Le dépôt au greffe du registre des bénéficiaires effectifs : comment ça se passe ?

Le dépôt au greffe du registre des bénéficiaires effectifs : comment ça se passe ?

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Le registre des bénéficiaires effectifs est, pour rappel, un registre qui doit être tenu au greffe du tribunal de commerce du ressort du siège social de chaque société (qu’ils s’agisse de SAS, SARL, SA, mais également de SCI). La tenue de ce registre est obligatoire :

  • depuis le 2 août 2017 lors de la création de toute nouvelle société (création de SAS, création de SASU, création de SCI, création de SARL, etc.) ou dans les 15 jours suivant la réception du récépissé de dépôt du dossier d’immatriculation ;
  • à compter du 1er avril 2018 pour toutes les sociétés existantes créées avant le 2 août 2017 (donc ces sociétés doivent déposer leur déclaration de bénéficiaires effectifs au plus tard le 1er avril 2018)

Cette nouvelle obligation découle de normes européennes visant à lutter contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et le terrorisme. Elle force toutes les sociétés à déclarer les personnes physiques qui sont réellement derrière elles : leurs “bénéficiaires effectifs”.

Concrètement, il convient de remplir et déposer au greffe du tribunal de commerce un document sur les bénéficiaires effectifs, qui sont les personnes physiques “bénéficiaires effectifs” de la société. Ce dépôt doit être réédité à chaque événement justifiant une modification du registre des bénéficiaires effectifs.

A noter : cette démarche n’est pas gratuite.

 

Remplissage du registre des bénéficiaires effectifs

Le registre des bénéficiaires effectifs est complété en remplissant un document sur les bénéficiaires effectifs (qui sert ainsi de base à la création ou la mise à jour du registre des bénéficiaires effectifs d’une société).

Ce document se décompose en deux parties : l’une concernant la société et l’autre le bénéficiaire effectif de la société déclarante, étant précisé qu’un intercalaire supplémentaire doit être fourni pour chaque bénéficiaire effectif supplémentaire.

Informations concernant la société déclarante

Les informations concernant la société déclarante sont assez basiques. Il est demandé de préciser :

  • la dénomination sociale (raison sociale)
  • le numéro d’immatriculation (numéro RCS) qui est en fait le numéro SIREN de la société
  • le greffe du tribunal de commerce où la société est immatriculée
  • la forme juridique de la société (SAS, SASU, EURL, SCI, SARL…)
  • l’adresse complète du siège social

Informations sur l’identité du bénéficiaire effectif

Le registre des bénéficiaires effectif doit comporter les informations requises sur l’identité du bénéficiaire effectif :

  • la civilité
  • les nom, nom d’usage et pseudonyme
  • les prénoms
  • la date et le lieu de naissance
  • la nationalité
  • l’adresse complète

Informations sur les modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société

Le document d’information doit enfin préciser la date à laquelle le bénéficiaire effectif de la société l’est devenu, est les modalité de contrôle qu’il exerce sur la société.

Sur ce dernier volet, quatre options se présentent, de celle qui détermine la manière la plus évidente le contrôle à celle qui le détermine d’une manière plus subtile :

  1. la détention directe ou indirecte de plus de 25% du capital de la société
  2. la détention directe ou indirecte de plus de 25% des droits de vote
  3. l’exercice, par tout autre moyen, d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés ou actionnaires. Il faut ici préciser les modalités de contrôle
  4. le bénéficiaire effectif est le représentant légal de la société, car le bénéficiaire effectif ne peut être identifié selon aucun des critères mentionnés aux a) b) et c)

Concrètement :

  • Lorsqu’il s’agit d’une société avec associé unique (de type SASU ou EURL), il est évident qu’il convient de cocher les cases a) et b).
  • Dans la majorité des cas de sociétés à plusieurs associés ou actionnaires, les personnes physiques associée directes détenant plus de 25% du capital de la société seront concernées par les case a) et b).
  • Lorsqu’il existe des actions de préférence séparant les droits de vote et la quote-part sur le capital, alors, selon le cas, il faudra cocher alternativement les cases a) ou b), ou cumulativement les deux si les deux critères sont remplis.
  • En cas de détention du capital par des personnes morales, alors il faudra remonter jusqu’à la personne physique ultime et calculer la quote-part de capital et/ou de droit de vote dans la société.

