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Rôle et missions d’un comptable en association
Dernière mise à jour le 02/01/2023
Un comptable en association est indispensable pour garantir une bonne gestion. Il peut être recruté en interne, mais il est également possible de faire appel à un expert-comptable ou comptable freelance pour tenir ce rôle, notamment pour le cas des associations de grande envergure. Un rôle d’autant plus important qu’avec l’application, depuis le 1er janvier 2020, du nouveau règlement comptable, l’administration exige encore plus de transparence dans la comptabilité des associations.
La comptabilité en association
Tenir une comptabilité n’est pas forcément obligatoire pour toutes les associations. Cependant, toute association, quelles que soient sa taille et ses activités, a intérêt à tenir une comptabilité. Cela permet d’assurer non seulement une meilleure gestion, mais aussi plus de transparence vis-à-vis de tous, adhérents et partenaires financiers y compris. De plus, pour certaines associations, la tenue d’une comptabilité est tout simplement exigée par la loi.
Tenue de la comptabilité : la même pour toutes les associations ?
Toutes les associations doivent pouvoir justifier l’utilisation des différentes ressources financières qu’elles reçoivent. Cependant, elles ne sont pas tenues aux mêmes obligations en matière de comptabilité.
Une comptabilité de trésorerie
Elle consiste seulement à enregistrer les entrées et sorties d’argent. Elle convient aux associations qui paient leurs fournisseurs au comptant et qui ne contractent pas de dettes. La comptabilité se tient dans un livre-journal où les opérations sont enregistrées chronologiquement. Un trésorier, souvent bénévole, suffit pour tenir cette comptabilité. Si le volume des écritures est réduit dans ce type de comptabilité, il donne cependant une information financière de moins bonne qualité concernant l’association, sans compter qu’il est ainsi plus compliqué d’effectuer un suivi des clients et des fournisseurs.
Une comptabilité d’engagement
Plus complexe que la comptabilité de trésorerie, elle permet d’établir des états financiers. Les recettes et les dépenses de l’association y sont enregistrées, mais aussi les dettes et les créances. Ce type de comptabilité donne la possibilité d’évaluer la santé financière d’une association, mais prend du temps à mettre en place et coûte plus cher. Pour tenir cette comptabilité, il peut être nécessaire de demander l’aide d’un expert-comptable (physique ou en ligne) ou bien de se servir d’un logiciel comptable dédié.
Cependant, choisir la comptabilité d’engagement devient obligatoire dans le cas où l’association répond aux critères disposés par la loi ci-dessous.
Taille de l’association
L’utilisation de la comptabilité d’engagement est obligatoire même pour les petites associations lorsque leurs comptes dépassent deux des trois seuils suivants du Code de commerce, à savoir :
- 1,5 million d’euros de bilan ;
- 3,1 millions d’euros de ressources ou de chiffre d’affaires ;
- 50 salariés.
Les associations ayant plus de 300 salariés et dont le montant des ressources ou du chiffre d’affaires est supérieur à 18 000 000 euros doivent également s’acquitter d’obligations comptables renforcées.
Source des financements
La comptabilité d’engagement est également obligatoire lorsque l’association :
- Fait appel à la générosité publique ;
- Émet des valeurs mobilières ;
- Est financée par les collectivités territoriales pour plus de 75 000 euros ou sur plus de 50 % de son budget ;
- Reçoit plus de 23 000 euros d’aide publique ;
- Perçoit plus de 153 000 euros par an de subventions, de dons déductibles ou de legs versés par des tiers.
Type d’activité
Le comptable d’association doit aussi tenir une comptabilité d’engagement lorsque l’association :
- Est reconnue d’utilité publique ;
- Est un groupement politique ou une association de financement électoral ;
- Est une association d’intérêt général qui reçoit donc des versements en provenance d’associations relais ;
- Gère des établissements de santé ou sociaux ;
- A pour but l’assistance, la bienfaisance ou encore la recherche scientifique ou médicale.
