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La gestion comptable : guide complet
Dernière mise à jour le 02/01/2024
La gestion comptable permet de contrôler les comptes d’une entreprise sans effectuer la moindre erreur. Elle aide ainsi l’entrepreneur à prendre les décisions les plus adaptées à la situation financière de la structure.
Le dirigeant a tout intérêt à suivre de près la comptabilité de l’entreprise pour mener à bien son travail. Les informations comptables lui permettent d’évaluer son investissement et de rester au courant de la baisse ou de la croissance des ventes tout au long de l’année.
La gestion comptable, qu’est-ce que c’est ?
C’est une tâche que le chef d’entreprise peut réaliser lui-même ou confier à un prestataire spécialisé dans le domaine. Elle implique une organisation rigoureuse, ainsi que :
- Des rapports financiers pertinents ;
- Un enregistrement précis des opérations ;
- Le respect des obligations fiscales ;
- Un suivi régulier de la trésorerie.
Définition
Il s’agit d’une tâche qui consiste à tenir une comptabilité générale de l’entreprise et à :
- Assurer la fiabilité des comptes ;
- Réaliser des procédures de contrôle.
Principes
La gestion comptable doit être assurée dans le respect des règles prévues par la loi, et avec bonne foi. Il faut qu’elle permette aux tiers d’avoir une image fidèle du patrimoine professionnel et du résultat de l’entreprise. D’autre part, il est impératif que les comptes reflètent bien la situation économique de cette dernière. À titre d’exemple, chaque opération annulée doit faire l’objet d’une justification.
Il convient de savoir que le service de gestion comptable a pour principale mission de tenir la comptabilité de l’entreprise. Celle-ci consiste surtout à s’assurer qu’elle soit à jour et conforme à la loi. D’autre part, il vaut mieux privilégier la comptabilité connectée afin de bénéficier de plus de sécurité.
Le service de gestion comptable se charge aussi de contrôler le budget. De même, la réalisation des inventaires est de son ressort. Cette mission revient généralement à faire un état des lieux afin d’estimer les points forts et de connaître les déficits qu’il convient de combler. Elle permet d’obtenir un véritable outil d’aide à l’amélioration de la performance de l’entreprise.
Quel rapport entre la gestion et la comptabilité ?
La comptabilité et la gestion sont deux processus complémentaires et étroitement liés. La première procure des informations sur les événements passés tandis que la deuxième permet de prendre des décisions selon des événements futurs.
Le gérant peut adapter ses prévisions en fonction des informations comptables. Elles lui permettent également de connaître la performance de l’entreprise. En tenant une comptabilité générale, il obtiendra une image globale de la situation économique. Celle-ci consiste surtout à enregistrer les sorties et les entrées d’argent, de manière chronologique.
En tenant une comptabilité auxiliaire, le gérant peut apprécier par ailleurs la solvabilité de l’entreprise. Sur le court terme, cette étude de la trésorerie sert d’indicateur d’équilibre entre les :
- Créances des clients ;
- Dettes des fournisseurs.
Et à partir de la comptabilité analytique, le gérant a la possibilité de mener une analyse plus détaillée de la rentabilité de l’activité, en fonction d’un service ou d’un produit. Les résultats de l’étude permettent de comparer les ressources et les coûts.
Quels sont les risques d’une mauvaise gestion comptable ?
En assurant une bonne gestion comptable, le dirigeant peut anticiper tout retard ou erreur. Celle-ci lui permet également d’améliorer la gestion de trésorerie de l’entreprise. Elle lui donne la possibilité d’évaluer et de réduire les risques financiers.
Une mauvaise gestion comptable risque de fausser les indicateurs de performance, comme le taux de marque, sur lesquels le dirigeant se base, ce qui présente une menace pour la santé financière de l’entreprise. En effet, il pourrait ne pas voir les failles et n’aura pas la possibilité de mettre en place des actions correctives.
Sans gestion comptable, il est impossible de planifier l’activité d’une entreprise sur le long terme. Pour mieux gérer la trésorerie, il est par exemple essentiel d’étudier les délais de paiement des clients et des fournisseurs.
