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L’approbation des comptes annuels d’une SCI

L’approbation des comptes annuels d’une SCI

La Société civile immobilière ou SCI, tout comme la SARL, la SAS, la SASU et les autres types de société, est tenue de déposer des comptes annuels auprès du greffe. En effet, le gérant de la SCI est dans l’obligation de rendre compte de la gestion de la SCI au moins une fois par an. Il doit présenter dans son bilan les bénéfices (réalisées ou prévisionnelles), les investissements et les pertes (encourues ou envisagées) qui ont marqué la société au cours d’un exercice. Ces comptes annuels doivent être par la suite approuvés avant d’être déposés au greffe.

Approbation des comptes en SCI : définition et intérêts

L’approbation des comptes en SCI est essentielle pour faire le point sur la rentabilité de la société. Il s’agit également d’une obligation légale à défaut de quoi le gérant engage sa responsabilité. C’est l’occasion pour le gérant et les associés de faire le point sur les bénéfices, les dépenses, les pertes, les investissements et bien d’autres décisions passées ou futures de la société.

Qui doit approuver les comptes ?

S’il appartient au gérant de la SCI de rendre compte annuellement de sa gestion, il revient aux associés d’approuver les comptes. Le gérant doit convoquer les associés de la SCI à une assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) dans les six mois qui suivent la date de clôture de l’exercice social qui a lieu au 31 décembre.

La convocation doit contenir l’ordre du jour de l’AGOA ainsi que les documents comptables que les associés doivent consulter au préalable. L’approbation ou le rejet des comptes doit être inscrit dans le PV de l’AG de la SCI.

Pourquoi approuver les comptes ?

Outre son caractère obligatoire, l’approbation des comptes doit être réalisée afin de faire le point sur la situation réelle de l’entreprise. Elle permet aussi d’assurer la crédibilité de la société auprès de ses parties prenantes (telles que les banques, les clients, et les fournisseurs), de ses investisseurs et de l’administration fiscale.

C’est l’occasion pour les associés ou actionnaires de se prononcer sur la gestion et la comptabilité de la SCI. En d’autres termes, l’approbation des comptes répond à des besoins de transparence économique.

Droits et obligations

L’obligation de tenue et d’approbation de comptes annuels diffère selon que la SCI soit soumise à l’impôt sur le revenu (IR) ou l’impôt sur les sociétés (IS).

Pour le cas d’une SCI soumise à l’IR, le gérant n’est pas tenu d’établir des comptes annuels. Toutefois, il est dans l’obligation de rendre compte annuellement de sa gestion aux associés (selon l’article 1856 du Code civil).

Si la SCI est imposée à l’IS, le gérant doit obligatoirement établir des comptes annuels, les faire approuver par les associés et les déposer au greffe du tribunal annuel de commerce une fois approuvés. Le non-respect de cette obligation engage la responsabilité civile du gérant de la SCI. Il encourt ainsi jusqu’à six mois d’emprisonnement et 9 000 euros d’amende.

Procédure d’approbation des comptes de la SCI

L’approbation des comptes doit suivre une procédure légale qui se fait en quatre étapes.

Étapes d’approbation

Le gérant de la SCI doit suivre à la lettre la procédure et toutes les formalités relatives à l’approbation des comptes, de la convocation à l’assemblée générale ordinaire annuelle au dépôt des comptes.

  • La convocation à l’assemblée générale ordinaire annuelle

Avant la tenue de l’AG, le gérant doit convoquer les associés. Il est plus judicieux d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette précaution permet en effet d’éviter d’être poursuivi pour manquement à l’obligation d’approbation des comptes dans le cas où un ou plusieurs associés ne se présentent pas à l’AG.

La procédure et le contenu de la convocation peuvent varier d’une SCI à l’autre, selon les clauses prévues dans le statut. En général, ce document doit être envoyé au moins deux semaines avant la tenue de l’AG.

Il convient d’accompagner la convocation des pièces suivantes afin que les parties prenantes puissent préparer leur intervention lors de l’assemblée :

  • les comptes annuels ;
  • le rapport de gestion ;
  • le texte des résolutions.

Dans le cas d’une SCI ayant une activité économique et en cas de dépassement de certains seuils, le rapport du commissaire aux comptes doit également être envoyé aux associés avec la convocation à l’AG.

  • La tenue de l’AG

C’est durant l’AG que les comptes annuels présentés par le gérant sont approuvés ou désapprouvés. Les associés donnent leur avis par rapport à la gestion de la société, votent l’affectation du résultat et décident de l’approbation, de la désapprobation ou de la modification des comptes. Le vote se fait à la majorité qu’il s’agisse de valider ou de rejeter les comptes sociaux.

Le refus d’approbation des comptes n’a pas de conséquence sur les activités de la société. En effet, le rejet des comptes annuels n’empêche pas la poursuite de l’exploitation. En revanche, les anomalies relevées par les associés doivent être ajustées.

C’est durant l’assemblée générale que les associés décident d’affecter le bénéfice ou la perte de l’entreprise aux réserves, au report à nouveau ou à la distribution de dividendes.

La bonne tenue de l’assemblée générale permet au gérant de se conformer aux dispositions légales en matière d’approbation des comptes et d’éviter les sanctions correspondantes au manquement à ces obligations.

  • La rédaction des documents

Après l’approbation des comptes sociaux vient la rédaction des documents nécessaires au dépôt des comptes annuels. Il s’agit du procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes.

