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Infogreffe RBE : tout ce que vous devez savoir

Infogreffe RBE : tout ce que vous devez savoir

Depuis le 1er avril 2018, toute société, quelle que soit sa forme sociale (SAS, SARL, SASU, EURL, SCI…), doit procéder au dépôt d’un registre des bénéficiaires effectifs (RBE) auprès du greffe du Tribunal de commerce.

Le RBE permet d’informer l’administration des personnes exerçant un contrôle sur la société, qui peut se manifester de plusieurs manières :

  • Détention de strictement plus de 25% des droits de vote et/ou du capital
  • Détention d’un pouvoir de contrôle exercé de toute autre manière sur la société, au travers d’un groupe familial par exemple

Il est possible de déposer la déclaration des bénéficiaires effectifs sur le site des greffes de France, dénommé Infogreffe. La réalisation de cette formalité en ligne permet au représentant légal de gagner un temps précieux, bien qu’il soit nécessaire de remplir correctement le document afin de garantir son acceptation par le greffe.

Comment déposer le RBE sur Infogreffe ?

Le dépôt de la déclaration des bénéficiaires effectifs sur le site Infogreffe est relativement simple, et suit un certain nombre d’étapes :

  1. Cliquer sur l’onglet « Formalités au RCS »
  2. Choisir la rubrique « Registre des bénéficiaires effectifs »
  3. Charger la copie du document relatif aux bénéficiaires effectifs sur la page
  4. Payer le coût de la formalité grâce à une clé Certigreffe préalablement commandée auprès d’Infogreffe ou par authentification par SMS

Attention : le RBE devant être déposé auprès du greffe d’immatriculation de la société, certains greffes n’acceptent pas le dépôt en ligne. 2 options s’offrent alors au représentant légal afin d’effectuer le dépôt :

  • Déposer le document imprimé auprès du greffe
  • Envoyer le document au greffe par courrier

Quels documents déposer sur Infogreffe ?

Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) peut comporter plusieurs documents lors de sa déclaration, selon la situation de la société :

  • Formulaire DBE-S-1 : ce document comporte l’ensemble des informations relatives à la société, ainsi qu’à son premier bénéficiaire effectif. Il convient de cocher les cases correspondant à la situation de ce bénéficiaire.
  • Formulaire DBE-S-2 : ce document permet de déclarer des bénéficiaires effectifs supplémentaires.
  • Formulaire DBE-S-bis : ce document permet de décrire plus précisément l’un ou l’autre des critères de qualification des bénéficiaires effectifs déclarés. Un formulaire doit donc être associé à chaque bénéficiaire préalablement déclaré.

Lorsque la société choisit de déléguer la tâche de déclarer ses bénéficiaires effectifs à un prestataire comme LegalPlace, il sera toutefois nécessaire de joindre un pouvoir désignant nommément le mandataire.

Bon à savoir : le dépôt du RBE sur Infogreffe est une formalité payante dont le coût s’élève à 55.54€. Ce montant inclut les frais de dépôt d’acte ainsi que les émoluments du greffe.

Outre les éléments sus-mentionnés, aucun autre document ne doit être déposé. Le RBE est en effet établi sur la base de ces seuls formulaires qui recoupent en principe un nombre suffisant de données permettant aux greffes des Tribunaux de commerce d’effectuer un contrôle sur la véracité des informations déclarées.

A ce titre, la responsabilité de tenir et de mettre à jour le RBE incombe au greffe, sur la base des informations fournies par le représentant légal de la société à l’occasion de tout changement dans son contrôle et dans la situation des associés.

Quand déposer le RBE sur Infogreffe ?

2 délais différents s’appliquent aux sociétés quant au dépôt de la déclaration des bénéficiaires effectifs sur Infogreffe ou directement auprès du greffe :

  • En cas d’immatriculation avant le 1er août 2017 : le dépôt du RBE devait impérativement être effectué avant le 1er avril 2018, sous peine de sanctions.
  • En cas d’immatriculation après le 1er août 2017 : le dépôt du RBE doit intervenir au plus tard dans les 15 jours suivant la délivrance du récépissé de dépôt du dossier de demande d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est recommandé d’inclure ce document dans le dossier afin de faciliter les démarches.

