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Le remboursement de frais du gérant de SARL
Dernière mise à jour le 29/08/2023
Le remboursement de frais du gérant de SARL est encadré par loi et particulièrement contrôlé par l’administration fiscale. Il concerne certaines dépenses professionnelles généralement avancées pour le compte de l’entreprise. Souvent, il se trouve à l’origine des redressements fiscaux.
Diverses conditions doivent être remplies pour se faire rembourser, qu’il s’agisse d’une addition, d’une caution bancaire, de frais kilométriques, de cadeaux d’affaires ou encore de dépenses liées à une réception.
Et avant d’inscrire les frais professionnels dans un relevé mensuel, il convient de vérifier s’ils font bien partie des dépenses remboursables par l’entreprise.
Quelles règles sont applicables pour le remboursement de frais du gérant d’une SARL ?
L’administration fiscale applique un certain nombre de règles dans le cadre du remboursement de frais du dirigeant de SARL. Pour qu’ils soient remboursés, ils doivent être par exemple :
- Justifiés (avec des factures, une note de frais, etc.) ;
- Cohérents avec la nature de l’activité exercée ;
- Déboursés dans l’intérêt de l’entreprise.
En règle générale, tous les remboursements s’effectuent à l’euro près. Il est bon de noter que le régime de celui des dépenses engagées par des salariés est moins restrictif que celui qui s’applique aux frais avancés par les gérants.
Précisons aussi que les frais professionnels sont souvent déductibles fiscalement. C’est pourquoi il est important de récupérer de manière systématique les pièces justificatives associées à chacune des dépenses engagées pour le compte de l’entreprise.
Les dépenses liées à la création de l’entreprise font partie des frais remboursables au gérant de SARL et à ses associés. Parmi celles-ci, on distingue les :
- Honoraires des professionnels engagés dans le cadre de la démarche ;
- Frais d’immatriculation et d’annonces légales ;
- Fournitures.
Dans la liste des frais remboursables au gérant de la SARL figurent encore :
- La somme consacrée aux vêtements et équipements de travail obligatoires (robe d’un avocat, chaussures de sécurité d’un professionnel du bâtiment, etc.) ;
- Les cadeaux d’entreprise (offerts aux clients, aux fournisseurs, aux prospects ou encore aux apporteurs d’affaires) ;
- Les dépenses liées à une réception ;
- Les frais d’invitation à un spectacle.
Au sujet des cadeaux d’affaires, ils sont remboursés dès qu’ils sont offerts dans le cadre d’une relation commerciale, mais ne sont pas déductibles du résultat de manière systématique. Concernant les frais de réception, ils peuvent faire l’objet d’un remboursement, même si cette dernière a lieu au domicile du gérant de la SARL, tant qu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
À propos des frais de bouche, le remboursement sera différent selon qu’il s’agit d’un repas :
- D’affaires avec un partenaire, un prospect ou un client ;
- Normal pris tout seul ou avec des collaborateurs.
Dans le premier cas, les dépenses sont remboursées s’il est prouvé qu’elles ont bien été engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Dans le relevé des frais, il faudra alors indiquer les noms des personnes qui ont accompagné le gérant ainsi que ceux des entreprises.
Si le montant est supérieur à 6 100 euros annuels, les dépenses doivent apparaître dans le Relevé annuel des frais généraux. En outre, il est parfois nécessaire de demander le reçu avec TVA, parce que certaines caisses enregistreuses n’en fournissent pas.
Dans l’autre cas, les frais ne seront généralement pas remboursables, sauf si le gérant d’entreprise est en déplacement à l’étranger. Mais dans toutes les situations, ils demeurent déductibles sous certaines conditions.
Soulignons aussi que dans une société assujettie à l’IS comme la SARL, les frais de repas personnels ne sont pas remboursés par l’entreprise, qu’ils soient pris sur le lieu de travail ou à proximité. Mais dans une EURL, ils sont remboursables si la distance entre ce dernier et le domicile du gérant est trop importante. En effet, celle-ci ne lui permettra pas de rentrer chez lui pour prendre son déjeuner et de revenir à temps au travail.
