Frais kilométriques d’association – Guide complet

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Les frais kilométriques d’une association loi 1901 permettent de rembourser les bénévoles qui donnent du temps à l’association. La hausse du prix du carburant et le coût d’entretien des véhicules peuvent devenir un frein à l’engagement associatif. Aussi le remboursement de ces dépenses liées aux véhicules permet au trésorier de l’association d’optimiser la trésorerie et d’impliquer les membres de l’association, bénévoles ou salariés. Quelles sont les conditions et les barèmes de déduction de frais kilométriques ? Comment les déclarer en 2018 ? Cet article synthétise tout ce qu’il faut savoir pour gérer correctement les frais kilométriques d’association.

L’engagement de frais kilométriques

Une association dispose rarement de véhicules de fonction. Aussi, très souvent, les bénévoles ou les salariés de la structure non-lucrative vont mettre leurs moyens de transport personnels au service des activités associatives.

Les dirigeants de l’association doivent toutefois vérifier que la personne dispose bien d’un permis de conduire valide, que les contrôles techniques obligatoires nécessaires ont été réalisés et que le véhicule est bien assuré. La plupart des assurances automobiles couvrent l’utilisation occasionnelle dans le cadre du bénévolat mais il est important de connaître exactement l’étendue des garanties, notamment en cas de vol de marchandises appartenant à l’association.

L’association peut souscrire également une extension de son assurance responsabilité civile pour couvrir l’utilisation des véhicules de particuliers. Les associations sportives seront très vigilantes sur le transport des enfants et devront vérifier les assurances de leurs salariés ou bénévoles.

Les indemnités kilométriques (salariés ou bénévoles)

Les frais engagés par les salariés dans l’utilisation de leurs véhicules peuvent être remboursés sur la base des indemnités kilométriques. Les bénévoles choisissent entre indemnités kilométriques et remboursement des frais réellement engagés avec justificatifs.

Le remboursement des frais kilométriques réalisés par les salariés ou les bénévoles d’une association doit s’effectuer sur la base du barème fiscal de remboursement des frais kilométriques réévalué chaque année.

Ce barème comprend la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses liées aux pneus et au carburant ainsi que l’assurance.

La déduction d’impôts (bénévoles uniquement)

Les bénévoles de certaines associations, dont les frais ne sont pas remboursés, peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu. Le détail est expliqué dans le bulletin officiel des impôts.

Le bénévole doit participer à la vie de l’association sans contrepartie ni avantage quelconques, en nature ou en espèces. Il doit être imposable à l’impôt sur le revenu puisqu’il peut bénéficier d’une réduction d’impôt et non pas d’un crédit d’impôt remboursable. Il doit avoir renoncé au remboursement de ses frais par l’association.

Les associations concernées sont celles reconnues d’intérêt général, avec un caractère culturel, éducatif, sportif, humanitaire, environnemental.

La gestion de l’association doit être rigoureuse et les dirigeants (le trésorier de l’association, le président..) conserveront tous les justificatifs de frais ainsi que le refus du bénévole de se voir rembourser ses dépenses. Chaque justificatif mentionne ce refus signé par le bénévole ainsi que l’objet de la dépense.

Concernant l’utilisation de son véhicule personnel, le bénévole peut opter pour une évaluation forfaitaire en fonction du barème kilométrique spécifique, à raison de 0,311 euro / km pour une automobile et 0,121 euro / km pour un deux-roues motorisé. Ce forfait est indépendant de la puissance du moyen de transport et du type de carburant utilisé et par conséquent différent du barème étudié au point 2 de cet article. C’est d’ailleurs un point étonnant de la réglementation fiscale : pour un même fait, un même déplacement réalisé dans le même but, deux barèmes très différents ont vocation à s’appliquer !

Les dépenses engagées par le bénévole et non remboursées constituent alors un don, qui donne un reçu fiscal de l’association à son bénévole, comme elle le fait pour tout donateur, selon le modèle cerfa 11580*03.

La réduction d’impôt varie selon la nature de l’association :

• 66% du montant des frais pour les associations reconnues d’utilité publique ;
• 75% du montant des frais jusqu’à 536 euros pour les organismes d’aides aux personnes en difficulté fournissant des repas ou un hébergement ou des soins et 66% au-delà de 536 euros.

Cette réduction d’impôt sur le revenu était très importante notamment pour les associations sportives où les déplacements se font chaque week-end. L’administration a donc exclu de cet avantage fiscal les sportifs, membres d’une association, lors de leur déplacements. Cela s’applique aux joueurs et non pas aux entraîneurs, éducateurs ou arbitres.

Barème de déduction 2018

Le « barème d’évaluation forfaitaire du prix de revient kilométrique applicables aux automobiles et aux deux-roues motorisés » est revalorisé en début d’année en prenant en compte le type et la puissance du véhicule, et le nombre de kilomètres parcourus.

Le barème 2018 de remboursement des frais kilométriques s’établit ainsi (D = distance parcourue):

• Pour les automobiles :

• Pour les cyclomoteurs (deux-roues motorisés de moins de 50cm3)

• Pour les motos (deux-roues motorisés de plus de 50cm3)

Quelques exemples :

• Un bénévole effectue 4000 km dans le cadre des activités de l’association pendant l’année 2018 avec une voiture de 5 CV : il peut déduire un montant de frais kilométriques égal à : 4000 x 0,543 = 2172 euros ;
• Un salarié d’association réalise 3000 km avec un petit scooter. Il peut déduire un montant de frais kilométriques égal à : (3000 x 0,063) + 412 = 601 euros ;
• Un bénévole fait 7000 km avec une moto de 6 CV : Il déduit un montant de frais kilométriques égal à : 7000 x 0,292 = 2044 euros.

Un simulateur de frais kilométriques est disponible sur le site officiel des impôts.

Dans quelle case déclarer les frais kilométriques ?

Sur la déclaration des revenus, les salariés et les bénévoles travaillant pour l’association, optent pour une déduction des frais professionnels réels. Pour cela, ils complètent les lignes 1 AK à 1 DK en portant le montant des frais. Puis il faut détailler les frais sur une note explicative à joindre à la déclaration. Chacun conservera soigneusement tous les justificatifs pendant 3 années civiles après leur paiement.

Les indemnités de remboursement des frais professionnels sont à ajouter aux lignes 1 AJ à 1 DJ de la déclaration de revenus, en tant que revenus annexes aux salaires.