Exemple : la société est détenue à 40% par une autre société qui elle-même est détenue à 70% par une personne physique. Cette personne détient alors indirectement 40% x 70%, soit 28% du capital de la société déclarante. Il s’agit donc d’un bénéficiaire effectif : les cases a) et b) sont à cocher, en détention indirecte.

  • Les associés personnes physiques détenant moins de 25% de capital ou de droit de vote ne sont pas pour autant par nature exclu du champ des bénéficiaires effectifs : il conviendra pour eux de vérifier dans les statuts (notamment les statuts de SAS qui peuvent présenter des aménagements divers et variés) et/ou dans l’éventuel pacte d’actionnaires ou pacte d’associés applicable si cette personne exerce un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés ou actionnaires. Une description des modalités de contrôle sera requise : cela revient à faire un résumé de la clause au titre duquel le contrôle est exercé. Se pose toutefois la question de la violation de la confidentialité pouvant exister au titre du pacte d’actionnaires ou d’un accord de confidentialité. On pourrait ici considérer qu’on ne peut pas opposer une telle obligation à l’exigence d’ordre public de déclarer les bénéficiaires effectifs d’une société.
  • Lorsqu’aucun des critères a), b) et c) n’est rempli (c’est le cas des sociétés dont le capital social est très dilué), alors on considère que le bénéficiaire effectif est le représentant légal de la société (président-directeur général de SA, président de SAS, gérant de SARL, gérant de SCI, etc.). Il est précisé que si le représentant légal est une personne moral, alors il faut déclarer la personne physique qui a la qualité de dirigeant principal.

Intercalaire supplémentaire pour chaque bénéficiaire effectif supplémentaire

Une société peut bien entendu avoir plusieurs bénéficiaires effectifs.

Il convient dans ce cas de joindre autant d’intercalaire relatif au bénéficiaire effectif qu’il y a d’autre bénéficiaires effectif et de les numéroter. Il conviendra également de déclarer dans le document principal combien d’intercalaires ont été joint.

 

Dépôt au greffe du document sur les bénéficiaires effectifs et coûts de dépôt

Le document sur les bénéficiaires effectifs composant le registre des bénéficiaires effectifs doit être daté et signé par le représentant légal de la société déclarante.

C’est ce document, le cas échéant accompagné de ses intercalaire, qui doit alors être déposé au greffe du tribunal de commerce.

Les greffes fournissent un modèle, mais il semble également être possible de déposer le document sur papier libre.

Cette formalité est obligatoire pour toutes les sociétés à immatriculer et  son coût est de 24,71€ (à ajouter aux 41,50€ de frais de greffe existant déjà pour l’immatriculation).

Cette formalité sera par ailleurs obligatoire à partir du 1er avril 2018 pour toutes les sociétés immatriculées avant le 2 août 2017 : le coût sera de 54,32€. On parle de “régularisation du registre des bénéficiaires effectifs”.

Attention : le fait de ne pas déposer de déclaration sur les bénéficiaires effectifs ou d’y reporter des informations fausses, incomplètes ou erronées, volontairement ou non, est puni de 6 mois d’emprisonnement et de 7500 € d’amende.

 

Mise à jour du registre des bénéficiaires effectifs

Bien entendu, les mouvements sur capital, en plus d’être répertoriés sur le registre de mouvements de titres de la société (pour les sociétés par actions telles que les SAS), devront être déclarés au greffe pour mise à jour du registre des bénéficiaires effectifs s’il y a lieu de le faire (c’est à dire si l’un des critères de a) à d) indiqué ci-avant est nouvellement rempli ou ne l’est plus.

Il sera vraisemblablement demandé aux société de déposer un nouvel intercalaire. en revanche, le coût de l’opération n’est à ce stade pas connu.

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