Par ailleurs, certaines associations agréées et faisant l’objet d’une convention, comme les associations de pêche et loisirs ainsi que les associations d’insertion, doivent elles aussi tenir une comptabilité d’engagement. C’est également le cas pour les associations et groupements sportifs tels que :
- Les associations de supporters ;
- Les associations sportives scolaires et universitaires.
Lucrativité
Les associations peuvent exercer une activité économique et avoir des obligations comptables allégées si elles ne dépassent pas deux des seuils du Code de commerce déjà cités précédemment. Ces activités économiques peuvent comprendre :
- La gestion d’établissements de santé, de loisirs, de tourisme ainsi que des établissements agissant dans le domaine de la santé ;
- Les prestations de service dans le domaine industriel, commercial, agricole ou artisanal ;
- Les activités de production, de transformation ou de distribution de biens meublés ou immeubles.
Le plan comptable
Le travail d’un comptable en association peut être facilité par l’utilisation des différents logiciels comptables existant sur le marché, mais surtout grâce à l’application du plan comptable associatif qui est une adaptation du Plan comptable général utilisé par les entreprises.
Associations soumises au plan comptable
Toutes les associations soumises à la publication de leurs comptes se doivent d’appliquer le plan comptable associatif dans l’écriture des différentes opérations comptables. Cela dans le but, en fin d’exercice, de pouvoir établir :
- Un bilan financier ;
- Un compte de résultat ;
- Une annexe.
Cette annexe peut être simplifiée pour les associations qui ne dépassent pas deux des seuils suivants :
- Un bilan inférieur ou égal à 4 millions d’euros ;
- Un chiffre d’affaires n’excédant pas 8 millions d’euros ;
- 50 salariés.
Une dispense d’annexe est aussi prévue pour les associations qui ne franchissent pas deux des seuils suivants :
- Un bilan total inférieur à 350 000 euros ;
- Un chiffre d’affaires inférieur à 700 000 euros ;
- 10 salariés.
Associations non soumises au plan comptable
Les associations qui ne sont pas obligées de tenir une comptabilité d’engagement ne sont pas soumises au plan comptable. Un livre-journal rempli consciencieusement ainsi qu’un logiciel dédié au suivi comptable et administratif peuvent suffire à établir une synthèse des comptes à l’intention des adhérents au sein de l’association lors des assemblées générales.
Pourquoi faire appel à un comptable dans une association ?
Toutes les associations, quel que soit leur statut, peuvent être contrôlées. En plus de la vérification de l’objet de l’association ainsi que de la légalité de son statut, l’association peut faire l’objet d’un contrôle de la Cour des comptes, notamment celles qui sont soumises à la publication annuelle de leurs résultats. La tenue de la comptabilité ne doit donc en aucun cas être négligée.
La comptabilité au sein d’une association doit être effectuée par une personne de confiance. Comme elle peut être chronophage, le comptable d’association doit être une personne engagée, mais aussi disponible. Cependant, la comptabilité de trésorerie a des limites et ne convient pas, par exemple, aux associations qui envisagent ultérieurement de solliciter un prêt ou une subvention.
Il s’avère donc judicieux de faire appel à une personne possédant les compétences comptables requises. L’association peut ainsi recourir à l’intervention d’un expert-comptable qui est en mesure de se charger de tout ou d’une partie de la comptabilité. Cette option permet non seulement de s’assurer que sa comptabilité répond aux normes comptables, mais donne également à l’association la possibilité de mieux se consacrer à ses principales activités tout en bénéficiant des conseils en gestion donnés par l’expert-comptable.
Obligations comptables au niveau juridique
La tenue d’une comptabilité sincère, claire et précise est importante, notamment dans le cadre des procédures judiciaires ou administratives, car l’association aura besoin de présenter ses documents comptables.
Obligations comptables au niveau démocratique
Les adhérents ont légalement accès à la comptabilité de l’association. Ils peuvent aussi demander des explications si besoin est. Il est alors important de pouvoir leur présenter une comptabilité non seulement compréhensible, mais également vérifiable afin de maintenir un climat serein au sein de l’association.
