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Le dépôt des comptes annuels d’une SAS

Le dépôt des comptes annuels d’une SAS

La SAS, comme toute société commerciale, a l’obligation de déposer ses comptes au greffe du Tribunal de commerce de son siège social au terme de chaque exercice. Cette formalité permet d’informer les tiers de l’état financier de la société et de l’ensemble des actions de ses dirigeants, la confidentialité des informations fournies n’étant garanties qu’aux plus petites entreprises.

Ces documents comptables incluent :

  • Les comptes annuels ;
  • Le rapport de gestion de l’entreprise ;
  • L’affectation du résultat de la société ;
  • Les comptes consolidés si la SAS fait partie d’un groupe de sociétés.

Il convient de s’acquitter de cette obligation avec diligence et dans le respect des formalités imposées. En effet, les sanctions sont lourdes en cas de manquement, et peuvent porter préjudice aux finances de la société.

Quels documents doit-on déposer ?

Les documents à déposer sont en principe :

  • Les comptes annuels, c’est-à-dire le bilan, le compte de résultat et les annexes ;
  • Le rapport de gestion quand la société est cotée en bourse à la date où les comptes doivent être déposés au greffe ;
  • Le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes annuels, si la SAS a des commissaires aux comptes ;
  • La proposition d’affectation du résultat qui a été soumise à l’assemblée générale des associés, ainsi que la résolution votée à ce sujet ;
  • Si la SAS a l’obligation d’établir des comptes consolidés, c’est-à-dire lorsqu’une SAS fait partie d’un groupe de sociétés, il faudra également déposer ces comptes consolidés, accompagnés du rapport sur la gestion du groupe si ce dernier n’est pas inclus dans le rapport de gestion précité ;

Bon à savoir : il est aussi, dans certains cas, obligatoire pour une SASU de tenir un rapport de gestion.

Il faut également joindre à ces documents le tableau des résultats sur les 5 derniers exercices comptables conformément à l’article R. 225-102 du code de commerce.

Par exemple, pour une société qui clôture ses comptes le 31 décembre de chaque année, en 2018, elle devra joindre les tableaux de résultats des années 2013, 2014, 2015, 2016 et 2017. Si la société n’a été créée qu’en 2015, elle fournira les tableaux de résultat des années 2015, 2016 et 2017.

Pour les SAS opérant dans le secteur bancaire, il faut également déposer un document spécifique détaillant le produit net bancaire et le chiffre d’affaires, les effectifs, le bénéfice ou la perte avant impôt, le montant des impôts sur les bénéfices en distinguant les impôts courants des impôts différés, et les subventions publiques reçues. Ces informations doivent également être publiées dans le rapport de gestion ou en annexe des comptes annuels.

Comment établir les documents nécessaires pour le dépôt des comptes ?

D’abord, concernant les comptes annuels au sens strict, c’est au président de la SAS de les établir à chaque clôture d’exercice comptable (généralement le 31 décembre de chaque année) selon l’article L. 227-1 du code de commerce. Ces comptes annuels contiennent un bilan, un compte de résultat et une annexe conformément à l’article L. 123-12 du code de commercer.

En outre, le président de la SAS doit établir un rapport de gestion par écrit (article L. 232-1 du code de commerce). Ce rapport doit rapporter la situation de la société pendant l’année, ses perspectives d’évolution, les événements importants qui ont marqué l’année, les succursales de la SAS s’il y a en a, ainsi que les activités de recherche et de développement que la SAS a mené pendant l’année.

Dans le cas d’une SASU, l’associé unique – s’il s’agit d’une personne et non d’une société – est dispensé d’établir ce rapport si la SAS ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants :

  • Un bilan de 1 million d’euros ;
  • Un chiffre d’affaires hors taxes de 2 millions d’euros ;
  • 20 salariés en moyenne au cours de l’année.

Si l’associé unique de la SASU est aussi son président, les seuils sont les suivants :

  • Un bilan de 4 millions d’euros ;
  • Un chiffre d’affaires de 8 millions d’euros ;
  • 20 salariés en moyenne au cours de l’année.

