Infogreffe RBE : Tout ce que vous devez savoir

Infogreffe RBE : Tout ce que vous devez savoir

Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) est un registre obligatoire depuis le 1er avril 2018 pour toutes les sociétés (SAS, SASU, SARL, EURL, SA, SCI, SCM, EARL, etc.). Cette date limite s’appliquait aux sociétés immatriculées avant le 1er août 2017. Pour les autres, immatriculées après le 1er août 2017, la déclaration de bénéficiaires effectifs devait intervenir dans les 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise.

En pratique, les représentants légaux des sociétés (gérant de SCI ou de SARL, président de SAS, etc.) ont eu l’obligation de déposer au greffe un formulaire (seul ou avec des annexes) intitulé “document relatif aux bénéficiaires effectifs” pour effectuer leur déclaration de bénéficiaires effectifs.

La sanction du non dépôt du document relatif aux bénéficiaires effectifs (et donc de l’absence de tenue d’un RBE) est pénale. L’article L.561-49 du code monétaire et financier qui dispose en effet que : “Le fait de ne pas déposer au registre du commerce et des sociétés le document relatif au bénéficiaire effectif requis en application du deuxième alinéa de l’article L. 561-46 ou de déposer un document comportant des informations inexactes ou incomplètes est puni de six mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende.”

Le site internet infogreffe.fr, appartenant au GIE Infogreffe (regroupant les greffes des tribunaux de commerce de France) a ouvert la possibilité de déposer sa déclaration des bénéficiaires effectifs directement via son interface, avec un paiement des frais correspondant en ligne.
 

Comment fonctionne Infogreffe pour le RBE ?

Le fonctionnement du site d’Infogreffe en ce qui concerne le RBE est assez simple et ouvert à tous les représentants légaux des sociétés. Il suffit de cliquer sur l’onglet “Formalités au RCS” puis de choisir la rubrique “Registre des bénéficiaires effectifs” et de se laisser guider pour effectuer le dépôt.
Le dépôt à proprement parler est effectué en chargeant sur le site la copie du document relatif aux bénéficiaires effectifs signé par le représentant légal déclarant.
Une fois le chargement effectué, le déclarant sera invité à payer : il pourra le faire avec une clé “Certigreffe” qu’il aura préalablement commandée auprès d’Infogreffe, ou via une authentification par SMS.
Le déclarant sera alors invité à payer la somme de 55,54 € (intégrant les droits et les débours de greffe).

Attention : en ce qui concerne certains greffes de tribunaux de commerce ou certaines sociétés, le dépôt par Infogreffe peut ne pas fonctionner. La procédure de dépôt ne peut alors pas aboutir. Dans ces cas-là, il convient alors d’effectuer un dépôt physiquement en se déplaçant au greffe, ou plus simplement par courrier postal en envoyant les formulaires au greffe concerné accompagnés d’un chèque de 54,42€.

 

Que déposer sur Infogreffe pour le RBE ?

Les documents à déposer pour le RBE sont :

  • Le formulaire DBE-S-1 signé par le représentant légal de la société déclarante. Il concentre des informations relatives à la société déclarante, des information du premier bénéficiaire effectif de la société (ou du bénéficiaire effectif unique de cette dernière), ainsi que les cases à cocher précisant au titre de quel critère cette personne est bénéficiaire effectif (détention directe et/ou indirecte de plus de 25% du capital et/ou des droits de vote OU exercice par tout autre moyen d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction ou sur l’assemblée générale de la société OU, à défaut, qualité de représentant légal).
  • Un formulaire DBE-S-2 pour chaque bénéficiaire effectif supplémentaire
  • Un formulaire DBE-S-bis pour chaque bénéficiaire effectif ayant une détention indirecte du capital et/ou des droits de vote, ou exerçant pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction ou sur l’assemblée générale de la société : ce formulaire sert à décrire plus précisément l’un ou l’autre de ces deux critères de qualification du bénéficiaire effectif.

Aucun autre document ne doit être déposé : le RBE est tenu sur la base de ces seuls formulaires, recoupant en principe un nombre suffisant d’informations pour permettre aux greffes des tribunaux de commerce d’effectuer un contrôle d’informations déclarées et de tenir le RBE.

 

Que se passe-t-il pour le RBE après le dépôt sur Infogreffe ?

Une fois le dépôt du document relatif aux bénéficiaires effectifs effectué, Infogreffe transmet directement le document au greffe du tribunal de commerce concerné.
Dès que le greffe reçoit la déclaration, elle apparait sur le compte Infogreffe du déclarant comme “reçue par le greffe”.
Le greffe du tribunal de commerce concerné procède alors à son examen.
Le temps d’examen peut être plus ou moins long selon les greffes et les retards qu’ils ont accumulé dans les traitements des nombreux RBE déposés. Il ne faut donc pas être impatient.
L’examen par le greffe peut conduire à trois types d’issues : une validation, un rejet ou un refus. Toutes ces décisions sont en principe notifiées par e-mail et visible sur l’interface Infogreffe de la société déclarante. Il est donc important de bien vérifier sur sa boite e-mail les e-mails reçus d’Infogreffe ou de vérifier l’état d’avancement du dossier sur l’interface Infogreffe.
La “validation” par le greffe signifie que les informations reçues sont conformes à celles dont il dispose concernant la société (dans l’extrait k-bis et, le cas échéant, si la société est une SARL ou une SCI avec obligation de tenir à jour la liste des associés dans les statuts). Le greffe délivre alors un récépissé de dépôt du document relatif aux bénéficiaires effectif, ainsi que la facture correspondant au montant payé. Le prix du registre des bénéficiaires effectifs est encadré par la loi et peut changer en fonction de la voie par laquelle la procédure à été effectuée (en ligne ou par voie postale).
Le rejet par le greffe correspond à un rejet du dépôt avec, en général, un temps (15 jours ou 30 jours) laissé pour régulariser la situation et reprendre le dépôt pour le RBE. Le rejet du RBE intervient dans la majorité des cas lorsque les informations déclarées pour le RBE ne correspondent pas aux informations à la disposition du greffe et par exemple :

  • adresse personnelle d’un bénéficiaire effectif, par ailleurs dirigeant de la société, non conforme à son adresse personnelle telle que figurant sur l’extrait k-bis,
  • date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif non conforme à la date de signature des statuts (s’agissant d’un fondateur),
  • répartition du capital, pour une SCI ou une SARL, non conforme aux informations contenues dans les statuts de SCI ou de SARL,
  • Etc.

Selon le cas, il conviendra au déclarant de régulariser la situation en procédant à la mise à jour des éléments relatifs à la société auprès du registre du commerce et des sociétés (mise à jour du k-bis, des statuts, etc.).
Bien entendu, le déclarant s’exposera à un rejet en cas de formulaire incomplet (notamment si la date à laquelle une personne est devenue bénéficiaire effectif manque) ou si la qualité de la copie du formulaire signé déposé est trop mauvaise, le document étant alors illisible.
Le refus par le greffe peut intervenir d’emblée en cas d’incohérences constatées (ce qui est rare, les greffes opérant en général d’abord par un rejet), ou au terme du délai laissé après le rejet si aucune régularisation n’a été effectuée.