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Frais kilométriques d’association

Frais kilométriques d’association

Les frais kilométriques d’une association loi 1901 permettent de rembourser les bénévoles qui accordent du temps à l’association. La hausse du prix du carburant et le coût d’entretien des véhicules peuvent devenir un frein à l’engagement associatif.

Ainsi, le remboursement des dépenses liées aux véhicules permet au trésorier de l’association d’optimiser la trésorerie et d’impliquer les membres de l’association, bénévoles ou salariés.

Le remboursement des frais kilométriques d’une association

Définition des frais kilométriques

Une association dispose rarement de véhicules de fonction. Très souvent, les bénévoles ou les salariés de la structure non-lucrative vont mettre leurs moyens de transport personnels au service des activités associatives.

Ainsi, le barème kilométrique permet aux salariés ou aux bénévoles de déduire leurs frais kilométriques selon un barème dédié. C’est un avantage fiscal accordé par l’administration.

Qui est concerné ?

Les salariés ou bénévoles concernés par le remboursement des frais kilométriques sont ceux disposant d’un véhicule personnel, utilisé dans le cadre de l’activité de l’association.

Toutefois, les dirigeants de l’association doivent vérifier que la personne dispose d’un permis de conduire valide, que les contrôles techniques obligatoires nécessaires ont été réalisés et que le véhicule est bien assuré.

L’association peut également souscrire une extension de son assurance responsabilité civile pour couvrir l’utilisation des véhicules de particuliers.

Bon à savoir : les associations sportives seront très vigilantes sur le transport des enfants et devront vérifier les assurances de leurs salariés ou bénévoles.

Quelles sont les différentes formes de remboursement des frais kilométriques ?

Le remboursement des frais kilométriques des bénévoles et salariés

Les frais engagés, par un salarié ou bénévole, dans l’utilisation de son véhicule personnel peuvent être remboursés sur la base des indemnités kilométriques.

Ces derniers choisissent entre :

  • le remboursement sur la base du barème des indemnités kilométriques ;
  • le remboursement sur la base des frais réellement engagés avec justificatifs.

S’ils choisissent le remboursement sur la base des frais réellement engagés, l’association est tenue de conserver les justificatifs des frais (péages, billets de train, nombre de kilomètres parcourus, etc).

En revanche, si le bénévole n’est pas en mesure de justifier le montant des dépenses relatives à l’utilisation de son véhicule personnel, les frais seront évalués selon un barème kilométrique. Ce barème comprend la puissance du véhicule et la distance annuelle parcourue.

La réduction d’impôts, réservée exclusivement aux bénévoles

Les bénévoles de certaines associations, dont les frais ne sont pas remboursés, peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu.

Le bénévole doit participer à la vie de l’association, sans contrepartie. Il doit être imposable à l’impôt sur le revenu, et ainsi bénéficier d’une réduction d’impôt. Il doit avoir renoncé au remboursement de ses frais kilométriques.

Les associations concernées sont notamment :

La gestion de l’association doit être rigoureuse et les dirigeants (le trésorier de l’association, le Président) conserveront tous les justificatifs de frais, ainsi que le refus du bénévole de se voir rembourser ses dépenses.

Concernant l’utilisation de son véhicule personnel, le bénévole peut opter pour une évaluation forfaitaire en fonction du barème kilométrique spécifique, à raison de 0,319 €/km parcouru pour une automobile et 0,124 €/km pour un deux-roues motorisé. Ce forfait est indépendant de la puissance du moyen de transport et du type de carburant utilisé.

Les frais engagés par le bénévole et non remboursés constituent un don au bénéfice de l’association. L’association délivre un reçu fiscal au bénévole, attestant du don pour bénéficier de la réduction d’impôt, selon le modèle Cerfa 11580*04.

La réduction d’impôt varie selon la nature de l’association :

  • 66% du montant des frais kilométriques pour les associations reconnues d’utilité publique ;
  • 75% du montant des frais kilométriques jusqu’à 546 euros et 66% au-delà de 546 euros, pour les organismes d’aides aux personnes en difficulté fournissant des repas, un hébergement ou des soins.

Quel est le barème des frais kilométriques ?

Le barème de remboursement des frais kilométriques est applicable tant aux salariés qu’aux bénévoles. Il est réévalué en début d’année, en prenant en compte la puissance du véhicule, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Un arrêté du 26 février 2020 est venu fixer le barème forfaitaire permettant l’évaluation des frais kilométriques. Ainsi, le barème de remboursement des frais kilométriques, pour 2020, s’établit ainsi (D = distance parcourue) :

  • Pour les automobiles :
Puissance administrative Jusqu’à 5000km De 5001 à 20 000 km Plus de 20 000 km
Moins de 3 CV D x 0,456 (D x 0,273) + 915 D x 0,318
4 CV D x 0,523 (D x 0,294) + 1147 D x 0,352
5 CV D x 0,548 (D x 0,308) + 1200 D x 0,368
6 CV D x 0,574 (D x 0,323) + 1256 D x 0,386
Plus de 7 CV D x 0,601 (D x 0,34) + 1301 D x 0,405
  • Pour les cyclomoteurs :
Jusqu’à 3 000km De 3 001 à 6 000 km Plus de 6 000 km
D x 0,272 (D x 0,064) + 416 D x 0,147
  • Pour les motos :
Puissance administrative Jusqu’à 3000km De 3001 à 6000 km Plus de 6000 km
1 ou 2 CV D x 0,341 (D x 0,085) + 768 D x 0,213
3, 4 ou 5 CV D x 0,404 (D x 0,071) + 999 D x 0,237
Plus de 5 CV D x 0,523 (D x 0,068) + 1365 D x 0,295

Exemples :

  • Un bénévole effectue 4 000 km dans le cadre des activités de l’association pendant l’année, avec une voiture de 5 CV : il peut déduire un montant de frais kilométriques égal à : 4 000 x 0,548 = 2 192 euros ;
  • Un salarié d’association réalise 3 200 km avec un petit scooter. Il peut déduire un montant de frais kilométriques égal à : (3 200 x 0,064) + 416 = 620,8 euros ;
  • Un bénévole fait 7 000 km avec une moto de 6 CV. Il déduit un montant de frais kilométriques égal à : 7 000 x 0,295 = 2065 euros.

Un simulateur de frais kilométriques est disponible sur le site officiel des impôts.

Bon à savoir : sur la déclaration des revenus, les salariés et les bénévoles travaillant pour l’association, optent pour une déduction des frais professionnels réels. Pour cela, ils complètent les lignes 1 AK à 1 DK en portant le montant des frais. Puis il faut détailler les frais sur une note explicative à joindre à la déclaration. Chacun conservera soigneusement tous les justificatifs.

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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