La gestion d’une association

La gestion d’une association

La gestion d’une association loi 1901 est essentielle pour veiller au bon fonctionnement de celle-ci. Elle doit être assurée à divers niveaux : fonctionnement, gouvernance, comptabilité, formalités administratives, etc.

Différents membres sont ainsi chargés d’assurer la bonne gestion de l’association.

 

Gestion d’une association : que dit la loi ?

La loi du 1er juillet 1901 est un texte qui pose les grands principes inhérents au contrat d’association. Toutefois, ce texte de loi laisse une certaine souplesse aux membres de l’association en ce qui concerne son fonctionnement et sa gestion. Ce sont ainsi les statuts de l’association qui vont définir le mode de gestion de celle-ci.

Attention ! Il existe différentes formes d’association. Malgré la souplesse du texte du 1er juillet 1901, la loi oblige néanmoins certains types d’association à effectuer certaines formalités administratives, à l’instar de l’association caritative ou comme quand on créer une association étudiante.

 

Qui est concerné par la gestion d’une association ?

La gestion d’une association concerne différents membres de l’organisme en question. En particulier, elle est assurée par le bureau de l’association. Celui-ci se compose de plusieurs postes :

  • Le président, qui est généralement le représentant légal de l’association vis-à-vis des adhérents et des tiers. Le cas échéant, le président peut être assisté d’un vice-président auquel il pourra déléguer certaines tâches ou se faire suppléer si besoin ;
  • Le secrétaire général, chargé d’accomplir les différentes formalités administratives tout au long de la vie de l’association ;
  • Le trésorier, qui s’occupe notamment de la gestion comptable et fiscale de l’association.

Bon à savoir : Ce sont les statuts de l’association qui préciseront de façon exhaustive le rôle et les missions de chacun des membres du bureau.

Par ailleurs, peut être éventuellement nommé un conseil d’administration qui sera chargé de la gestion et de l’administration courante de l’association.

Enfin, bien que particulière sur le papier, les associations familiales fonctionnent sur le même plan.

 

La gestion administrative de l’association

La gestion administrative de l’association est l’un des piliers essentiels au bon fonctionnement de celle-ci.

Gestion administrative de l’association et formalités de création

Tout d’abord, selon le statut juridique de l’association, il convient d’effectuer certaines formalités administratives à la constitution de l’association. C’est notamment le cas de l’association déclarée qui nécessite une publication au Journal Officiel (JO).

L’association agréée, quant à elle, nécessite l’obtention d’un agrément de la part d’une autorité administrative. Cet agrément permettra notamment à l’association de percevoir des subventions et d’être exonérée de certaines cotisations sociales.

Gestion administrative de l’association : l’importance des assemblées générales

Pour assurer une bonne gestion de l’association, sont régulièrement organisées des assemblées générales. Comme dans tout type de sociétés (SCI, SARL, SAS, SASU), il existe deux types d’assemblées générales :

  • Les assemblées générales ordinaires (AGO) : en principe, ce sont les statuts qui définissent la périodicité des assemblées générales ordinaires. Ces dernières sont généralement tenues en fin d’année et ont notamment pour visée de présenter un bilan de fin d’année ainsi que le budget prévisionnel de l’année à venir ;
  • Les assemblée générales extraordinaires (AGE) : ces assemblées générales sont, quant à elles, organisées lors de la prise d’une décision importante pour l’avenir de l’association. Cela peut être par exemple la modification des statuts de l’association en cas de changement de siège social ou la dissolution de l’association.

Bon à savoir : Les conditions de tenue des assemblées générales ainsi que les règles de quorum et de majorité doivent être définies dans les statuts constitutifs de l’association.

Une fois l’assemblée générale d’association terminée, il convient de rédiger un procès-verbal (PV) d’assemblée générale. Les mentions du procès-verbal sont généralement définies dans les statuts de l’association ou, le cas échéant, dans le règlement intérieur.

Gestion administrative de l’association et organisation d’un évènement

Il convient également de se renseigner sur les formalités administratives à accomplir dans le cas où l’association souhaiterait organiser des évènements et/ou des manifestations publiques. C’est notamment le cas des associations sportives et associations culturelles.

Si l’association décide d’organiser un évènement dans un lieu privé, alors, en principe, aucune autorisation administrative n’est requise.

A contrario, si la manifestation doit avoir lieu sur la voie publique, alors les membres de l’association doivent au préalable effectuer une déclaration auprès de la préfecture ou de la mairie concernés.

Cette déclaration doit contenir des informations inhérentes à l’événement prévu telles que l’identité des organisateurs, le lieu de l’événement, le nombre de personnes attendues, etc. Dans certains cas, un service d’ordre pourra être mis en place afin d’assurer la sécurité de tous.

