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L’essentiel à savoir sur le suivi comptable
Dernière mise à jour le 29/09/2023
Le suivi comptable est une tâche à réaliser au quotidien au sein d’une entreprise (SARL, SASU, etc.). Il permet de gérer au mieux la trésorerie de la structure. En effet, il offre une visibilité générale sur les entrées et les sorties d’argent, ainsi que sur les bénéfices obtenus.
Cette mission est réalisable en interne avec une bonne organisation, mais elle est généralement considérée comme chronophage. C’est pourquoi les professionnels préfèrent la confier à un prestataire.
Pourquoi effectuer un suivi comptable ?
Toutes les sociétés sont tenues légalement de réaliser un suivi comptable au moins une fois par an. Seules les micro-entreprises sont exemptées de cette tâche. Une tenue régulière de la comptabilité aide à mieux suivre les activités et les dépenses de l’entreprise. Elle permet de traiter les documents qui servent à déclarer les impôts.
Un suivi rigoureux évite ainsi tout problème avec le fisc. Il présente également divers avantages. En l’effectuant, les dirigeants sont tenus au courant des frais engagés par l’entreprise. Ils peuvent alors établir des objectifs à plus ou moins long terme. Une bonne visibilité sur la comptabilité de la structure permet d’élaborer une stratégie pertinente ou de modifier les actions en cours pour son bon fonctionnement.
Peut-on s’en occuper soi-même ?
Le suivi comptable est une tâche assez complexe. Néanmoins, il est possible de se charger soi-même de la tenue des comptes si l’on maîtrise les bases de la comptabilité. Les dirigeants qui choisissent de ne pas faire appel à un comptable voient vraiment par eux-mêmes les pertes et les bénéfices. De ce fait, ils ont plus conscience des mouvements d’argent et peuvent décider plus vite des solutions ou mesures à prendre pour remédier au problème. De même, ils ne dépendent pas d’un tiers pour la gestion de l’entreprise.
Par ailleurs, ils doivent effectuer un choix concernant les supports à employer. Ils peuvent opter pour des archives papier. Cette solution est abordable, mais réclame beaucoup de temps. De plus, les risques d’erreur et d’oubli, ainsi que de perte de documents sont plus fréquents.
Avec les solutions dématérialisées actuelles, les entreprises préfèrent utiliser des logiciels de comptabilité. Ces outils diminuent le temps de traitement des tâches et assurent la sauvegarde des documents administratifs. De plus, elles permettent aux dirigeants et aux employés de les consulter plus facilement.
Comment bien l’organiser ?
Le suivi comptable nécessite des connaissances spécifiques. Si une entreprise décide de le réaliser en interne, elle doit s’assurer d’avoir parmi son équipe un collaborateur capable d’accomplir correctement la tâche. Certaines pratiques permettent de la mener.
Se créer un planning des tâches
La gestion comptable nécessitant du temps, il est indispensable de bien s’organiser. Un planning précis doit donc être établi afin que la personne chargée du suivi ou le service financier puisse mieux programmer ses actions.
Ce dernier s’occupe généralement de la collecte des pièces comptables, de leur analyse et leur traitement, ainsi que du partage des données avec les dirigeants et les autres services concernés. En respectant le planning, il est possible de tenir à jour la comptabilité de l’entreprise et de fournir une transparence absolue sur les mouvements d’argent.
Conserver tous ses justificatifs
Un certain nombre documents sont utilisés lors de l’organisation d’un suivi comptable. Il s’agit des :
- Tickets de caisse ;
- Factures d’achat ou de vente ;
- Bulletins de paie ;
- Diverses quittances ;
- Bordereaux (virement, dépôt d’espèces, etc.) ;
- Déclarations d’impôts.
Tous ces justificatifs doivent être bien conservés. Ils peuvent être réclamés lors d’un contrôle réalisé par l’Urssaf ou le fisc. Il faut également qu’ils soient dans un état impeccable. Pour réduire les risques de perte ou de dégradation, les entreprises sont nombreuses à digitaliser les documents. Cependant, il faut qu’ils aient la même valeur que leur original papier pour être acceptés par l’administration fiscale.
Bien choisir le logiciel comptable
Le logiciel de comptabilité permet de réaliser soi-même le suivi de ses finances. Aujourd’hui, de nombreux outils en ligne existent sur le marché. Mais il est préférable d’opter pour ceux traitant automatiquement les tâches comptables (rédaction des déclarations fiscales, suivi en temps réel des activités, etc.). Ils doivent permettre également de numériser les justificatifs comptables, de les sauvegarder et d’assurer un accès rapide aux documents.
Tenir le livre comptable à jour
Une entreprise est tenue d’avoir un livre comptable parfaitement à jour. Ce document recense toutes ses entrées et sorties d’argent. Il indique les dépenses et les justificatifs qui leur correspondent. D’autre part, il facilite le suivi des finances et aide à prendre des décisions stratégiques. Il peut se présenter sous la forme d’un dossier physique ou d’un fichier numérique.
Quels sont les avantages de confier le suivi comptable à un prestataire spécialisé ?
Le dirigeant d’une société choisit cette option lorsqu’il ne parvient pas à gérer tout seul les aspects financiers des activités. Le prestataire spécialisé peut prendre en charge la :
- Saisie comptable ;
- Tenue du livre de compte ;
- Réalisation de la liasse fiscale.
Certains professionnels s’occupent même des travaux d’inventaire et de la gestion des immobilisations ou proposent une assistance juridique pour les activités financières. En externalisant la comptabilité de son entreprise, un gérant profite :
- D’une meilleure gestion des ressources (puisqu’il n’affecte pas d’employés aux tâches comptables) ;
- D’une sécurité accrue (car la comptabilité est faite par un professionnel qui le prévient en cas d’anomalie) ;
- De plus de temps pour se consacrer à d’autres activités permettant de développer l’entreprise.
Faire appel à un prestataire réduit également les dépenses. En effet, tenir sa comptabilité en interne fait augmenter les coûts salariaux. Le temps passé au traitement des documents et le nombre des ressources nécessaires peuvent alourdir les charges comptables d’une entreprise.
FAQ
Quelles sont les principales tâches comptables ?
L’enregistrement des opérations comptables figure dans la liste. L’émission des factures et l’établissement des comptes annuels (compte de résultat, bilan et annexe) en font également partie. D’autre part, la déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée compte aussi parmi les principales tâches comptables. Il en est de même pour le traitement des opérations bancaires.
En quoi la gestion comptable d’une entreprise consiste-t-elle ?
La gestion comptable d’une entreprise prend en compte à la fois la :
- Comptabilité générale ;
- Paie ;
- Fiscalité ;
- Réglementation.
Elle consiste également à produire des budgets prévisionnels. D’autre part, elle :
- Contribue à la maîtrise des équilibres financiers ;
- Aide à la compréhension des documents comptables.
Quelles sont les qualités personnelles et professionnelles d’un bon comptable ?
Un bon comptable est quelqu’un qui est à l’écoute de son client. Il doit pouvoir être disponible en cas de besoin et être en mesure de donner des conseils pertinents concernant toute question d’ordre juridique, social et fiscal. À la fois organisé, rigoureux, méthodique et proactif, il sait anticiper également les besoins d’une entreprise.
Devis d’expertise comptable
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d’expertise comptable de LegalPlace.
Dernière mise à jour le 29/09/2023
Rédigé par
Xavier de Labarrière
Xavier de Labarrière est Expert-comptable spécialisé dans l'accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Xavier a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu'expert comptable. Il est président de ComptaPlace, la filiale d'expertise comptable de LegalPlace.
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