En négligeant la gestion comptable, le dirigeant ne saura pas si les objectifs commerciaux sont atteints ou non. Il n’aura également aucune visibilité sur les leviers nécessaires à l’amélioration de la performance de l’entreprise.
Quelles sont les principales obligations comptables d’une entreprise ?
Tout entrepreneur a des obligations comptables à remplir. Elles peuvent varier selon la taille de la structure. En effet, les TPE n’ont pas à respecter les mêmes règlements que les grands groupes en matière de comptabilité.
Mais, certaines obligations sont communes à toutes les entreprises. Ces dernières sont tenues de :
- Réaliser un inventaire annuel à chaque fin d’exercice comptable ;
- Effectuer un enregistrement chronologique des opérations financières ;
- Établir des factures ;
- Établir des comptes annuels ;
- Conserver les documents comptables durant une dizaine d’années minimum.
Les entreprises de petite taille ont le choix de présenter leurs comptes annuels de façon simplifiée. Il s’agit des structures :
- Ayant en moyenne 10 employés permanents ;
- Faisant un chiffre d’affaires de 700 000 euros maximum ;
- Réalisant un bilan inférieur à 350 000 euros.
Le bilan d’une petite entreprise doit alors tout simplement indiquer les :
- Capitaux propres;
- Actifs corporels et financiers ;
- Actifs immobilisés incorporels ;
- Actifs circulants (créances clients, stocks, etc.)
- Provisions ;
- Charges et produits constatés d’avance ;
- Autres dettes.
Les micro-entrepreneurs, eux, bénéficient d’obligations comptables allégées. Ils ne sont pas obligés d’établir des comptes annuels ni de produire une liasse fiscale. Et selon leur situation, ils sont libres d’opter pour le régime de la franchise en base de TVA ou de renoncer au dispositif.
D’autre part, ils ne seront contraints d’ouvrir un compte bancaire professionnel que lorsque le montant de leurs chiffres d’affaires dépasse 10 000 euros pendant deux années de suite. Ils se trouvent tout simplement dans l’obligation de :
- Tenir un livre des recettes;
- Établir des factures.
Pour les entreprises de grande taille, il est obligatoire de réaliser un bilan annuel et d’établir un compte de résultat. Il s’agit des structures :
- Comptant plus de 300 employés ;
- Faisant un chiffre d’affaires supérieur à 18 millions d’euros annuels.
Les grands groupes doivent même présenter :
- Un rapport de gestion ;
- Des comptes consolidés.
Les grandes entreprises travaillent généralement en collaboration avec un expert-comptable. Elles lui confient surtout l’établissement des comptes annuels et du rapport de gestion. C’est aussi le seul professionnel vraiment habilité à vérifier que tout est en ordre.
D’autre part, il donne des conseils pertinents au dirigeant. Il se charge de mettre en place divers outils de gestion comptable au sein de l’entreprise, parmi lesquels on distingue :
- Le plan de financement ;
- Les ratios économiques ;
- Le ratio de rentabilité.
Comme cité précédemment, l’entrepreneur peut assurer la saisie des écritures comptables en interne avec l’aide d’un logiciel de comptabilité. Il a même le choix de s’en charger lui-même s’il dispose d’assez de temps pour s’atteler à la tâche. Il ne confiera à l’expert-comptable que :
- La mission de révision ;
- L’établissement des comptes annuels.
Par ailleurs, le professionnel pourra toujours assister le dirigeant dans la gestion :
- Comptable ;
- Financière ;
- Administrative.
Quels sont les principes comptables à respecter ?
Quelques principes comptables doivent être respectés lors de la tenue des comptes d’une entreprise afin d’éviter un certain nombre de difficultés juridiques et financières. Ce sont les fondements mêmes de la comptabilité.
Régularité
Le comptable doit respecter des règles spécifiques à la lettre lors de la tenue de la comptabilité d’une entreprise. La conformité des comptes avec la loi fait l’objet d’un contrôle périodique aussi bien en interne qu’en externe.
Sincérité
Le gérant doit faire appliquer toutes les règles de comptabilité avec bonne foi. Il est impératif qu’il puisse justifier chaque mouvement comptable. En effet, il faut que les comptes reflètent clairement la situation de l’entreprise à tout moment.