 

Gestion et vie quotidienne de l’association

Outre les formalités administratives que l’association doit accomplir au cours de sa vie, l’association doit également assurer une bonne gestion au quotidien. En particulier, les membres du bureau sont en charge de la gestion des adhérents.

Bon à savoir : Afin d’obtenir des financements, l’association peut prévoir une cotisation qui devra être payée par tous les membres de lors de leur adhésion. Cette cotisation n’est nullement obligatoire mais peut constituer une bonne source de financement pour l’organisme.

Il convient également de se tenir régulièrement informé des nouvelles législations en vigueur afin de mettre aux normes l’association. En particulier, depuis la mise en conformité au RGPD en mai 2018, les associations doivent veiller à mettre en conformité leurs statuts et leur règlement intérieur.

 

La gestion comptable et fiscale d’une association : comment ça marche ?

Gestion de l’association : l’ouverture d’un compte bancaire

À la constitution de l’association, les membres fondateurs doivent ouvrir un compte bancaire dédié aux recettes et aux dépenses effectuées par l’organisme.

L’ouverture d’un compte bancaire au nom de l’association est une formalité facultative mais qui reste toutefois vivement conseillée afin de veiller au bon fonctionnement et à la bonne gestion de l’association.

Pour ouvrir un compte bancaire dédié à l’association, plusieurs pièces justificatives vous seront demandées par l’établissement bancaire choisi :

  • Une copie des statuts constitutifs de l’association ;
  • Une copie de la déclaration en préfecture de l’association ainsi qu’une copie de la publication au Journal Officiel (JO) pour les associations déclarées ;
  • Une copie du procès-verbal attestant l’approbation des membres fondateurs de l’association pour ouvrir un compte bancaire ;
  • Une copie du procès-verbal désignant la personne habilitée à déposer les fonds sur le compte bancaire de l’association : il s’agira généralement du président de l’association.

Gestion de l’association et comptabilité

La loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association susvisée n’impose, en principe, aucune obligation en ce qui concerne la gestion comptable de l’association. Néanmoins, afin d’assurer une meilleure gestion de l’organisme en question, il est vivement recommandé de tenir sa comptabilité de façon rigoureuse.

En général, les statuts constitutifs prévoient que c’est le trésorier qui sera en charge de la gestion comptable de l’association comme par exemple le remboursement des frais kilométriques de l’association.

Dans une association, peuvent être tenus deux types de comptabilité :

  • Une simple comptabilité qui se traduit le plus souvent par la tenue d’un registre de dépenses et de recettes ;
  • Une comptabilité d’engagement, plus évoluée, qui nécessite notamment l’établissement des comptes annuels ainsi que la tenue d’un journal qui consigne toutes les dépenses et les recettes effectuées par l’association de façon chronologique.

Par exception, certaines associations ont l’obligation de tenir une comptabilité. Il s’agit des :

  • Associations reconnues d’utilité publique (RUP) ;
  • Associations exerçant une activité économique qui dépasse au moins deux des seuils suivants : 3 100 000€ de chiffre d’affaires, 1 550 000€ de bilan et/ou un minimum de 50 salariés ;
  • Associations bénéficiant de plus de 153 000€ de subventions par an ;
  • Associations ayant obtenu un agrément administratif.

Ces associations doivent obligatoirement tenir une comptabilité d’engagement telle qu’évoquée ci-dessus. Cela signifie que le trésorier devra produire tous les ans un bilan, un compte de résultat ainsi qu’une annexe.

Gestion de l’association : les obligations fiscales

La bonne tenue de la comptabilité de l’association permet également de déterminer l’assiette imposable de celle-ci. Par principe, une association doit être à but non lucratif. Cela signifie qu’elle ne doit pas rechercher le profit. Cette caractéristique implique certaines conséquences fiscales. En particulier, l’association peut être exonérée de l’impôt sur les sociétés (IS), de la cotisation foncière des entreprises et de la TVA.

Attention ! Les associations à but non lucratif mais réalisant des bénéfices issus d’une activité industrielle, commerciale ou non commerciale sont soumises à l’impôt sur les sociétés (IS). Les taux de l’IS sont en revanche réduits.

Par ailleurs, si votre association reçoit des dons, vous pouvez délivrer à vos donateurs un reçu fiscal leur permettant de bénéficier d’une réduction d’impôt.

Attention ! Avant d’effectuer un appel aux dons ou d’accepter les dons de mécènes par exemple, il convient d’obtenir au préalable une autorisation administrative auprès de la Direction départementale des finances publiques du lieu du siège social de l’association.

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