du bâtiment ;
  • La garantie financière pour les agences immobilières ou les agences de voyages ;
  • L’assurance auto professionnelle pour les garagistes ;
  • Etc.

Les fournitures et petit équipement

Tout achat de matériel ou de fournitures administratives dont le montant n’excède pas 500 euros HT s’enregistre en frais généraux dans la comptabilité et réduit le bénéfice de l’exercice en cours. C’est notamment le cas :

  • Du matériel informatique ;
  • Des vêtements de travail ;
  • Des outils ;
  • Etc.
À noter : les achats supérieurs à 500 euros HT représentent des investissements pour l’entreprise. Par conséquent, ils s’enregistrent au sein des immobilisations dans le bilan comptable et s’amortissent sur plusieurs années.

Les frais de sous-traitance et de recours à l’intérim

Si une société souhaite confier une partie de son activité à un prestataire externe ou embaucher des intérimaires pour couvrir une courte période de forte activité, ces dépenses s’inscrivent dans les frais généraux en comptabilité. Contrairement aux idées reçues, ces écritures comptables ne s’enregistrent pas dans les comptes liés aux frais de personnel.

Bon à savoir : Pour évaluer le coût d’un intérimaire, il faut multiplier par 2 le produit du taux horaire brut et du nombre d’heures de travail anticipées.

Les frais d’entretien et de réparation

Pour faire durer l’outil de production de l’entreprise le plus longtemps possible, et ainsi rentabiliser ses investissements, l’entretien et la réparation des machines s’avèrent primordiaux. Mais tous les biens qui appartiennent à la société engendrent des frais généraux :

  • Nettoyage des locaux ;
  • Entretien annuel de la flotte automobile ;
  • Maintenance du parc informatique ;
  • Etc.

Les honoraires juridiques et comptables

Le régime de la micro-entreprise permet de bénéficier d’obligations comptables allégées, puisque la réglementation impose uniquement la tenue du livre des recettes de l’auto-entrepreneur. Néanmoins, dès le franchissement des seuils, le recours à un expert-comptable semble inéluctable pour la tenue de sa comptabilité de trésorerie ou d’engagement.

Les tarifs d’un expert-comptable varient en fonction de sa mission :

  • Préparation des comptes annuels ;
  • Émission des bulletins de paie ;
  • Volume d’écritures comptables.

De même, solliciter un cabinet juridique reste incontournable pour sécuriser les documents les plus importants de l’entreprise, à savoir les :

  • Statuts ;
  • Conditions générales de vente ;
  • Mentions légales sur les factures ;
  • Contrats de travail.

Les frais de marketing et de communication

Les frais de marketing et de communication servent à promouvoir sa marque et sa société auprès d’un public cible dans le but d’augmenter le volume des ventes et le chiffre d’affaires.

La nature de ces frais généraux en comptabilité peut être unique ou récurrente. Les charges uniques interviennent principalement au lancement de l’activité, telles que les frais de :

  • Design pour l’élaboration d’un logo et d’une charte graphique ;
  • Développement web pour la création d’un site internet.

Les débours récurrents concernent le développement commercial de l’activité, comme :

  • La location d’un stand sur un salon ;
  • Les commissions de vente versées aux apporteurs d’affaires ;
  • La publicité.

Pour évaluer le montant à investir dans les dépenses promotionnelles, il faut déterminer les recettes moyennes générées par une transaction et connaître son taux de conversion.

Les frais de déplacement

Si l’activité exercée par l’entreprise nécessite des déplacements fréquents dans les locaux des clients et que les salariés avancent ces dépenses sur leurs deniers personnels, ils établissent des notes de frais.

Ces dernières se regroupent dans les frais généraux en comptabilité, quel que soit le type de coût :

  • Indemnités kilométriques ;
  • Frais d’hébergement ;
  • Repas d’affaires ;
  • Etc.

Les frais bancaires

Mis à part les auto-entrepreneurs qui peuvent ouvrir un compte bancaire à leur nom pour le dédier à leur activité, toute entreprise commerciale a l’obligation de posséder un compte bancaire professionnel. Ce dernier engendre des frais de tenue de compte, de l’ordre de 24 euros par mois en moyenne.

La banque facture également des commissions calculées sur base du montant des transactions :

  • Commissions de mouvement ;
  • Frais sur les encaissements par carte bancaire.