Image fidèle à la réalité économique de l’entreprise
Les informations comptables fournies aux tiers doivent toutes être pertinentes. Il est essentiel qu’elles donnent une image fidèle :
- Du patrimoine professionnel ;
- Du résultat ;
- De la situation financière de l’entreprise.
Quels sont les principaux documents comptables à établir ?
Le livre journal compte parmi les principaux documents comptables qu’une entreprise est tenue généralement d’établir. Il comporte les écritures comptables devant être enregistrées au quotidien de manière chronologique.
Dans le livre journal, chaque écriture comptable doit faire l’objet d’une justification, à l’aide d’une facture par exemple. Il faut également qu’elle soit classée dans le compte approprié. Pour se faciliter la tâche, il est préférable d’utiliser un logiciel de comptabilité lors de la réalisation de la tâche. L’outil permet en même temps de sécuriser les données et de faciliter leur enregistrement. Il donne aussi la possibilité d’identifier de manière rapide les éventuelles erreurs.
Le grand livre figure également parmi les principaux documents comptables. Il détaille les opérations se trouvant dans le livre journal dans chacun des comptes de l’entreprise. En effet, il les reprend en suivant le PCG. En utilisant un logiciel de comptabilité, le document sera créé de manière automatique.
De même, le livre d’inventaire fait partie des principaux documents comptables qu’il convient de connaître. En pratique, il doit être créé lors de l’inventaire annuel qui se réalise juste avant que l’exercice comptable prenne fin. Il répertorie en quantité et en valeur tous les passifs et actifs. En effet, il comporte les :
- Immobilisations financières ;
- Dettes fournisseurs ;
- Stocks ;
- Immobilisations incorporelles et corporelles.
Les comptes annuels figurent aussi parmi les documents principaux comptables. C’est également à la clôture de l’exercice comptable qu’ils doivent être établis. Ils contiennent trois documents comptables, à savoir :
- Le bilan comptable;
- Le comptable de résultat ;
- L’annexe.
Le bilan comptable présente les actifs et les passifs de l’entreprise tandis que le compte de résultat donne le moyen de calculer les résultats de cette dernière sur l’année écoulée, en faisant la différence entre les produits et les charges comptables.
Aussi, le compte de résultat permet de déterminer si l’activité de l’entreprise a généré une perte ou un bénéfice. Quant à l’annexe, elle regroupe des informations qui complètent celles des deux autres documents.
Comment assurer une bonne gestion comptable ?
Pour assurer une bonne gestion comptable, il est essentiel de tenir la comptabilité de l’entreprise régulièrement et de se servir d’un logiciel de comptabilité. Ce dernier permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais également d’éviter tout oubli. Il donne également la possibilité de repérer de manière plus facile et rapide les éventuelles erreurs commises lors de la réalisation de la tâche.
Il est tout aussi important d’effectuer un suivi et un contrôle des comptes afin d’être certain de l’exactitude des informations comptables dont on dispose. Si elles ne sont pas correctes, les prévisions du gérant de l’entreprise ne seront pas pertinentes. Les retards de paiement ne seront pas non plus anticipés comme il se doit.
Pour mener à bien la gestion de la trésorerie, il convient par ailleurs d’anticiper les risques financiers et d’évaluer la capacité de paiement de l’entreprise en s’informant sur les rentrées d’argent prévues, ainsi que le montant :
- Des liquidités disponibles ;
- Des chèques postaux ;
- Du solde de caisse ;
- Du solde du compte bancaire.
Notons que le principal moyen d’éviter des problèmes de trésorerie consiste à réduire le risque d’impayés et de retards de paiement. Il serait alors judicieux de mettre en place un contrat de prestation juridiquement valable et d’ajouter dans le document :
- Des pénalités de retard ;
- Une clause résolutoire.
Voici une vidéo pour mieux comprendre la comptabilité de gestion :
Comment rendre la gestion comptable plus simple ?
Pour assurer une bonne gestion comptable, il est nécessaire de posséder des connaissances en finance ou en comptabilité. Mais les novices peuvent recourir à diverses techniques pour simplifier les processus.
Automatisation de la saisie des données
Les factures de vente et d’achat représentant la majeure partie de la saisie comptable, il est recommandé de se servir d’une solution qui est en mesure de saisir de manière automatique les données devant être contenues dans ces documents.