Et si le gérant d’entreprise mène son activité à domicile en début d’activité, il peut se voir rembourser une partie de son loyer ainsi que certaines charges, telles que :
- Le forfait téléphonique ;
- Une partie de la facture d’électricité et de chauffage ;
- Les frais de connexion à Internet.
Dans le cas où la SARL souscrirait un prêt, le gérant de la société peut même obtenir le remboursement d’une caution bancaire qu’il a avancée dans le cadre de la démarche, dès que la situation le permettra. Les dépenses sont déductibles du revenu imposable sous certaines conditions.
En plus de devoir être effectué dans l’intérêt de l’exploitation, il faut que l’engagement soit souscrit dans le cadre normal de la fonction de gérant. Le versement de la caution ne doit pas être lié à un détournement d’actes ou d’un abus de biens sociaux. Quant à son montant, il est impératif qu’il soit proportionné aux rémunérations du dirigeant de l’entreprise au moment où il s’engage à effectuer le paiement.
Les frais de déplacement sont-ils remboursés ?
Il convient de savoir qu’ils comptent parmi les dépenses les plus courantes engagées par le gérant d’entreprise. En règle générale, ils sont remboursés dès lors qu’ils correspondent à un déplacement professionnel. Mais pour les SARL, les dépenses liées au trajet « domicile-lieu de travail » ne sont pas remboursables.
Les billets d’avion et de métro comptent parmi les frais de transport qui sont pris en charge. Il en est de même pour les :
- Notes de taxi ;
- Frais de péages ;
- Billets de train et de bateau.
Cependant, les frais de déplacement doivent être déclarés dans le relevé des frais généraux s’ils dépassent 15 000 euros annuels. Le dépôt du document sera effectué en même temps que celui de la déclaration annuelle de résultats, c’est-à-dire dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.
Dans le cas où le gérant de la SARL se servirait d’un véhicule professionnel, la société prend en charge également les dépenses liées à l’usage de ce dernier :
- Réparation ;
- Location ;
- Crédit-bail ;
- Entretien courant (y compris les pneumatiques) ;
- Primes d’assurance ;
- Intérêts d’emprunt (pour le gérant propriétaire).
Quelles sont les modalités de remboursement de frais pour un gérant d’une SARL ?
Il est essentiel de bien se renseigner sur les modalités de remboursement de frais du gérant de SARL quand on en dirige. Comme cité précédemment, il est nécessaire d’avoir des preuves justifiant les dépenses professionnelles pour qu’elles puissent être remboursées et de tenir un relevé mensuel destiné à la comptabilité.
Justificatifs à conserver
Il est obligatoire de les conserver pour pouvoir obtenir le remboursement des frais du gérant de SARL. Il convient de noter que le ticket de caisse ne peut pas remplacer la facture. Notons également que pour un repas d’affaires, celle du restaurateur doit mentionner les noms des personnes invitées.
Relevé mensuel des frais
La tenue de ce relevé est également obligatoire et le gérant de la SARL doit conserver une copie du document. Outre la liste des frais à rembourser, ce dernier contient les éléments suivants :
- La nature des frais ;
- Les dates de chaque dépense ;
- La justification de chaque dépense.
Pour les indemnités kilométriques, il doit être précis et tenu à jour. À part la date et le motif, il faut qu’il contienne également la :
- Destination ;
- Distance parcourue.
Quels remboursements pour les formations et documentations du gérant ?
De la même manière que pour les salariés de la SARL, la formation des gérants est totalement prise en charge, mais il faut qu’elle soit donnée par un établissement agréé. Il est important également de savoir qu’elle lui permet aussi d’accéder à un crédit d’impôt spécifique.