Quelle réponse du greffe suite au dépôt du RBE sur Infogreffe ?

Une fois le dépôt de la déclaration des bénéficiaires effectifs effectuées, Infogreffe transmet directement le document au greffe compétent. Dès que les documents sont reçus, le compte Infogreffe de la société renseigne la mention « Reçue par le greffe ».

Le greffe concerné procède alors à l’examen de la déclaration, ce qui peut prendre plus ou moins de temps selon le lieu d’immatriculation de la société.

L’examen du dossier peut conduire à 3 types d’issues :

  • Validation
  • Rejet
  • Refus
Bon à savoir : la nature de la décision est notifiée par email, mais est également visible sur le compte Infogreffe de la société déclarante.

Validation par le greffe

Le greffe valide le dossier communiqué par la société déclarante dès lors qu’il constate que les informations reçues sont conformes à celles figurant dans l’extrait K-bis ou dans les statuts.

Il délivre alors un récépissé de dépôt du RBE ainsi que la facture correspondant au montant payé.

Rejet par le greffe

Le greffe rejette le dépôt du RBE dès lors qu’il constate que les informations renseignées dans le document sont incompatibles avec celles dont ils disposent.

Les causes de rejet sont généralement :

  • L’adresse personnelle d’un bénéficiaire effectif est non conforme avec l’adresse figurant sur l’extrait K-bis
  • La date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif est non conforme avec la date de signature des statuts lorsqu’il s’agit d’un fondateur
  • La répartition du capital d’une SCI ou d’une SARL entre les associés est non conforme aux informations figurant dans les statuts de la société
  • Certaines informations sont manquantes
  • La qualité de la copie du formulaire ne permet pas au greffe de déchiffrer correctement les informations

Afin de régulariser la situation, il convient de mettre à jour les informations correspondantes auprès du greffe du Tribunal de commerce qui procèdera aux modifications nécessaires sur l’extrait K-bis.

Bon à savoir : la société dispose généralement d’un délai de 15 à 30 jours pour régulariser sa situation auprès du greffe.

Refus du greffe

Le refus du greffe peut intervenir d’emblée en cas d’incohérences constatées avec les documents officiels de la société lorsqu’il n’a pas été procédé à la régularisation de la situation dans les délais légaux.

Quelles sanctions en l’absence de dépôt du RBE ?

Le représentant légal de la société qui omet de déposer sa déclaration des bénéficiaires effectifs, que la procédure soit réalisée sur Infogreffe ou directement auprès du greffe, s’expose à des sanctions pénales.

Par application de l’article L.561-49 du Code monétaire et financier : « Le fait de ne pas déposer au Registre du commerce et des sociétés (RCS) le document relatif au bénéficiaire effectif requis ou de déposer un document comportant des informations inexactes ou incomplètes est puni de 6 mois d’emprisonnement et de 7 500€ d’amende. »

Comment identifier les bénéficiaires effectifs à déclarer sur Infogreffe ?

Sont considérées comme bénéficiaires effectifs de la société toute personne remplissant au moins un des critères suivants :

  • Détention de strictement plus de 25% du capital
  • Détention de strictement plus de 25% des droits de vote
  • Exercice par tout autre moyen d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction ou sur l’assemblée générale de la société

Lorsque aucune personne ne remplit ces critères, le bénéficiaire effectif déclaré est le représentant légal de la société.

Bon à savoir : le site Infogreffe met à la disposition du public un document permettant d’identifier plus aisément les bénéficiaires effectifs de la société en fonction de sa structure et de la situation particulière de ses associés.

Dernière mise à jour le

Co-fondateur et DG de LegalPlace, Mehdi est ancien avocat au Barreau de Paris et diplômé du magistère DJCE. Il a exercé plus de 12 ans au sein de cabinets anglo-saxons et français en droit des sociétés, fusions-acquisition et capital investissement.

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