Comment calculer le coefficient des frais généraux d’une société ?

Le coefficient des frais généraux d’une entreprise se détermine grâce à une analyse de chaque poste de dépenses. Le cabinet comptable reste le plus à même d’accomplir ce calcul à l’aide des enregistrements comptables de l’exercice précédent ou de sa connaissance du secteur d’activité de la société.

Le résultat obtenu prend la forme d’un pourcentage et s’établit en fonction de l’indicateur à étudier, par exemple le coefficient des frais généraux sur :

  • La main-d’œuvre ;
  • Les matériaux.

Comment procéder à l’enregistrement comptable des frais généraux ?

La saisie des frais généraux en comptabilité s’effectue au sein des comptes de classe 6 du plan comptable général. Ils s’enregistrent dans le journal des achats de la façon suivante :

  • Débit des comptes de charges correspondants ;
  • Débit du compte de TVA déductible, le cas échéant ;
  • Crédit du compte 401 « Fournisseurs ».

Comment limiter ces frais en entreprise ?

Les ressources humaines constituent l’un des principaux postes de frais généraux d’une société. Par conséquent, il apparaît comme une priorité pour optimiser ses dépenses et améliorer sa rentabilité. L’objectif ne consiste pas à licencier la moitié du personnel, mais d’augmenter la productivité des salariés.

Pour ce faire, plusieurs options existent :

  • Automatiser l’exécution des tâches chronophages qui n’apportent aucune valeur ajoutée ;
  • Former ses employés pour leur confier des opérations plus complexes et plus rémunératrices ;
  • Perfectionner les processus de fabrication ou de vente.

Faire preuve de rigueur dans la gestion de sa société représente également une opportunité de réduire certains frais généraux. Payer ses fournisseurs dans les délais évite les pénalités de retard, tandis qu’un suivi de ses flux de trésorerie limite les frais de découvert.

FAQ

Qu’est-ce qu’une charge d’exploitation en comptabilité ?

Une charge d’exploitation en comptabilité désigne les dépenses courantes engagées par l’entreprise pour assurer le bon fonctionnement de son outil de production. Ces frais peuvent fluctuer en corrélation avec le niveau de l’activité, on parle de charges variables, ou alors être fixes. Elles s’enregistrent dans les comptes de classe 6.

Comment calculer le taux de frais ?

Le taux de frais se calcule en déterminant le rapport entre le coût total du centre d’analyse de structure et la valeur monétaire de l’assiette de répartition. Il permet d’imputer le coût total en l’absence d’une unité de mesure physique, par exemple pour les coûts :

  • D’approvisionnement ;
  • De distribution.

Qu’est-ce que les frais de personnel ?

Les frais de personnel correspondent à tous les versements effectués aux salariés en contrepartie d’un travail fourni :

  • La rémunération, y compris celle du dirigeant ou de l’exploitant ;
  • Les charges sociales et de prévoyance ;
  • Les diverses primes et indemnités.

Qu’est-ce que les subventions d’exploitation ?

Une subvention d’exploitation désigne une aide financière accordée par l’État ou les collectivités locales pour aider certaines entreprises à honorer leurs dettes ou pour compenser un manque de recettes. Elles s’adressent principalement à des :

  • Secteurs en difficulté ;
  • Activités jugées stratégiques pour l’État ;
  • Domaines d’avenir pas encore rentables.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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S.I
S.I
avril 12, 2022 2:14

Bonjour, dans quelle case du bilan comptable il faut mettre les frais de transport pour une micro-entreprise s’il vous plait ?
Merci

Lina Dinari
Lina Dinari
avril 15, 2022 2:17
Reply to  S.I

Bonjour,

Sous le régime de la micro-entreprise, l’entrepreneur ne peut déduire ses dépenses professionnelles réelles, incluant les frais de transport. Il est tenu compte des frais professionnelles dans l’abattement forfaitaire appliqué sur le chiffre d’affaires du micro-entrepreneur avant application de l’impôt sur le revenu.

La micro-entreprise étant soumise à des obligations comptables élémentaires, il n’est ainsi pas nécessaire d’établir un plan comptable. Seul l’établissement d’un livre des recettes et des dépenses est requis.

Nous espérons avoir su répondre à vos interrogations et vous souhaitons bon courage dans vos démarches.

L’équipe LegalPlace

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris