Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) : le guide complet

Le registre des bénéficiaires effectifs doit obligatoirement être établi, depuis 2017, au moment de l'immatriculation de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2023, tous les bénéficiaires effectifs des sociétés commerciales et civiles doivent être déclarés auprès du guichet unique sur le site de l’INPI qui transmet le dossier aux organes administratifs et juridiques compétents. Faire ma déclaration de bénéficiaires effectifs en ligne Qu'est-ce qu'est le registre des bénéficiaires effectifs ? La loi Sapin II sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique en date du 9 décembre 2016, vient imposer la tenue d'un registre des bénéficiaires effectifs (RBE). L'objectif de cette loi et de la directive européenne du 20 mai 2015 est d'harmoniser la réglementation européenne pour lutter contre le blanchiment d'argent. Ainsi, depuis lors toute personne morale immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés) doit procéder au dépôt du registre de ses bénéficiaires effectifs dès sa création. Un tel registre est un document transmis au greffe du tribunal de commerce permettant d'identifier toute personne physique exerçant directement ou indirectement un contrôle significatif sur la personne morale. Un tel contrôle peut se manifester de différentes manières. Qui sont les bénéficiaires effectifs inscrits sur le registre ? Un bénéficiaire effectif est une personne physique associée qui rempli une des conditions suivantes : Détient, directement ou indirectement, plus de 25% des droits de vote ou du capital de la société ; Dispose d'un pouvoir de contrôle sur la société par tout autre moyen, notamment en ce qu'elle peut nommer ou révoquer la majorité de membres des organes de directions. La détention du capital et/ou des droits de vote Le registre des bénéficiaires effectifs doit mentionner l'identité de chaque personne physique détenant plus de 25% du capital social et/ou des droits de vote. La détermination des titres de participation dans la société peut être : Directe : la personne physique est un associé de la société ; Indirecte : la personne physique détient de participations grâce à une entité qu'elle contrôle et qui est associée de la société. En règle générale, le bénéficiaire effectif détient la même proportion de capital et de droit de vote. En revanche, les pourcentages peuvent également être différents, notamment en cas de démembrement de SCI ou lorsque la personne physique est titulaire d'actions de préférence dans une SAS assortie de droits de vote multiples. Le pouvoir de contrôle sur la société Le contrôle sur la société peut également intervenir d'une manière différente que la détention d'une partie de capital social ou des droits de vote. En effet, la conclusion d'un pacte d'actionnaires ou d'associés peut donner à certains associés n'atteignant pas le seuil de participation, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion ou de direction de la société. Ce document extra-statutaire permet d'organiser les relations entre les associés en leur laissant une grande liberté contractuelle dans la rédaction des clauses. Ainsi, si les 2 critères évoqués ci-avant ne sont pas remplis alors il s’agit alors de la personne ou des personnes qui représentent légalement la société (gérant, président, etc.). A noter : Quand le représentant légal est une personne morale, le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques qui représentent légalement cette société. Comment créer le registre des bénéficiaires effectifs ? La création du registre des bénéficiaires effectifs s’effectue au moyen du formulaire DBE-S-1 qui comporte le rappel des éléments d’identification de la société ainsi que les informations relatives au premier bénéficiaire effectif. Ce formulaire peut également être complété par l’intercalaire DBE-S-2 qui permet de déclarer chaque bénéficiaire effectif additionnel. Bon à savoir: lorsqu'un bénéficiaire effectif exerce un contrôle sur la société par un autre moyen que par la détention d’une part significative du capital social ou de droits de vote, il faut alors détailler les modalités de contrôle dans l’intercalaire DBE-S-bis. Le modèle de registre des bénéficiaires effectif (gratuit) peut être utilisé pour procéder à la déclaration. Ainsi, les informations demandée pour créer le registre des bénéficiaires effectifs sont les suivantes : Nom ; Prénoms ; Nom d’usage ; Date et lieu de naissance ; Nationalité ; Adresse personnelle ; Modalité de contrôle ; Date à laquelle la personne concernée est devenue bénéficiaire effectif. Attention : Il faut être vigilant au fait que les informations renseignées soient similaires à celles figurant sur l’extrait Kbis de la société. Si tel n’est pas le cas, le greffe rejettera le dépôt, ce qui contraindra la société à déposer un nouveau document. Qui doit publier la déclaration des bénéficiaires effectifs ? Cette obligation d’établir et de déclarer un RBE incombe à toute personne morale qui fait l’objet d’une immatriculation au RCS. Les personnes morales concernées sont donc les suivantes : Les sociétés par actions : SAS, SASU, SA, SCA , SARL; Les sociétés commerciales de personnes : SARL, EURL, SNC ; Les sociétés civiles : SCI de tout type (SCI familiale, SCI professionnelle, SCCV) ; Les associations loi 1901 : la déclaration des bénéficiaires est obligatoire si elle est immatriculée ; Les organismes de placement collectif ; Les groupements agricoles d’exploitation en commun (GAEC). Voici un schéma récapitulatif des différentes structures concernées par la déclaration des bénéficiaires effectifs. Comment déclarer les bénéficiaires