Quorum association : le guide complet

Quorum association : le guide complet

Le quorum d’une association désigne le nombre minimum de participants requis pour délibérer légalement lors des votes en assemblée générale. Généralement prévu par les statuts, celui-ci doit être vérifié à chaque réunion. En effet, son non-respect est susceptible d’impacter sur les prises de décision de l’association. Définition, mode de calcul ou encore processus de vérification, le point sur le quorum d’une association.

 

Qu’est-ce que le quorum ?

En faisant référence au droit, le quorum correspond à un nombre minimal de membres présents lors d’une assemblée garantissant la validité d’une délibération. Celui-ci est valable notamment pour les assemblées générales des associations.

Focus sur l’assemblée générale de l’association

Relativement simple, la création d’une association est encadrée par la loi du 1er juillet 1901. Privilégiant le principe de liberté contractuelle, ce texte de loi n’impose aucune règle concernant le fonctionnement de l’association. En effet, ce type de structure est encadré par les principes généraux du droit applicable aux contrats et obligations. Assimilée à une convention, aucune loi ne fixe ainsi de contrainte concernant la gestion interne de l’association.

De ce fait, les règles régissant l’organisation et le fonctionnement sont librement définies dans les statuts de l’association. L’organisation des assemblées générales figure parmi les points essentiels du fonctionnement démocratique de l’association loi 1901.

Bien que l’assemblée générale ne soit pas imposée par la loi du 1er juillet 1901, excepté en cas de dissolution de l’association ou mise en sommeil de l’association, la plupart y font appel. En effet, cet organe permet entre autres les prises de décisions collectives (modification des statuts, changement du président de l’association ou autres membres du bureau…).

Attention! Il est recommandée de rédiger un procès-verbal de changement de bureau d’une association.

Il faut savoir que le fonctionnement de l’assemblée générale d’une association s’articule autour de différents points :

À propos du quorum de l’association

La définition du quorum impacte sur la tenue de l’assemblée générale. En effet, il s’agit du pourcentage des membres de l’association dont la présence ou la représentation peut être imposée par les statuts pour que la délibération par les assemblées générales puisse avoir lieu.

Un quorum est défini en vue d’assurer la représentativité et l’autorité des assemblées générales. Il permet d’éviter les prises de décision par une petite partie des membres de l’association. La définition d’un nombre minimal de membres prenant part à l’assemblée permet ainsi de préserver la structure d’éventuels « coups d’État ».

Il faut savoir que de nombreuses associations privilégient l’expression du plus grand nombre de membres lors de la définition du quorum dans leurs statuts.

Différence entre quorum et majorité

Il faut savoir que le quorum d’une assemblée générale impacte sur la validité de la délibération lors des prises de décision de l’association. En revanche, relative au résultat, la majorité correspond au nombre minimal de voix devant être rassemblée par une proposition de vote pour assurer l’adoption de celle-ci.

Il faut savoir que l’absence de quorum implique l’impossibilité de procéder au vote. Dans le cas où le décompte du nombre des votants est effectué après le vote, le fait de ne pas atteindre le quorum exigé rend le résultat automatiquement invalide. Dans le cas où le quorum prévu dans les statuts est respecté, mais que la majorité n’a pas été atteinte, la procédure de vote demeure valable, mais le résultat est rejeté.

 

Assemblée générale d’association : calcul du quorum

Défini lors de la constitution de l’association dans les statuts suivant la décision des membres, le quorum est déterminé selon les besoins de la structure. Pour faire le calcul du quorum, il est possible de se baser :

  • Uniquement sur le nombre de membres physiquement présents.
  • À la fois sur le nombre de membres présents physiquement et le nombre de membres représentés par un autre membre. Dans ce cas, le vote par procuration doit être prévu par les statuts de l’association.

Il faut savoir que les membres prenant part à l’assemblée générale par voie de vidéoconférence sont considérés comme présents. À défaut de dispositions statutaires concernant ces éléments, ceux-ci doivent être édictés par le règlement intérieur de l’association.