A lire aussi : Formalités création SARL,
FAQ
Quelles dépenses peuvent être listées dans la note de frais ?
Le document peut comprendre un certain nombre de dépenses, parmi lesquelles on retrouve les frais de :
- Logement (hôtel par exemple) ;
- Abonnement (péage, Internet, etc.) ;
- Exploitation (uniforme ; équipement de protection ou encore cadeaux d’affaires) ;
- Déplacement (bus, avions, etc.).
Quelles sont les dépenses qui sont strictement non déductibles du résultat fiscal de l’entreprise ?
Parmi les frais non déductibles du résultat fiscal de l’entreprise, on peut citer :
- Les dépenses personnelles ;
- La taxe sur le logement ;
- Les impôts ;
- Les pénalités fiscales ;
- Les amendes pénales ;
- Les contraventions routières.
Qui peut établir une note de frais ?
En règle générale, c’est le salarié ou le gérant d’entreprise qui se charge de faire la note de frais. Généralement présenté sous forme de tableau, le document doit être détaillé, et signé par l’employeur ainsi que la personne qui le rédige. Il indique les diverses dépenses engagées à titre personnel, mais pour le compte de la société. Il est établi dans l’objectif principal d’en obtenir le remboursement.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 29/08/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Bonjour , ma question est la suivante : nous sommes 2 cogerantes en satrl , nous utilisons notre vehicule perso , nous avons des frais km que nous communiquons à notre comptable chaque mois , celui ci nous dis que nous avons une somme chacunes pour nos km . comment se faire rembourser ? peux t on se faire un virement compte pro a compte perso ? et ou et a qui declarons nous cette somme ?
merci davance pour votre reponse
Bonjour, En tant que co-gérantes d’une SARL, si vous utilisez votre véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise et que vous déclarez des frais kilométriques à votre comptable chaque mois, il est possible de vous faire rembourser ces frais. Pour effectuer le remboursement, vous pouvez envisager différentes options : – Remboursement par virement du compte professionnel au compte personnel : Vous pouvez demander à votre comptable de procéder à un virement du compte bancaire de l’entreprise vers vos comptes personnels, correspondant aux frais kilométriques que vous avez déclarés. – Prélèvement de la somme sur les bénéfices de l’entreprise : Lors… Lire la suite »
Bonjour,
Je suis gérant et associé unique d’une SARL soumis à l’IR au régime BIC.
Puis-je me rembourser des IK, selon barème en vigueur, utilisant mon véhicule personnel pour des missions professionnelles ?
Merci pour votre retour,
Cdt
Pierre
Bonjour,
Un dirigeant peut se rembourser ses frais de déplacement selon le barème des IK à 3 conditions :
– Les frais ont été engagés à des fins professionnelles et dans l’intérêt de l’entreprise ;
– le dirigeant dispose d’un justificatif des frais engagés
– pour les indemnités kilométriques, le remboursement à lieu de manière forfaitaire.
De plus, pour bénéficier d’un remboursement forfaitaire, l’associé doit être déclaré sur le Kbis et ne pas tomber sous le régime d’imposition spécifique prévu par l’article 62 du CGI .
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour,
Gérante d”une EURL puis je me faire rembourser mes allers retours bureaux en frais km ? en sachant que ma société est domiciliée chez moi mais je vais travailler dans les locaux d’une amie. Merci
Bonjour,
Oui, en tant que gérante d’une EURL, vous pouvez vous faire rembourser vos frais de déplacement pour les allers-retours entre votre domicile et les locaux où vous travaillez, même s’ils appartiennent à une amie. Assurez-vous de conserver des enregistrements précis de vos déplacements et de respecter les règles fiscales en matière de remboursement.
En espérant avoir répondu à vos interrogations, nous vous souhaitons bon courage dans vos démarches.
L’équipe LegalPlace
Bonjour, merci beaucoup pour votre réponse. bonne journée Sabdra