Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) : le guide (à jour 2018)

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Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) est une nouvelle formalité obligatoire à accomplir pour toutes les sociétés (existantes ou à créer). 

Pour toutes les sociétés créées après le 1er août 2017, la déclaration doit intervenir dans le cadre de la création de la société (notamment pour la création d’une SAS ou la création d’une SASU) ou dans les 15 jours suivant la réception du récépissé de dépôt du dossier d’immatriculation de la société.

Cela consiste à déposer un document relatif au bénéficiaires effectifs pour les sociétés existantes. Pour la création d’une société, cela consiste à déposer une pièce supplémentaire avec le dossier d’immatriculation de la société au greffe (obligatoire depuis le 1er août 2017).

Pour toutes les sociétés immatriculée avant le 1er août 2017, et notamment les SAS et même les SASU, il est obligatoire de déposer le document relatif aux bénéficiaires effectifs avant le 1er avril 2018 pour régulariser leur situation.

La déclaration de bénéficiaires effectifs en une infographie

Définition du registre des bénéficiaires effectifs

Le registre des bénéficiaires effectifs est un nouveau registre devant être tenu par les sociétés commerciales ou civiles permettant d’identifier quelles sont les personnes physiques qui exercent le contrôle effectif de la société.

Cette nouvelle règle est issue de la loi Sapin 2, transposée dans les articles L.561-46 et suivants du Code monétaire et financier, venant harmoniser le droit français avec la réglementation européenne.

Il s’agit de pouvoir identifier qui est réellement derrière une société, afin de pouvoir mieux lutter contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et le terrorisme, dont les rouages peuvent utiliser des sociétés écrans.

Les sociétés devront ainsi tenir un registre des bénéficiaires effectifs, afin qu’il puisse être mis à la disposition des autorités de police ou de renseignement financier dans le cadre de leur mission de contrôle ou d’enquêtes.

Définition du bénéficiaire effectif

Un bénéficiaire effectif se définit comme toute personne physique possédant, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote de la société (par exemple, le capital de la SAS peut être distinct des droits de vote s’il existe des actions de préférence) ou, à défaut, une personne qui exerce un contrôle sur les organes de direction ou de gestion de la société ou sur l’assemblée générale de ses associés ou actionnaires.

Une personne peut en effet, par exemple dans une SAS, avoir moins de 25% du capital ou des droits de vote, mais exercer un contrôle au terme des dispositions des statuts de SAS ou d’un pacte d’actionnaires.

Chaque société peut avoir un ou plusieurs bénéficiaires effectifs (il conviendra d’ajouter un intercalaire au document initial par bénéficiaire effectif supplémentaire).

En pratique, il est assez simple d’identifier les bénéficiaires effectifs dans certains cas et plus compliqué dans d’autres :

• En ce qui concerne les associés ayant plus de 25% du capital et/ou des droits de vote, ils seront clairement à déclarer comme bénéficiaires effectifs dans le registre des bénéficiaires effectifs.
• En ce qui concerne les associés personnes morales détenant plus de 25% du capital et/ou des droits de vote de la société déclarante, il conviendra d’aller chercher, parmi leurs associés directs ou indirects personnes physiques, ceux qui détiennent une quote-part de leur capital qualifiant une détention indirecte de la société déclarante supérieure à 25% (exemple : si un associé de la société déclarante est une société qui détient 40% du capital, et si l’une des associés de cette société est un individu détenant 80% de son capital, alors il détiendra indirectement 40% x 80%, soit 32% du capital de la société déclarante et devra donc être considéré comme un bénéficiaire effectif).
• En ce qui concerne les autres  personnes physiques associés  directs ou indirects de la société déclarante, il conviendra d’analyser les clauses des différents contrats existants (notamment les statuts de SAS qui peuvent présenter des aménagements divers et variés et/ou l’éventuel pacte d’actionnaires ou pacte d’associés applicable) pour vérifier si cette personne exerce un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés ou actionnaires.
• Si personne n’est identifié comme bénéficiaire effectif, alors il conviendra de déclarer le représentant légal de la société déclarante comme bénéficiaire effectif.

