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Embaucher en tant qu’auto-entrepreneur

Embaucher en tant qu’auto-entrepreneur

Il est possible d’embaucher un salarié pour un auto-entrepreneur, mais quels sont les coûts financiers et administratifs de cette démarche ? La réponse dans cet article.

Un auto-entrepreneur peut-il embaucher un salarié ?

Théoriquement, un entrepreneur peut embaucher un salarié

Le statut d’auto-entrepreneur ne prévoit pas de contre-indication à l’embauche d’un salarié. En effet, il est théoriquement possible la personne qui souhaite devenir auto-entrepreneur d’embaucher un ou plusieurs salariés. Cependant, comme nous allons le voir, embaucher un salarié pour un auto-entrepreneur peut se révéler, dans la pratique, bien plus compliqué qu’espéré.

Il faut savoir que le statut de micro-entrepreneur a été créé en 2009, non pas afin de dégager une activité principale, mais bien une activité complémentaire, et dans une volonté de simplifier le processus de création d’entreprise.

Un statut limité par le chiffre d’affaires maximum autorisé

D’abord, gardez à l’esprit que le chiffre d’affaires d’un auto-entrepreneur est plafonné :

  • Pour les activités de prestation de services, ce plafond s’élève à 70 000€ ;
  • Pour les activités de commerce, le plafond est de 170 000€.

Ces plafonds limitent, de facto, l’embauche d’un salarié puisque l’activité de l’auto-entrepreneur est limitée.

Embaucher un salarié : un coût important pour l’entrepreneur

L’auto-entrepreneur ne peut pas effectuer de déduction de son chiffre d’affaires. Ainsi, il devra payer toutes les charges sociales correspondantes à son statut d’auto-entrepreneur sur son chiffre d’affaires total. S’il embauche un salarié, il devra donc en plus payer le salaire dudit salarié, ainsi que les charges patronales correspondantes à ce salaire. Il devra réaliser ces dépenses sur la somme restante de son chiffre d’affaires après paiement des cotisations sociales.

Prenons un exemple précis pour illustrer le coût d’un salarié sur le budget d’un auto-entrepreneur :

  • Si l’entrepreneur exerce une activité de prestations de service et que son chiffre d’affaires correspond au maximum autorisé, à savoir 70 000€, alors son revenu mensuel maximum sera d’environ 4500€ (après paiement des cotisations sociales). S’il décide d’embaucher un salarié au SMIC, avec une base 35h, le coût du salarié sera de 1616€ (en comptant les charges patronales). Ainsi, 1616€ des 4500€ du revenu mensuel sera destiné à la rémunération du salarié, soit 36% du revenu initial de l’auto-entrepreneur.

C’est pourquoi il est davantage conseillé de se tourner vers d’autres formes de statut juridique (une SARL ou EURL par exemple) si votre activité vous mène à employer d’autres personnes que vous-même.

Embaucher un salarié en auto-entrepreneur : les formalités à accomplir

Il existe des situations dans lesquelles l’embauche d’un salarié est une nécessité :

  • Si l’activité augmente sur le court-terme et sur une courte période. Il est effectivement possible que vous receviez un surplus de commande et que vous deviez ainsi faire face à une demande plus importante. Dans ce cas-là l’embauche d’un salarié en CDD ou d’un intérimaire est tout à fait envisageable (la procédure et les démarches à effectuer seront détaillées plus loin).
  • Si vous envisagez de changer de statut et par exemple, de passer du statut d’auto-entrepreneur à celui de SARL. Vous pourriez ainsi embaucher un salarié afin de voir comment votre structure fonctionnerait avec 2 personnes ou plus.

Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche

L’embauche d’un salarié demande d’effectuer des démarches un peu longues afin d’être en règle. Ainsi, il vous faudra faire la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Celle-ci permet de réaliser en une seule fois les étapes nécessaires à l’embauche d’un salarié :

  • L’immatriculation de votre auto-entreprise au régime de la sécurité sociale s’il s’agit de votre première embauche ;
  • L’immatriculation de votre salarié au régime général de la sécurité sociale, s’il s’agit de son premier emploi ;
  • La demande de rattachement au régime d’assurance chômage ;
  • La demande d’adhésion à la médecine du travail. Il vous faut choisir un centre de santé en fonction de votre situation géographique et de votre activité. Une fois le centre choisi, il vous faudra noter sur la DPAE le nom, le code et l’adresse du centre choisi ;
  • La demande pour votre salarié d’examen médical d’embauche.

De plus, votre salarié doit contacter sa caisse d’assurance maladie correspondante à son lieu de résidence afin de signifier le début de son emploi.

La DPAE doit obligatoirement être effectuée par l’employeur dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié. Ce dossier doit également être transmis à l’URSSAF dont dépend votre auto-entreprise.

La DPAE se déclare en ligne ou par courrier à l’URSSAF. Vous recevrez dans les 5 jours suivant la réception de votre dossier une réception d’accusation.

