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La numérisation de courrier
Dernière mise à jour le 16/06/2023
La numérisation de courrier compte souvent parmi les prestations proposées par les sociétés de domiciliation. C’est un service particulièrement avantageux pour les entrepreneurs, qu’ils se trouvent à la tête d’une petite entreprise ou d’un grand groupe.
La numérisation fait partie des services proposés dans le cadre de la gestion de courrier. Elle figure dans la liste des tâches chronophages et peut très bien être déléguée à un tiers. C’est la solution idéale qui s’offre aux personnes qui manquent de temps ou se trouvent souvent en déplacement. Mais il est également possible de l’adopter tout simplement pour mieux se concentrer sur son cœur de métier.
La numérisation de courrier : de quoi s’agit-il ?
La numérisation de courrier désigne une tâche administrative qui consiste à numériser tout type de correspondance en vue d’en faciliter la gestion et l’archivage. Elle consiste à ouvrir tous les courriers reçus et à les scanner, de façon à ce que leur destinataire puisse les consulter facilement à distance par e-mail, à tout moment. Ils peuvent être disponibles sur un espace personnel si le client a fait appel au service d’une société de domiciliation.
Tout document peut faire l’objet d’une numérisation :
- Dossier ;
- Coupon ;
- Contrat ;
- Chèque ;
- Devis ;
- Bon de commande ;
- Facture ;
- Lettre.
L’entrepreneur individuel, comme le représentant légal d’une société, a le choix d’opter pour une numérisation systématique qui consiste à ouvrir tous les courriers reçus et à en scanner chaque contenu. Il ne lui restera qu’à les consulter et à les télécharger, voire les imprimer si besoin.
Mais il peut aussi demander un scan sélectif. Seules les enveloppes seront alors scannées et c’est lui qui décidera en ligne des lettres à numériser. Il lui est même possible de n’autoriser aucune numérisation automatique. L’opération s’effectuera donc uniquement à sa demande.
Quels sont les avantages de ce service ?
La numérisation de courrier présente un certain nombre d’avantages non négligeables. Le service permet avant tout de bénéficier d’un gain de temps considérable. D’autre part, il donne le moyen de s’absenter en toute quiétude, en restant au courant de tout.
Gain de temps
Grâce à la dématérialisation de courrier, l’entrepreneur peut gérer les correspondances à distance. Il n’aura pas à se déplacer, ni même à ouvrir chaque enveloppe pour en découvrir le contenu. Il lui suffira de se rendre sur sa boîte mail ou son espace client pour consulter des versions numérisées, et ce, quand il le souhaite.
C’est alors une solution à privilégier quand on doit partir en voyage, que l’on dirige une entreprise individuelle ou une société. Mais l’entrepreneur peut également l’adopter pour lui donner plus de temps à consacrer au développement de son activité principale.
Sécurité
C’est également une solution sécurisée parce qu’elle réduit les risques de vol et de perte des documents, ces derniers étant conservés dans l’espace client. De plus, le système de numérisation est généralement automatisé au sein d’une société domiciliation. L’opération s’effectue alors en toute confidentialité.
En somme, en recourant à la numérisation de courrier, le client pourra consulter en toute sécurité toutes ses lettres sous format PDF, où qu’il se trouve. Elle permet une meilleure organisation parce qu’elle donne aussi la possibilité de retrouver plus facilement les documents plus tard. Notons qu’elle procure aussi des avantages écologiques, convenant parfaitement aux entreprises qui s’inscrivent dans une démarche « zéro papier ». Grâce à la dématérialisation, elles ne risquent pas de se retrouver avec une tonne de paperasse au bureau.
À qui s’adresse-t-elle ?
La dématérialisation du courrier convient à tous les gérants d’entreprise (SARL, SASU, EI ou encore SCI) souhaitant mieux se focaliser sur la croissance de leurs activités. Mais elle répond particulièrement aux besoins des entrepreneurs très mobiles ou occupés.
De même, c’est une solution intéressante qui s’offre à ceux qui ont une adresse de siège social différente de celle du lieu d’exercice. Et souvent, le service est proposé automatiquement à ceux qui ont choisi de se domicilier auprès d’une société de domiciliation. En résumé, il correspond aux attentes de tout entrepreneur organisé, astucieux ou mordu du digital.
Comment bénéficier de la numérisation de courrier ?
Pour bénéficier de la numérisation de courrier, il est possible de se rapprocher d’un prestataire spécialisé dans l’archivage numérique. Cette option est particulièrement adaptée aux :
- Concessionnaires automobiles ;
- Experts-comptables ;
- Promoteurs ;
- Notaires ;
- Gérants de clinique ;
- Avocats.
Mais comme cité précédemment, la dématérialisation du courrier fait partie également des services proposés par une société de domiciliation. En choisissant cette option, il est alors conseillé de demander si elle compte parmi ses prestations.
En plus de louer l’adresse du siège social, les sociétés de domiciliation peuvent proposer effectivement des services complémentaires, tels que la :
- Gestion et la réexpédition de courrier ;
- Réception d’appels et de messages ;
- Mise à disposition d’une salle de réunion.
La réexpédition de courrier peut faire partie de l’abonnement d’un client. Mais la numérisation reste souvent un service optionnel que ce dernier est libre de souscrire ou non. Au moment de son inscription, il aura le choix d’en faire la demande que plus tard.
Lorsqu’il aura recours au service de dématérialisation, il pourra accéder à son courrier 24/7, à partir de son ordinateur, de sa tablette ou de son Smartphone. Des opérateurs se chargeront de trier, de scanner et de stocker toutes les lettres qui lui sont destinées, ce qui lui permettra en même temps de retrouver en quelques clics les documents importants.
FAQ
Pourquoi numériser un document ?
En numérisant un document, une personne obtiendra un fichier électronique à la place du support papier. La copie réalisée pourra être archivée et retrouvée à l’aide d’une recherche automatisée. En ayant recours à la numérisation, il n’est alors plus nécessaire de garder des documents physiques. Et la gestion administrative n’en sera qu’optimisée.
Que peut être l’impact du numérique sur l’emploi ?
Avec la digitalisation, un certain nombre de tâches peuvent être automatisées, ce qui bouleverserait la structure des emplois. En effet, le numérique risque d’entraîner un chômage technologique. Toutefois, il faut aussi savoir qu’il présente de sérieux avantages pour l’employeur parce qu’il réduit le taux d’absentéisme, en rendant le travail beaucoup plus flexible.
Qu’est-ce que la numérisation apporte dans le monde du travail ?
La robotisation des données permet de se passer du travail d’un secrétaire, ainsi que celui de certains opérateurs de production. Elle optimise la performance des collaborateurs. De plus, elle donne la possibilité de bénéficier d’un gain de temps considérable dans l’organisation et favorise une communication plus simple entre différents services.
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Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 16/06/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Merci sam la compréhension est facile
Bonjour, merci pour votre réponse.