Ensuite ces comptes annuels doivent être approuvés par les associés de la SAS (ou l’associé unique dans le cadre d’une SASU) lors de l’assemblée générale ordinaire qui doit avoir lieu chaque année. Les conditions d’adoption de la décision d’approbation ou de désapprobation de ces comptes sont définies dans les statuts de la SAS, ainsi que les délais et le mode de convocation des associés à cette assemblée générale.

Dans le cas d’une SASU, l’associé unique approuve les comptes dans un délai de 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice comptable. Si l’associé unique de la SASU est aussi son président, le dépôt des comptes dans ce même délai de 6 mois vaut approbation depuis la loi du 2 août 2005 en faveur des PME.

Le rapport de gestion, lui, doit être présenté aux associés lors de la même assemblée générale. Contrairement à ce que prévoient les règles applicables aux sociétés anonymes, il n’est pas nécessaire pour les dirigeants de SAS de communiquer ces documents aux associés au préalable.

La confidentialité des comptes annuels

Selon l’article L. 232-25 alinéa 1er du code de commerce, les comptes déposés par les microentreprises au greffe ne seront pas rendus publics.

Pour bénéficier de cette confidentialité des comptes annuels, la SAS ne doit pas dépasser 2 des 3 seuils suivants :

  • Un total bilan d’un maximum de 350 000 euros ;
  • Un montant net de chiffre d’affaires de 700 000 euros ;
  • Un nombre moyen de salariés au cours de l’année de 10.

Par exemple, une SAS qui a employé 20 salariés en moyenne au cours de l’année 2017, mais dont le total bilan est de 100 000 euros et dont le chiffre d’affaires net est de 300 000 euros, est tout de même une microentreprise.

Au contraire, si la SAS a un total bilan de 355 000 euros et qu’elle a employé une vingtaine de salarié au cours de l’année 2017, elle ne pourra pas être considérée comme une microentreprise même si son chiffre d’affaires net est de 500 000 euros.

Si la SAS est cotée ou opère dans le secteur bancaire ou des assurances, elle ne peut pas bénéficier de ce statut préférentiel.
Pour pouvoir bénéficier de la confidentialité de ses comptes, la SAS microentreprise doit accompagner les documents comptables qu’elles déposent d’une déclaration de confidentialité.

Malgré cette déclaration de confidentialité, les autorités judiciaires et administratives ont accès à l’intégralité des comptes de la société. Il en est de même pour tous les organismes de prêt ou de financement.

Autrement dit, la déclaration de confidentialité ne permet pas de rendre les comptes secrets pour tous. Le public n’aura pas accès aux comptes. Mais l’administration ainsi que les banques auxquelles la SAS pourrait avoir recours y auront accès.

Si la SAS n’appartient à aucun groupe et qu’elle est une petite entreprise, elle peut adopter une présentation simplifiée des comptes annuels et demander que le compte de résultat qu’elle dépose demeure confidentiel en application de l’article L. 232-25 alinéa 2 du code de commerce. Pour cela, la SAS petite entreprise doit accompagner les documents qu’elle dépose d’une déclaration de confidentialité spécifique dont voici le modèle.

Pour être une petite entreprise, la SAS ne doit pas dépasser 2 des 3 seuils suivants :

  • Un total bilan de 4 millions d’euros ;
  • Un montant net du chiffre d’affaires de 8 millions d’euros ;
  • Un nombre moyen de salariés de 50.

Par exemple, si la SAS emploie une trentaine de salariés et qu’elle a un chiffre d’affaires de 7,9 millions d’euros, elle sera considérée comme une petite entreprise, même si son total bilan est de 5 millions d’euros.

Au contraire, si la SAS emploie 60 salariés et que son total bilan est de 5 millions d’euros, elle ne pourra pas bénéficier du statut de petite entreprise. Ses comptes ne pourront donc pas demeurer confidentiels.

De même, si la SAS est cotée ou opère dans le secteur bancaire ou des assurances, elle ne peut pas bénéficier de ce statut préférentiel.

Les modalités du dépôt des comptes annuels d’une SAS

Le délai à respecter

La SAS doit déposer ses comptes annuels sous un délai d’un mois à compter de l’approbation des comptes par l’assemblée générale ordinaire des associés. Ce délai est augmenté d’un mois si le dépôt est fait par voie électronique.