À noter : en fonction des besoins des membres, le quorum de l’AG de l’association peut être fixé :

  • à un dixième ;
  • au quart ;
  • au tiers ;
  • à la moitié ;
  • plus de la moitié des membres de la structure.

Comme pour la convocation à l’assemblée générale, le quorum doit être défini en ne prenant en compte que les membres à jour de leur cotisation.

 

Y a-t-il un quorum minimum pour l’assemblée générale associative si aucun quorum n’est indiqué dans les statuts ?

Dans certains cas, les statuts de l’association peuvent ne pas prévoir de quorum. Dans ce cas, il convient de se référer aux dispositions réglementaires pouvant être prévues dans le cadre d’agrément. Cette vérification est valable pour les types d’associations agréées.

Dans le cas où aucune disposition réglementaire ou statutaire n’est mentionnée, aucun quorum minimum ou automatique ne peut être appliqué. En effet, la loi du 21 juillet 1901 ainsi que son décret d’application n’imposent aucune obligation inhérente au quorum.

 

Comment vérifier que le quorum est atteint ?

Pour que la délibération d’un vote lors d’une assemblée générale puisse être effectuée, il importe de vérifier si le quorum fixé dans les statuts est respecté. Pour cela, il est recommandé de prévoir une feuille de présence ou liste d’émargement.

Zoom sur la feuille de présence

Sous forme de tableau, cette liste doit indiquer les noms et prénoms des participants à l’assemblée générale de l’association ainsi qu’une partie destinée à la signature. Il faut savoir que les mandataires doivent préciser le nombre de voix qu’ils représentent. Les procurations sont ensuite annexées à la feuille de présence en mentionnant les noms et prénoms des membres absents.

À noter : les membres participant à l’assemblée par visioconférence peuvent aussi être inscrits dans la feuille de présence.

Grâce à la liste d’émargement, il est possible de vérifier et de prouver que les conditions de quorum ont été atteintes. Il faut savoir que le quorum doit être respecté pendant toute la durée de la réunion. Dans le cas où un membre décide de quitter la séance en cours, les conditions de quorum doivent demeurer remplies, même après son départ.

À noter : la feuille de présence permet aussi de définir avec certitude le nombre de membres présents nécessaire au décompte de la majorité dans le vote lors des prises de décision.

Que faire si le quorum n’est pas atteint ?

Dans le cas où les conditions de quorum ne sont pas remplies, il importe de s’en tenir aux dispositions prévues par les statuts. En effet, la plupart des associations prévoient la tenue d’une seconde assemblée générale quelques jours plus tard. L’ordre du jour sera le même que celui de la première réunion.

Généralement, un quorum plus faible doit être respecté. Dans certains cas, aucune condition de quorum n’est exigée lors de la seconde réunion.

En revanche, il faut noter que les règles de majorité restent les mêmes, que ce soit lors d’une première ou d’une seconde assemblée générale.

 

Quorum indiqué dans les statuts : quelles sanctions en cas de non-respect des règles statutaires ?

Les statuts encadrant le fonctionnement et l’organisation des associations, leur respect s’avère indispensable. Ainsi en cas de non-respect des dispositions statutaires lors de la tenue des assemblées générales, toutes les décisions prises sont susceptibles d’être annulées. Ces irrégularités peuvent concerner notamment les conditions de quorum, mais aussi d’autres points :

  • non-respect de l’ordre du jour ;
  • transgressions des règles limitant les mandats
À noter : les irrégularités au niveau de la procédure de convocation à la réunion sont aussi susceptibles d’entraîner l’annulation de toutes les décisions prises.

Au moment de rédiger les statuts de l’association, il est ainsi recommandé d’éviter d’y ajouter de multiples contraintes statutaires risquant de ne pas être respectées par les membres pour éviter les annulations de délibérations.

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