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La note de frais en comptabilité
Dernière mise à jour le 13/05/2025
En comptabilité, la note de frais est un document important pour la gestion de votre entreprise. Afin d’être valide, ce document doit mentionner plusieurs éléments relatifs à la dépenses (nature e la dépense, le montant, la date, etc.).
Qu’elle soit réalisée en interne ou par un expert-comptable, il est nécessaire de bien respecter les règles concernant l’établissement d’une note de frais. On fait le point avec vous.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais permet la gestion administrative et comptable de vos dépenses professionnelles en tant que chef d’entreprise ou celles de vos salariés.
Ce document permet ainsi au chef d’entreprise ou aux salariés de réclamer le remboursement d’une dépense réalisée dans le cadre de l’activité de l’entreprise.
En pratique, la note de frais permet de réclamer le remboursement certaines dépenses professionnelles :
- Frais de repas ;
- Frais de déplacement (titre de transport, billet de train, taxi, location de véhicule, etc.) ;
- Frais de logement (hôtel, réservation d’un logement, etc.) ;
- Frais kilométriques (usage d’un véhicule personnel dans l’intérêt de l’activité professionnelle).
Le service comptable se base sur ce document pour enregistrer les charges d’exploitation dans la comptabilité de la société et s’acquitter de sa dette envers le collaborateur.
De plus, l’employeur doit rembourser les notes de frais aux salariés et leur montant ne peut pas être déduit de la rémunération.
Ainsi, le contrat de travail ne peut pas contenir de clause prévoyant que les frais professionnels seraient pris en charge par le salarié.
Comment faire une note de frais ?
Afin de réclamer le remboursement d’une dépense professionnelle, il est nécessaire d’établir une note de frais. Les frais relatifs à une note de frais doivent impérativement avoir un caractère professionnel et ne peuvent par conséquent pas se reporter à des dépenses personnelles.
Ce document peut être établi sous format papier ou numérique.
Pour être valable, la note de frais doit mentionner les éléments suivants :
- La nature de la dépense ;
- Le montant de la dépense ;
- La date et le lieu ;
- Le montant de la TVA.
Dans le cadre d’une invitation d’un client au restaurant, vous devez, en outre, mentionner le nom du client ainsi que l’entreprise pour laquelle il travaille.
Ensuite, il est essentiel de bien identifier le type de dépense pour faciliter la catégorisation et ainsi la possibilité d’un remboursement de frais.
A ce stade, on distingue 5 types de dépenses :
- Les frais de repas ;
- Les frais de déplacement : billets, titre de transport, location de voiture, etc. ;
- Les indemnités kilométriques : dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels ;
- Les frais d’hébergement : frais d’hôtel, Airbnb dans le cas ù le collaborateur se situe à plus de 50 km de son domicile
- Tous les autres frais liés à des missions professionnelles mais qui ne rentrent pas dans les catégories précédentes.
Enfin, des justificatifs doivent être fournis en fonction des dépenses engagées :
- Pour les frais de repas : des tickets ou des factures de repas ;
- Pour les frais de déplacement : des billets, des titres de transport ou encore des factures ;
- Pour les indemnités kilométriques : une copie de carte grise et du détail du trajet effectué ;
- Pour les frais d’hébergement : des factures de l’hôtel ou du logement loué;
- Pour les autres frais : des justificatifs variés tel que des tickets de caisse ou des factures.
Comment rembourser les dépenses professionnelles ?
L’employeur peut décider du mode de remboursement des notes de frais. Les dépenses professionnelles peuvent être remboursées soit au forfait soit au réel.
Le remboursement au réel
Le remboursement sur base des frais réels consiste à verser au chef d’entreprise ou au salarié le montant exact des dépenses réalisées pour les besoins de l’activité de la société. Cette méthode nécessite de collecter tous les justificatifs pour effectuer la saisie comptable de la note de frais en comptabilité et procéder au remboursement.
Certains débours s’indemnisent obligatoirement selon le principe des frais réels, notamment les :
- Dépenses engagées par les travailleurs en situation de télétravail ;
- Frais pour l’utilisation d’appareils de nouvelle technologie à des fins professionnelles ;
- Dépenses de déménagement pour les employés en situation de mobilité professionnelle ;
- Indemnités compensatoires pour les salariés sous contrat avec des entreprises étrangères et envoyés en mission temporaire sur le territoire français.
Le remboursement au forfait
Lorsque l’entreprise choisit le remboursement forfaitaire, elle libère ses collaborateurs du poids de la collecte et de la gestion des factures liées à chaque dépense professionnelle. Néanmoins, elle doit être en mesure de justifier le caractère professionnel de ces débours en cas de contrôle, par exemple avec :
- Un échange par e-mail pour l’invitation de clients ou de partenaires à un repas d’affaires ;
- La note de frais validée par le supérieur hiérarchique ;
- Un extrait de la comptabilité de gestion qui démontre l’imputation des frais à un projet spécifique ;
- Une confirmation de rendez-vous et un calcul d’itinéraire depuis un site internet tel que Google Maps.
La majorité des sociétés encadrent le montant de ces frais au sein de sa politique de dépenses et se calque sur les taux et les barèmes annuels fournis par l’URSSAF.
Si l’entreprise décide d’instaurer une allocation forfaitaire supérieure aux limites établies par l’URSSAF, l’excédent correspond à un avantage en nature et se retrouve de fait soumis :
- Aux cotisations sociales pour l’employeur ;
- À l’impôt sur le revenu pour le salarié.
