Le document relatif aux bénéficiaires effectifs

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Une directive du Parlement et du Conseil Européen du 20/05/2015 a rendu obligatoire une nouvelle formalité pour toutes les sociétés existantes ou en cours de création afin de lutter contre le blanchiment d’argent, le terrorisme et la fraude fiscale. Il s’agit de la déclaration des bénéficiaires effectifs. En France, la déclaration des bénéficiaires effectifs est à effectuer auprès des greffiers du Tribunal de Commerce du siège social de votre société. Mais à quoi correspond cette nouvelle obligation ? Quelles sont les formalités à remplir ? Et quel est le contenu de la déclaration des bénéficiaires effectifs ? LegalPlace vous dit tout.

 

À quoi correspond l’obligation de registre des bénéficiaires effectifs ?

Le registre des bénéficiaires effectifs est une nouvelle formalité obligatoire depuis le 1er août 2017 pour toutes les sociétés commerciales et civiles. Tenir un registre des bénéficiaires effectifs permet d’identifier les personnes physiques qui exercent un contrôle sur la société ainsi que de lutter contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et la fraude fiscale.

Le registre des bénéficiaires effectifs est une obligation issue de la loi Sapin 2. Cette obligation a été précisée par le décret 2017-1094 du 12 juin 2017, entré en vigueur le 1er août 2017.

Elle est aujourd’hui consacrée par les articles L561-46 et suivants du Code monétaire et financier.

Identifier les bénéficiaires effectifs concerne toutes les sociétés commerciales et civiles déjà existantes ou en cours de création. Il s’agit des sociétés immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), c’est-à-dire :

Tenir le registre des bénéficiaires effectifs permet à la société d’être totalement transparente en cas de contrôle de la police ou des autorités financières.

Bon à savoir : Dès la survenance d’un évènement justifiant des modifications quant aux bénéficiaires effectifs, la société aura l’obligation de mettre à jour le registre des bénéficiaires effectifs afin de régulariser sa situation.

 

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?

La notion de bénéficiaire effectif a été définie juridiquement par l’article R561-1 du Code monétaire et financier. Conformément à la lettre de cet article, on peut relever quatre critères d’identification d’un bénéficiaire effectif :

  • une ou des personnes physiques détenant, directement ou indirectement, plus de 25% du capital de la société ;
  • une ou des personnes physiques détenant, directement ou indirectement, plus de 25% des droits de vote de la société ;
  • à défaut, toute personne physique exerçant un pouvoir effectif de contrôle sur les organes de direction, de gestion ou d’administration de la société ;
  • le cas échéant, toute personne physique exerçant un pouvoir coercitif sur l’assemblée générale tenue par la société.

Selon le mode de fonctionnement et l’organisation de la société, il peut donc y avoir plusieurs bénéficiaires effectifs dans une seule et même société.
Bon à savoir : en cas de pluralité de bénéficiaires effectifs, lors de la déclaration, il faudra annexer au document initial un formulaire par bénéficiaire effectif supplémentaire.

 

Quels sont les délais pour effectuer votre déclaration de bénéficiaires effectifs ?

Afin de connaître le délai octroyé pour réaliser la déclaration de bénéficiaires effectifs, il convient de distinguer deux situations :

  • pour les sociétés en cours d’immatriculation ou nouvellement créées : la déclaration de bénéficiaires effectifs est à faire lors de l’immatriculation au RCS ou au plus tard les 15 jours suivants le récépissé du dépôt de dossier d’immatriculation.

 

Quelles sont les sanctions prévues en cas de non dépôt de la déclaration de bénéficiaires effectifs ?