Obligations comptables au niveau économique
Pour assurer la pérennité de l’association, le comptable d’association joue un rôle important. Ainsi, une comptabilité bien tenue permet de suivre et de contrôler la gestion de l’association, mais aussi de mettre en place une politique de développement. Dans cette optique, l’établissement des états financiers est primordial.
Trésorier et comptable : quelles différences ?
Il est souvent facile de confondre trésorier et comptable. Le tableau suivant permet d’apporter plus de précision sur le rôle et les missions principales attribuées à chacun.
| Rôle | Missions | |
|
Trésorier |
Garant de la liquidité |
● Enregistrement des entrées et sorties d’argent dans le livre-journal ; ● Suivi du relevé bancaire et des différentes pièces justificatives ; ● Établissement du budget de trésorerie. |
|
Comptable |
Garant de la transparence |
● Établissement des documents comptables ; ● Contrôle de gestion pour appuyer le développement ; ● Interlocuteur des vérificateurs de comptes, du fisc et des organismes sociaux ; ● Aide à la recherche de fonds. |
Rappel : en quoi consiste le métier de comptable ?
Le comptable est une personne importante au sein d’une organisation, que ce soit une association ou une entreprise.
Définition
Le comptable est la personne chargée de l’administration financière au sein d’une organisation. Il peut s’agir d’une personne recrutée au sein de l’organisation elle-même, mais ayant des compétences en comptabilité.
Dans certains cas, il est également possible de s’offrir les services d’un expert-comptable pour s’assurer de bien remplir les différentes obligations comptables requises, voire de recourir à ses services de manière ponctuelle, comme dans le cas d’une certification des comptes en cas de contrôle fiscal.
Missions
Le comptable a plusieurs missions comme :
- Tenir une comptabilité qui répond aux normes comptables dans le but de pouvoir fournir des documents conformes aux obligations de l’administration fiscale.
- Effectuer une surveillance analytique en décryptant les performances commerciales et les performances de gestion de l’organisation. Réalisée à intervalle régulier, cette surveillance permet de déceler rapidement les éventuels problèmes en matière de gestion.
- Conseiller et accompagner l’organisation pour lui permettre de bien choisir les actions correctives adaptées aux problématiques rencontrées.
En menant correctement les missions qui lui sont attribuées, le comptable contribue à la pérennité, mais aussi à la sérénité de l’organisation.
Voir aussi : Qu’est-ce que la loi Pacte change pour l’expert comptable
Devis d’expertise comptable
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 02/01/2023
Rédigé par
Samuel Goldstein
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
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Bonjour
Une association peut-elle faire appel à un freelance (auto-entrepreneur) pour tenir sa comptabilité, et, dans ce cas, cet freelancer doit-il avoir le diplôme de comptable ou d’expert comptable ?
Bonjour,
Si une association souhaite faire établir sa comptabilité par une tierce personne, cela est possible.
En revanche, puisque l’activité d’expert comptable est une activité réglementée, le travailleur indépendant doit justifier de l’obtention d’un diplôme permettant l’exercice de ladite profession.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour
est-ce qu’un auto entrepreneur ayant un BTS en comptabilité peut être comptable pour une association ?
merci d’avance
Bonjour,
Dans le cas où une association sollicite un comptable et que vous êtes mesure de justifier le diplôme du BTS comptabilité, il est tout à fait possible de devenir comptable pour une association.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace
Bonjour, un BTS de comptabilité ne permet pas d’être inscrit à l’ordre des experts-comptables (il faut le diplôme d’expert comptable). A priori en cas d’externalisation de la comptabilité d’une association, une personne qui n’est pas expert comptable ne peut pas être missionnée (cas de l’auto-entrepreneur) pour cela. Par contre si elle est salariée de l’association oui (car ce n’est pas une externalisation alors). Êtes-vous d’accord avec cette interprétation ? Cela cadre avec cette référence : https://www.maif.fr/associationsetcollectivites/associations/guides-gestion-financiere/gerer-comptabilite
Bonjour,
Une telle interprétation semble logique.
En revanche, n’hésitez pas à consulter un professionnel en la matière qui saura vous conseiller personnellement au regard de votre situation.
En espérant avoir su répondre à vos interrogations.
L’équipe LegalPlace