Par ailleurs, l’allocation forfaitaire ne s’applique qu’aux salariés de l’entreprise. Si elle n’est pas déterminée par un accord de branche ou une convention collective, elle fait l’objet d’une clause spécifique dans le contrat de travail.
Par conséquent, la réglementation interdit de rembourser forfaitairement les :
- Dirigeants qui relèvent du régime des travailleurs non salariés (TNS), comme les gérants majoritaires de SARL ;
- Gérants minoritaires de SARL ;
- Présidents directeurs généraux de SA ;
- Dirigeants de SAS, y compris le président.
Quels comptes utiliser pour comptabiliser les notes de frais ?
La saisie de la note de frais en comptabilité se pratique généralement au sein du journal des achats ou du journal des opérations diverses lorsqu’elle contient peu de dépenses. Pour les entreprises qui recourent à la comptabilité de trésorerie, l’enregistrement s’effectue directement dans le journal de banque.
Le compte de charges pour les frais de transport domicile-travail
L’employeur prend en charge 50 % des frais de transport entre le domicile du salarié et son lieu de travail. Ce montant apparaît sur la fiche de paie du travailleur et s’inscrit au débit du compte 647 « Autres charges sociales » dans le grand livre.
Les comptes de charges pour les autres frais
La note de frais en comptabilité s’enregistre dans les comptes de classe 6 du Plan Comptable Général et se ventile en fonction du type de dépense, par exemple :
- Les frais de transport du personnel s’imputent dans le compte 6251 « Voyages et déplacements » ;
- Les débours liés aux missions, à l’exception des frais de transport, se comptabilisent dans le compte 6256 « Missions » ;
- Les déjeuners d’affaires se saisissent dans le compte 6257 « Réceptions » ;
Pour faciliter le travail d’analyse des dépenses engagées par chaque collaborateur lors d’un exercice comptable, il s’avère préférable de créer des sous-comptes.
Les comptes à créditer
L’enregistrement de la note de frais en comptabilité nécessite en contrepartie de créditer au choix le compte :
- 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » ;
- 421 « Personnel – Rémunérations dues » ;
- 425 « Personnel – Avances et acomptes ».
- 108 « Compte de l’exploitant » ;
- 4551 « Associés – Compte courant ».
Comment enregistrer une note de frais en comptabilité ?
L’inscription de la note de frais en comptabilité consiste à :
- La saisir dans le journal comptable des achats ;
- Débiter les comptes de charges ;
- Débiter le compte de TVA déductible, le cas échéant ;
- Créditer le compte de dettes envers le chef d’entreprise ou le salarié.
La TVA sur les frais professionnels est-elle déductible ?
La société peut reporter la portion déductible des frais professionnels sur sa déclaration de TVA, dès lors qu’ils entrent dans le champ d’application et que le justificatif fourni remplit ces conditions :
- L’original est annexé à la note de frais ;
- Il est établi au nom de l’entreprise et comporte les mentions obligatoires, comme la raison sociale et l’adresse ;
- Il contient les mentions obligatoires pour rendre la TVA déductible.
Exemple de comptabilisation d’une note de frais
La remise d’une note de frais le 12 juin par un collaborateur qui comporte des frais d’hébergement pour 100 euros TTC et des frais de restaurant pour 60 euros TTC requiert l’enregistrement comptable suivant :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 625 600 | Frais d’hébergement | 100,00 | |
| 625 700 | Réceptions | 50,00 | |
| 445 660 | TVA déductible | 10,00 | |
| 467 001 | À rembourser au salarié | 150,00 |
Le paiement de la note de frais nécessite l’enregistrement d’une entrée comptable supplémentaire dans le journal de banque afin de solder le compte 467001.
Voici une courte vidéo vous expliquant clairement et simplement tout ce qu’il faut savoir sur les notes de frais.
Pourquoi utiliser un logiciel de note de frais ?
Pour un comptable, la gestion des notes de frais peut être une tâche longue et fastidieuse notamment en fonction du nombre de collaborateurs dans l’entreprise.
La dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages :
- Simplification de la gestion des notes de frais ;
- Eviter les erreurs telles que des erreurs de saisie ou de retranscription sur les logiciels de gestion et de comptabilité, des oublis concernant la TVA récupérable, la perte de justificatifs des notes de frais ;
- Réduction des dépenses (la gestion d’une note de frais papier représente un coût moyen de 50 euros) ;
- Gain de temps pour le salarié et l’employeur ;
- Remboursement plus rapide des dépenses.
Il existe plusieurs logiciels sur le marché selon les besoins de votre entreprise. Ces outils permettent faciliter la saisie des notes de frais.
FAQ
Quand faire une note de frais salarié ?
Conformément à la législation, le salarié dispose de 3 ans pour demander le remboursement des débours engagés pour les besoins de l’activité de l’entreprise à travers une note de frais. Néanmoins, l’employeur peut prévoir un délai beaucoup plus court au sein de la politique de dépenses. Au-delà de ce délai, il n’est plus tenu de restituer à ses collaborateurs les frais avancés.
A quoi sert le compte 625 ?
Le compte 6251 permet l'enregistrement des coûts liés aux déplacements professionnels des employés plus particulièrement s'agissant des moyens de transport.
Quelle est la différence entre le compte 604 et le compte 611 ?
Le compte 604 permet d'enregistrer les dépenses liées à des services externes directement intégrés dans le cycle de production de l'entreprise alors que le compte 611 permet la gestion des charges de sous-traitance qui concernent directement les besoins internes de l'entreprise.
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Dernière mise à jour le 13/05/2025
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.