En automatisant la saisie des informations, l’entrepreneur bénéficiera d’un gain de temps et d’énergie considérable. Pour rendre plus simple la gestion comptable, il est par exemple possible d’utiliser la technologie OCR qui les détecte et les retranscrit au format électronique.
Implication du comptable dans les prises de décisions
Le comptable est le professionnel le plus apte à aider le gérant à choisir la méthode adaptée pour :
- Calculer les taxes ;
- Enregistrer les transactions.
En utilisant la méthode adaptée pour rendre plus simple la gestion comptable, il avancera bien plus vite dans son travail. Il fera gagner du temps également au chef d’entreprise. Dans tous les cas, il est toujours avantageux de l’impliquer dans les prises de décision.
Il faut savoir qu’aujourd’hui, certains types de logiciels de comptabilité offrent à l’utilisateur la possibilité de se connecter en fonction de sa disponibilité et de ses besoins. Avant de prendre une décision, il peut alors par exemple consulter un indicateur ou vérifier un paiement depuis sa tablette ou son smartphone.
Synchronisation des données comptables et financières
En trouvant le moyen de synchroniser les données financières et comptables, le dirigeant de l’entreprise rendra plus simple la gestion comptable. En étant synchronisés, les interfaces et les logiciels peuvent fonctionner ensemble, ce qui permettra de créer des circuits de validation des informations transversales et avancées.
Il convient de noter que l’utilisation d’un logiciel de gestion comptable permet d’accéder à l’ensemble des données sur un seul outil. En même temps, elle donne la possibilité d’automatiser la saisie et le traitement des informations. Elle évite les ressaisies et accélère le calcul de la taxe sur la valeur ajoutée.
En se servant du logiciel, le dirigeant d’entreprise peut aussi facilement piloter la trésorerie. Il profitera également d’une solution automatisée intégrant des fonctions de télétransmission et la télédéclaration. Elles lui donnent le moyen de déclarer régulièrement la TVA en seulement quelques clics. Et quand l’exercice comptable prend fin, il aura la possibilité de transmettre de manière simple et rapide les documents synthèses (bilan, annexe et compte de résultat).
Grâce au logiciel de gestion comptable, il aura accès également à des indicateurs personnalisés lui donnant le moyen d’améliorer la performance économique de l’entreprise. L’outil permet aussi une indication rapide des opportunités, ce qui facilite en même temps la prise de décision.
Il est bon de noter qu’en utilisant l’outil, le dirigeant d’entreprise a accès aussi bien aux écritures comptables de l’année en cours qu’à l’historique des exercices écoulés. La sécurité des données compte également parmi les principaux avantages que celui-ci peut offrir.
FAQ
Quelle différence entre gestion et comptabilité ?
Ce sont deux processus bien distincts, mais complémentaires. Ils ont chacun toute leur place dans l’entreprise. En fournissant des informations sur les événements passés, la comptabilité reflète avec clarté la situation financière de cette dernière. La gestion, quant à elle, offre une vision d’avenir au dirigeant de la structure.
Comment mener à bien la gestion comptable ?
Pour mener à bien la tâche, il est conseillé de tenir régulièrement la comptabilité et d’utiliser un logiciel comptable. Il faut veiller à ne pas mélanger les comptes personnels et les opérations professionnelles. D’autre part, il convient de demander l’accompagnement d’un expert-comptable, surtout lors de l’établissement des comptes annuels. Soulignons qu’il est important de dresser un calendrier des opérations :
● Comptables ;
● Juridiques ;
● Sociales ;
● Fiscales.
Quelles sont les principales tâches du gestionnaire comptable ?
Comme l’indique son nom, le gestionnaire comptable a pour principale tâche de gérer la comptabilité de l’entreprise. Le professionnel prend en charge également la paie des salariés. Dans le respect des réglementations en vigueur, il est même en mesure d’établir les bilans et de préparer des budgets prévisionnels.
Devis d’expertise comptable
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Dernière mise à jour le 02/01/2024
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.
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Vraiment je vous remercie infiniment pour ce document ça m’a rendu beaucoup service dans ma vie quotidienne , force à vous pour la suite .
Bonjour et merci pour votre retour !