La nouvelle obligation de dépôt au greffe de la déclaration de bénéficiaires effectifs de votre société s’accompagne de sanctions pénales en cas de non-respect. En effet, si vous reportez des informations fausses, incomplètes ou erronées, vous encourrez une peine de 6 mois d’emprisonnement et de 7500€ d’amende.
Dans le cadre d’une relation d’affaires avec un client, les organismes financiers sont tenus de vérifier les informations relatives au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) de la société au préalable. Tout au long de la relation d’affaires, les organismes financiers exerceront une vigilance constante.
Hormis les relations d’affaires, des contrôles périodiques de la vérification des informations des bénéficiaires effectifs sont à prévoir régulièrement.

 

Le contenu du document relatif aux bénéficiaires effectifs

Selon la situation de la société, le document relatif aux bénéficiaires effectifs doit comporter divers feuillets :

  • le document principal relatif au bénéficiaire effectif d’une société dit aussi DBE-S-1 : ce document doit être impérativement signé par le représentant légal de la société ;
  • le document annexe, dit aussi DBE-S-2, pour chacun des autres bénéficiaires effectifs en cas de pluralité de bénéficiaires effectifs ;
  • le feuillet intercalaire, dit aussi, DBE-S-bis, à adjoindre en cas de contrôle indirect ou de pouvoir coercitif sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société.

 

Le contenu du document principal de la déclaration de bénéficiaires effectifs : le DBE-S-1

Informations relatives à la société déclarante

Dans cette section, il s’agit de renseigner les informations exhaustives dont vous disposez à propos de votre société (dénomination sociale, numéro SIREN, adresse du siège social notamment). Pour rappel, vous pouvez retrouver votre numéro SIREN dans l’extrait k-bis de votre société.

Informations sur le bénéficiaire effectif de la société

Cette partie permet de renseigner l’identité du premier bénéficiaire effectif identifié dans votre société. En cas de pluralité de bénéficiaires effectifs, remplissez le document DBE-S-1 pour un bénéficiaire effectif et autant de documents DBE-S-2 que de bénéficiaires effectifs supplémentaires.

  • Informations sur l’identité du bénéficiaire effectif

Renseignez les informations relatives à l’identité du bénéficiaire effectif est une formalité rendue obligatoire par la loi.

Il s’agit ici de cocher les cases qui correspondent à votre situation. Comme vu ci-dessus, plusieurs critères permettent de qualifier une personne physique de bénéficiaire effectif : la détention de plus de 25% du capital ou des droits de vote de la société, l’exercice d’un pouvoir de contrôle sur un organe de direction, de gestion ou d’administration de la société ou encore avoir la qualité de représentant légal de la société.

a) Détention :
La détention est une notion relative au droit des biens en vertu de laquelle le détenteur est la personne qui exerce un pouvoir sur une chose. Conformément à la définition de la détention, une personne physique est considérée comme un bénéficiaire effectif si elle détient directement ou indirectement plus de 25% du capital ou des droits de vote de la société.
Quelques précisions sont toutefois à apporter :

  • en cas de détention directe, indirecte ou les deux à la fois, cochez à la fois le capital et le droit de vote en précisant le pourcentage que le bénéficiaire effectif détient. Attention : ces pourcentages peuvent être distincts en cas de droits de vote multiples par exemple ;
  • en cas de détention à la fois indirecte ou directe, indiquez le pourcentage total détenu ;
  • en cas de détention uniquement indirecte, il vous sera demandé de préciser les modalités de la détention indirecte dans le feuillet intercalaire (DBE-S-bis).

On parle de détention indirecte du capital lorsque la personne physique qui participe au capital de la société figure dans le portefeuille de titres d’une autre société ou bien lorsqu’on effectue le produit des participations détenues par l’intermédiaire d’une ou plusieurs sociétés dans le capital de la société appelée à identifier ses bénéficiaires.
N’oubliez pas de prendre en compte les chaînes de détention avec des participations simples ou cumulées.
Bon à savoir : en cas de modification des pourcentages de détention du capital ou des droits de vote par le bénéficiaire effectif, il faut remettre un nouveau document DBE-S-1 dans certaines conditions :

  • si la modification du pourcentage fait perdre la qualité de bénéficiaire effectif ou si une nouvelle personne physique acquiert cette qualité ;
  • si les modalités de pouvoir de contrôle exercées par des bénéficiaires effectifs changent substantiellement.

b) Exercice par tout autre moyen (autre que le a)) d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société ou sur l’assemblée générale de la société.