Le PV est l’unique document pouvant attester de la bonne tenue de l’AG et ainsi de l’approbation ou du refus des comptes. Sa rédaction est obligatoire et constitue la dernière étape de l’approbation des comptes. Une fois rédigé, le procès-verbal doit être déposé auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend la SCI.

En amont de la convocation, de la tenue de l’assemblée générale et du dépôt des comptes annuels au greffe, le gérant doit avoir évidemment établi les comptes annuels et rédiger le rapport de gestion et les propositions d’affectations du résultat. Le rapport de gestion sert à offrir une estimation globale de la santé de l’entreprise.

Le rapport de gestion sert également d’appui pour les prises de décision dans le cadre du développement de la société, notamment par rapport à l’affectation du résultat. Il indique en outre le montant des dividendes à distribuer entre les associés en cas de bénéfices.

  • Le dépôt des comptes au greffe

Une fois le PV de l’AG rédigé, le gérant de la SCI (soumise à l’IS) dispose d’un mois pour déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dont il dépend. Il est possible de demander une prorogation auprès du tribunal de commerce afin de bénéficier d’un délai plus long pour le dépôt des comptes.

Le gérant doit transmettre au greffe les comptes sociaux annuels (bilan, comptable, annexes, compte de résultat) accompagnés du PV de l’AG, de son rapport de gestion et du rapport du commissaire aux comptes (s’il y a lieu).

Coût de la procédure

Le coût des formalités de dépôt des comptes est peu élevé. Il suffit de prévoir environ 50 euros de frais de greffe.

Les dépenses les plus importantes en matière d’approbation des comptes se situent en revanche au niveau juridique et comptable. En cas de recours à un expert-comptable ou à un avocat pour la production du bilan et l’établissement, les autres documents juridiques d’approbation des comptes peuvent coûter entre 300 euros et 1 000 euros.

Que se passe-t-il une fois les comptes approuvés ?

Après le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce, ce dernier fait mention de l’accomplissement des formalités relatives à l’approbation des comptes au bulletin des annonces civiles et commerciales ou BODACC. Les comptes de la SCI seront ainsi accessibles à toute personne sur le site infogreffe.fr à moins que le gérant n’ait effectué une demande de confidentialité des comptes.

Le gérant de la SCI peut demander de rendre les comptes de la société confidentiels à condition que certains critères d’éligibilité soient respectés. Pour prétendre à la confidentialité totale des comptes sociaux annuels, la société doit répondre aux critères suivants :

  • réaliser un bilan annuel inférieur à 350 000 euros ;
  • réaliser un CA inférieur en dessous de 700 000 euros ;
  • avoir 10 salariés au maximum.

La demande de confidentialité des comptes doit obligatoirement être adressée au greffe du tribunal de commerce par écrit et déposée en même temps que les comptes sociaux annuels.

Dans le cas où les comptes ne sont pas approuvés, il suffit au gérant de déposer au greffe un extrait du PV de l’AG mentionnant le refus d’approbation.

Les sanctions à la charge du dirigeant de SCI à défaut d’arrêté des comptes sociaux

La SCI étant tenue d’établir des comptes annuels, le non-respect de cette obligation entraîne une double sanction : civile et pénale.

Le non-dépôt des comptes annuels et des documents juridiques d’approbation des comptes est passible d’une amende allant de 1 500 euros à 3 000 euros (en cas de récidive). Le responsable peut être poursuivi devant le juge pénal jusqu’à un an après la date à laquelle il aurait dû déposer les comptes annuels sociaux.

En outre, à défaut d’arrêté des comptes et de dépôt auprès du greffe, le président du tribunal ou toute autre partie prenante peut sommer le dirigeant de la SCI de procéder au dépôt des comptes. À cela peut s’ajouter un ordre de payer des pénalités par jour de retard au trésor public.

En cas d’absence de réaction de la part du dirigeant, le président du tribunal est compétent pour lancer une enquête sur la situation économique et financière de la SCI. Il peut le cas échéant interroger divers organismes, y compris les administrations publiques et les organismes de prévoyance sociale. Il peut par ailleurs questionner les commissaires aux comptes et les représentants ou membres du personnel.

À l’issue de son enquête, le président du tribunal de commerce peut décider de :

  • Inciter le dirigeant à prendre des mesures préventives pour pallier les éventuelles difficultés de la société à continuer son exploitation ;
  • Lancer une procédure de liquidation judiciaire en cas de cessation de paiements.

Voir aussi: Logiciel de comptabilité SCICréez votre SCICréez votre SCI

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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andre
andre
avril 1, 2020 9:39

ce serait bien de toujours citer la source de droit; principe de légalité oblige

Thierry Hamot
août 8, 2020 11:53

Bonjour, Une banque a laissé passer le délai de prescription d’hypothèque d’une SCI enliquidation. (plus de 10 ans depuis la déchéance du prêt). Pour contourner le problème, la banque prend comme point de départ du délai de prescription, la décision unilatérale d’un usufruitier, occupant l’immeuble de la sci à titre gratuit, de renégocier le prêt. ( pas d’ag, pas de pv exigé par la banque, ni le gérant, ni les associés ne sont informés). Le gérant en liquidation personnelle a d’ailleurs complètement abandonné la gestion de la sci. y a-t-il moyen de contester cette pirouette de la banque? Avec mes… Lire la suite »