La forme du dépôt

Si la SAS dépose des copies papier de documents, ceux-ci doivent être certifiés conformes par le représentant légal de la SAS avant leur dépôt au greffe du tribunal de commerce.

Il est également possible d’effectuer le dépôt des documents comptables par voie électronique conformément à l’article R. 123-111 du code de commerce. Il en va de même pour la déclaration de confidentialité. Dans ce cas, le dépôt se fait sur le portail internet des greffes des tribunaux de commerce : www.i-greffes.fr. Un accusé de réception électronique est envoyé pour attester de la bonne réception des documents. Lorsque le dépôt est validé par le greffe, ce dernier envoie à la SAS un certificat électronique.

En revanche, il n’est pas nécessaire pour la SAS de faire mentionner les comptes annuels au Bodacc. Une telle mention est obligatoire mais c’est au greffe du tribunal de commerce lui-même que revient la tâche de procéder à cette publicité, non à la SAS. Ce sont les articles R. 232-21 à R. 232-22 du code de commerce qui le prévoient.

Quelles sanctions en cas de manquement à ces obligations ?

L’article L. 123-5-1 du code de commerce prévoit que le Procureur de la République, ou toute personne qui y a un intérêt personnel, peut demander au président du tribunal de commerce d’ordonner aux dirigeants de la SAS de déposer ses documents relatifs aux comptes annuels de la société. Cette procédure se fait par assignation en référé, c’est-à-dire par le biais d’une procédure plus rapide.

A cette occasion, il a été jugé que ce n’est pas parce qu’il existe des risques d’exploitation de ces documents par des concurrents que la société est exonérée de son obligation de dépôt des comptes annuels. Plus généralement, les dirigeants de la SAS ne dispose d’aucune excuse pour justifier l’absence de dépôt des comptes annuels. Même si la SAS rencontre des difficultés ou connaît un pic d’activité, rien ne justifie cette carence aux yeux du juge.

Selon l’article L. 611-2 du code de commerce, le président du tribunal peut aussi adresser lui-même aux dirigeants de la SAS cette injonction de procéder au dépôt des comptes, et ce sous astreinte, c’est-à-dire en condamnant les dirigeants au paiement d’une somme journalière qui sera due jusqu’au jour où les comptes sont effectivement déposés au greffe du tribunal de commerce.

Comment le président du tribunal de commerce peut-il savoir qu’une SAS n’a pas déposé ses comptes au greffe ? Selon l’article L. 232-24 du code de commerce, c’est le greffe lui-même qui a l’obligation de l’informer de l’absence de dépôt des comptes afin que le président puisse ordonner à la SAS de déposer ses comptes.

Bon à savoir : Le droit d’information des associés de la SAS est aménagé dans les statuts celle-ci.

Et que se passe-t-il si les dirigeants de la SAS ne procèdent pas au dépôt des comptes ? Ils disposent en effet d’un délai d’un mois à compter de la notification de l’ordonnance pour régulariser la situation de la SAS.

D’abord, s’ils ne s’exécutent pas, le président pourra obtenir des informations de la part de tiers (administration, sécurité et prévoyance sociales, banques etc.) afin d’établir la situation économique et financière de la SAS défaillante (article L. 611-2 du code de commerce).

Il peut ainsi obtenir des informations relatives aux incidents de paiement de la SAS ou à sa situation vis-à-vis de l’administration fiscale.

Pour rappel, le président peut prononcer une astreinte quand il ordonne au dirigeant de la SAS de déposer les comptes annuels. Par conséquent, plus le dirigeant tarde à s’exécuter, et plus les pénalités de retard seront importantes.

Par exemple, si le président ordonne au dirigeant de déposer les comptes de la SAS sous astreinte de 500 euros par jour de retard et que le dirigeant n’obtempère qu’au bout de 10 jours, il sera redevable d’une somme totale de 5000 euros compte tenu du retard etc. Il vaut donc mieux pour le dirigeant qu’il s’exécute au plus tôt !

D’autre part, le dirigeant de SAS peut être condamné à des sanctions pénales. L’article 131-13 du code pénal prévoit une amende de 1500 euros en cas de défaut de dépôt des comptes et des rapports annuels. Et le montant de cette amende double en cas de récidive.Créez votre SASCréez votre SAS

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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