Sociétés concernées par le registre des bénéficiaires effectifs

Toutes les personnes morales immatriculées au registre du commerce et des sociétés sont concernées par l’obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs.

Il s’agit ainsi :

• des sociétés par actions : SA, SAS, SCA
• des sociétés commerciales de personnes : SARL, SNC, etc.
• des sociétés civiles : SCI (SCI familiales également)
• des associations loi de 1901 dès lors qu’elles sont immatriculées (voir le registre des bénéficiaires effectifs pour association)
• des organismes de placement collectif
• des GAEC

Formalité de dépôt relatives au registre des bénéficiaires effectifs lors de la création d’une société

Cette obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs s’accompagne d’une formalité obligatoire de dépôt au greffe du registre des bénéficiaires effectifs qui en pratique prend la forme du dépôt d’un document sur les bénéficiaires effectifs lors de la création d’une société, avec le dossier d’immatriculation devant être déposé au CFE.

Les sociétés devront remplir et déposer un “document relatif au bénéficiaire effectif” et ajouter un intercalaire par bénéficiaire effectif supplémentaire.

Cette formalité complémentaire s’accompagne d’un coût supplémentaire à payer au greffe du tribunal de commerce, à savoir 24,71€ à ajouter aux 41,50€ de frais de greffe existant déjà pour l’immatriculation, ce qui revient à une augmentation de près de 50% des frais de greffe.

Formalité de dépôt relatives au registre des bénéficiaires effectifs pour les sociétés existantes

Pour les sociétés immatriculées avant le 2 août 2017, la régularisation doit intervenir au plus tard le 1er avril 2018, date à laquelle la tenue du registre des bénéficiaires effectifs est obligatoire : en d’autres termes, toutes les sociétés sont obligées de déposer avant cette date au greffe un document de déclaration de leurs bénéficiaires effectifs qui sera équivalent au document à déposer actuellement pour les sociétés nouvellement créées.

Le coût de la formalité de régularisation sera de 54,42€, soit deux fois plus élevé que celui applicable aux sociétés nouvellement créées.

De la même manière, il conviendra de mettre à jour le registre dès qu’un événement justifiant la modification du registre des bénéficiaires effectifs intervient.

Contenu du registre des bénéficiaires effectifs

Le registre des bénéficiaires effectifs doit comporter les informations déclarées au greffe du tribunal de commerce dans le document obligatoire à déposer au greffe.

Ce document est mis à disposition par les greffes des tribunaux de commerce et comporte des champs à remplir et des cases à cocher afin de déterminer :

• l’identité de la société : dénomination sociale, forme sociale (SAS, SARLE, SCI, etc.), adresse du siège social, n° siren et mention du greffe dans lequel la société est immatriculée ;
• l’identité du bénéficiaire effectif : nom, prénoms, nom d’usage, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle ;
• les modalités de contrôle, à savoir l’information sur le fait de savoir si le bénéficiaire effectif dispose, directement ou indirectement, de plus de 25% du capital de la société, de plus de 25% des droits de vote ou “par tout autre moyen, d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés ou actionnaires” ;
• date à laquelle la personne concernée est devenue bénéficiaire effectif de la société concernée

Sanction du non dépôt du registre des bénéficiaires effectifs

La nouvelle obligation de déposer au greffe du tribunal de commerce un document relatif au bénéficiaire effectif s’accompagne d’un dispositif de sanctions pénales en cas de non respect : le fait de ne pas déposer de déclaration ou d’y reporter des informations fausses, incomplètes ou erronées, volontairement ou non, est puni de 6 mois d’emprisonnement et de 7500 € d’amende.

Modèle gratuit de document relatif aux bénéficiaires effectifs à déposer

Le registre des bénéficiaires effectifs est-il un document public ?

Le registre des bénéficiaires effectifs n’est pas un document ouvert au public en libre consultation (comme le sont les statuts de la société par exemple). Seules certaines catégories de personnes bénéficient d’un droit de communication par le greffe.

Il s’agit :

– du représentant légal de l’entité concernée

– des entités listées par l’article R.561-27 du CMF

– des entités assujetties à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme

– de toute personne justifiant d’un intérêt légitime, sur ordonnance rendue par le juge commis à la surveillance du registre du commerce.