effectifs ? Les bénéficiaires effectifs peuvent être déclarés à plusieurs stades de la vie de la société, à savoir : Lors de la création ; Au cours de la vie de la société pour une modification. La déclaration lors de la création de la société En règle générale, la déclaration des bénéficiaires effectifs à lieu lors de la création de la société. A compter du 1er janvier 2023, cette déclaration est faite auprès du guichet unique sur le site de l'INPI. A cet instant, des informations concernant la société et les bénéficiaires seront demandées. Ainsi, pour la société, vous devez communiquer : Sa dénomination ou sa raison sociale ; Sa forme juridique; L'adresse de son siège social ; Son numéro unique d'identification. Et concernant les bénéficiaires effectifs, seront demandés : Les noms, noms d'usage, pseudonymes et prénoms ; Les dates, lieux de naissance et nationalité ; Les adresses personnelles ; La nature et les modalité du contrôle exercé sur la société ainsi que l'étendue de ce contrôle ; La date à laquelle ils deviennent bénéficiaires effectifs de la société. La modification en cours de vie sociale En cas de changement dans les bénéficiaires effectifs de la société en cours de vie sociale, une demande d'inscription modificative doit être réalisée. Par exemple, une changement peut résulter des situations suivantes : L'émergence d'un nouveau bénéficiaire effectif suite à la modification du capital social de la société ; Un changement dans les informations concernant un bénéficiaire effectif actuel ( comme un changement de nom, un changement d'adresse, etc.). Le bénéficiaire effectif qui voit sa situation évoluer dispose de 30 jours à compter du changement pour solliciter une inscription modificative. Cette dernière s'effectue auprès d'Infogreffe et à terme via le guichet unique sur le site de l'INPI. 🔎 Zoom : pensez à LegalPlace afin de répondre à votre obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs de votre société. Il vous suffit de remplir le formulaire mentionnant les bénéficiaires effectifs de votre société directement en ligne. Il faudra ensuite joindre les pièces justificatives demandées pour que notre équipe puisse traiter votre dossier dans les plus brefs délais. Quelles personnes peuvent consulter le registre des bénéficiaires effectifs ? La majeure partie des informations contenues dans le registre des bénéficiaires effectifs sont publiques et accessibles gratuitement. En revanche, seules certaines personnes peuvent avoir accès à toutes les données renseignées pour des raisons de confidentialité des données, à savoir : La personne morale déclarante ; Les magistrats ; Les agents des douanes ; Les agents de la direction générale des finances publiques ; Les enquêteurs de l'autorité de marchés financiers ; Les professionnels tenus d'une obligation de lutte contre le blanchiment d'argent. Combien coûte le dépôt de la déclaration des bénéficiaires effectifs ? Le coût pour le dépôt du registre des bénéficiaires effectif varie selon qu'il s'agisse d'une première déclaration ou d'une déclaration modificative. Pour une première déclaration Le coût pour une première déclaration des bénéficiaires effectifs s'élève à 21,41€, à régler directement sur le site du guichet unique. Pour une déclaration modificative En revanche, effectuer une déclaration modificative ou complémentaire coûte 43,35€. Voici une courte vidéo vous expliquant clairement et rapidement comment réaliser la déclaration des bénéficiaires effectifs de votre société. Quelles sont les sanctions en cas d'absence ou de fausse déclaration des bénéficiaires effectifs ? Puisque déclarer les bénéficiaires effectifs est une obligation légale, s'ils n’ont pas été déclarés ou si les informations déclarées sont fausses ou incomplètes, alors le président du tribunal de commerce peut demander à la société de régulariser la situation sous astreinte. Dans ce cas, la société est redevable de pénalités pour chaque jour qui passe entre la demande de régularisation et la régularisation effective. Par conséquent, si la société ne régularise pas la situation, la personne responsable de la déclaration encourt une amende de 7 500€ et 6 mois de prison. De plus, elle encourt aussi une interdiction de gérer (de 15 ans maximum) et une privation partielle de ses droits civils et civiques. A noter : ses sanctions en cas d'absence de déclaration des bénéficiaire effectifs s’appliquent aussi au bénéficiaire qui refuse de communiquer les informations nécessaires à sa déclaration. Là encore, ce dernier s'expose à une interdiction de gestion et à la privation partielle de ses droits civils et civiques. Enfin, la société déclarée responsable s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 37 500€ et aux peines suivantes : La dissolution de la société ; Un placement sous surveillance judiciaire d’une durée maximum de 5 ans ; A la fermeture définitive ou pour 5 ans maximum, d’un, plusieurs voire tous les établissements de la société ; L’exclusion des marchés publics de façon définitive ou pour une durée de 5 ans maximum ; Une interdiction définitive ou de 5 ans de faire une offre au public de titres financiers ou d’entrer en bourse ; Une interdiction pour 5 ans maximum d’émettre des chèques certifiés ou d’utiliser des cartes de paiement ; A l'affichage de la décision prononcée ou diffusion de celle-ci dans la presse écrite. Bon à savoir : conformément à l'article L.561-47-1 du code monétaire et financier, les personnes en charge de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme doit informer le greffe de toute divergence entre les bénéficiaires effectifs dont ils ont connaissance et ceux mentionnés dans le registre. FAQ