La tenue d’un registre du personnel

Par ailleurs, avec l’embauche de votre premier salarié, vous devez commencer la tenue d’un registre unique du personnel. Celui-ci doit comporter, pour chaque employé :

  • Les indications sur son identité ;
  • Les dates de son recrutement et de son départ ;
  • Le contrat de travail propre à chaque employé.
A noter : ces indications doivent être conservées par l’employeur pendant 5 années après la date du départ de l’employé.

Vous devrez également fournir chaque mois les bulletins de salaire propres à chaque employé.

Attention : ces documents sont encadrés par un cadre légal très stricte. Nous vous recommandons donc, soit d’acquérir un logiciel spécifique pour ce genre de documents, soit de vous attacher les services d’un expert ou cabinet comptable.

Des démarches plus faciles pour les auto-entrepreneurs

Toutefois, il existe d’autres démarches, simplifiées, pour les petites entreprises, dont les auto-entreprises.

Le Titre Emploi Service Entreprise

D’abord, vous pouvez utiliser la TESE (Titre Emploi Service Entreprise). Ce service a été mis en place afin de simplifier les démarches pour l’embauche d’un employé. Afin d’utiliser ce moyen, il vous suffit de vous connecter sur le site internet du service. Comme pour la procédure normale, vous devez effectuer la démarche 8 jours avant le début d’activité du salarié. Toutes les démarches et documents suivant sont alors réalisés automatiquement : la DPAE, le contrat de travail, le certificat de travail, la Déclaration sociale nominative (DSN), les formulaires destinés à Pôle-Emploi, les fiches de paie, les attestations à destination de la caisse des congés payés et les attestations fiscales pour les employés.

La sous-traitance à un autre auto-entrepreneur

Ensuite, vous pouvez sous-traiter à un autre auto-entrepreneur. Vous devez cependant vous assurer que ce dernier travaille pour d’autres entreprises que la vôtre. Dans le cas contraire, cela serait du salariat déguisé.

Bon à savoir : Il est possible d’engager un freelance pour des tâches ponctuelles.

Le portage salarial

Vous pouvez également vous renseigner sur les conditions de portage salarial. Dans ce cas, vous négociez le contrat directement avec l’employé (qui est le porté). Vous mandatez ensuite une entreprise qui s’occupe de toutes les formalités administratives et de tous les documents nécessaires à l’embauche d’un salarié. Cette voie a le bénéfice d’être très peu coûteuse en termes d’efforts administratifs.

L’intérim

Enfin, l’intérim reste une solution efficace, notamment lors de pics d’activité. Vous contactez une société d’intérim, qui s’occupe au préalable de sélectionner les profils, afin que celle-ci vous indique quel(le)s intérimaires lui semblent les plus adéquats afin de réaliser la mission. De même que la société de portage salarial, la société d’intérim s’occupe de tous les documents, y compris les bulletins de paie. Elle vous fournira juste une facture de prestation.

Un auto-entrepreneur peut-il embaucher un stagiaire ?

L’embaucher d’un stagiaire par un auto-entrepreneur est tout à fait possible dans sa structure. Comme toutes les autres entreprises, ce système est cependant soumis à quelques conditions.

Les conditions pour embaucher un stagiaire

Le stagiaire doit obligatoirement être scolarisé dans un établissement scolaire, de même que le stage doit pleinement s’inscrire dans le parcours pédagogique du stagiaire. Ainsi, ce stage doit lui permettre de valider une année d’étude. Attention, le stagiaire n’est pas un salarié, et à ce titre n’est pas en mesure d’effectuer les tâches propres à un salarié. La démarche du stage doit être une démarche d’apprentissage et de formation. Embaucher un stagiaire permet de préparer l’avenir de son auto-entreprise, car de ce stage pourrait découler une proposition d’embauche à la suite de ses études (et donc le changement de statut de l’auto-entreprise).

Afin d’engager un stagiaire, vous devez signer une convention de stage. Cette dernière doit également être signée par le stagiaire et par l’établissement scolaire dont il dépend. La durée maximum autorisée par la loi pour un stage est de 6 mois. De plus, vous êtes tenu d’avoir un registre des conventions de stage, qui comprend : la convention de stage de chaque stagiaire, une photocopie de sa carte vitale et la copie d’une attestation de responsabilité civile.

La gratification du stagiaire

Attention : on ne parle pas de salaire pour un stagiaire, mais de gratification.

Concernant la rémunération du stagiaire, celui-ci doit être payé lorsque son stage est supérieur à une durée de 44 jours à 7h par jour, soit l’équivalent d’une durée de 2 mois. Cette gratification ne doit pas être versée à la fin de la période de stage, mais mensuellement.

L’auto-entrepreneur doit-il payer des charges sociales lors de l’embauche d’un stagiaire ?

L’auto-entrepreneur n’a pas à payer de cotisations sociales lorsqu’il signe une convention de stage. Cependant, si vous décidez de gratifier votre stagiaire d’un montant supérieur au minimum légal, alors vous devrez payer à la CPAM, correspondant au domicile de votre stagiaire, les cotisations concernant les accidents du travail et les maladies professionnelles. De même, aucune démarche n’est à effectuer auprès de l’URSSAF ou auprès d’autres organismes.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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