Ces moyens sont variés. Il peut s’agir de la conclusion d’un pacte d’actionnaires ou d’associés par exemple, d’une convention d’indivision ou encore d’un montage juridique.
Les bénéficiaires effectifs peuvent être également le résultat d’un démembrement de la propriété (nu-propriété et usufruit). Des cas particuliers tels que la détention de parts sociales ou d’actions par un mineur sont à traiter avec précaution.

c) Si votre situation ne correspond ni au a) ni au b), représentant légal : _____

Cette case n’est à remplir QUE si votre situation ne correspond pas aux deux cas précédents ; elle est à utiliser en dernier recours. Pensez donc à bien vérifier les informations de votre société. En cas de pluralité de représentants légaux, remplissez un document DBE-S-1 avec l’identité de tous les représentants légaux puis autant de documents DBE-S-2 qu’il existe de représentants légaux. Pour rappel, selon la forme juridique de votre société, le représentant légal peut être le ou les gérants (SARL par exemple), le président ou le directeur général ou le président du directoire dans le cadre d’une SA avec directoire et conseil de surveillance.
Si le représentant légal de votre société est une personne morale, il vous faudra indiquer la personne physique qui représente légalement cette personne morale.

Bon à savoir : si un représentant légal perd sa qualité de bénéficiaire effectif ou si une nouvelle personne, physique ou morale, l’acquiert, il faudra renvoyer un document DBE-S-1 au greffe du Tribunal de Commerce du lieu du siège social de la société pour régulariser votre situation.

 Date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif de la société : _____

Cette information est obligatoire pour que votre dépôt au greffe soit valable.

Autres informations

Il s’agit ici d’une section de mise en garde. En effet, en cas d’informations fausses, incomplètes ou erronées, vous encourrez des sanctions pénales. Portez donc une attention toute particulière à la validité des informations renseignées.

Date et signature

Le document DBE-S-1 relatif aux bénéficiaires effectifs doit être signé par le représentant légal de la société. En cas de pluralité de représentants légaux, le document doit être signé par l’un d’entre eux.

Bon à savoir : toute procuration pour la signature du document relatif aux bénéficiaires effectifs est interdite. Le mandataire pourra uniquement remettre ou adresser le document au greffe du Tribunal de Commerce du lieu du siège social de la société.

 

Le contenu du document relatif à un autre bénéficiaire effectif de la société : le DBE-S-2

Le document DBE-S-2 contient des sections similaires à celle du document DBE-S-1. Il s’agit simplement d’un document à annexer si la société possède plusieurs bénéficiaires effectifs. Pour rappel, il faut annexer un document DBE-S-2 par personne physique identifiée comme bénéficiaire effectif.

 

Le contenu du feuillet joint DBE-S-bis

I. Société déclarante (rappel)

Dans cette section, il faut renseigner des informations exhaustives sur la société (dénomination sociale, numéro SIREN, ville d’immatriculation au RCS notamment).

Bénéficiaire effectif (rappel)

Le feuillet intercalaire permet de rappeler l’identité du bénéficiaire effectif de la société.

Description des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif

Cette partie permet à la société de décrire le pouvoir coercitif du bénéficiaire effectif. Il peut s’agir d’un contrôle indirect sur la société déclarante ou d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction de la société ou sur l’assemblée générale de ses associés ou de ses actionnaires. Dans tous les cas, il faut décrire les fonctions assignées, la qualité du bénéficiaire effectif et dans quel cadre son contrôle est exercé.
Pour remplir votre déclaration de bénéficiaires effectifs, LegalPlace vous a préparé un document à compléter pas à pas grâce à notre assistant juridique.

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