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Le dépôt des comptes au greffe d’une SARL

Le dépôt des comptes au greffe d’une SARL

Le dépôt des comptes au greffe d’une SARL doit être effectué à chaque fin d’exercice, une fois les comptes approuvés lors d’une assemblée générale ordinaire des associés. La non-exécution de cette obligation légale entraîne des pénalités pouvant être lourdes de conséquences pour l’entreprise.

Concernant les démarches, des coûts sont à prévoir. Les dirigeants d’entreprise sont également tenus de respecter certains délais.

En quoi consiste le dépôt des comptes ?

Étant un organe du tribunal de commerce, le greffe a pour principale mission au sein de cette juridiction d’assurer la gestion des formalités indispensables au fonctionnement. Il tient et vérifie le registre des agents commerciaux. De même, il s’occupe :

  • Du registre des inscriptions de privilège ou de nantissement ;
  • Des actes liés aux procédures financières d’entreprise.

Le dépôt de comptes au greffe d’une SARL se fait auprès du tribunal de commerce du lieu où se trouve le siège social de la société concernée. Le dossier, qui est communiqué et soumis à l’approbation des associés lors d’une assemblée générale ordinaire, doit respecter un certain formalisme et être aussi précis que possible. Il faut qu’il donne une image fidèle de la situation financière de l’entreprise, ainsi que de son patrimoine.

Comment effectuer le dépôt ?

Il convient de savoir que le dépôt des comptes au greffe d’une SARL, qui doit être effectué en même temps que le dépôt au Registre des commerces et des sociétés (RCS), est une obligation que les sociétés à responsabilité limitée, en nom collectif, par actions, commerciales et coopératives sont tenues de remplir.

En ligne

Pour le dépôt des comptes au greffe d’une SARL, certaines formalités peuvent être effectuées en ligne à travers des portails web dont quelques-unes permettent en même temps de numériser toutes les procédures administratives. La date limite est de 2 mois à compter de la date d’approbation des comptes.

Le déposant doit :

  • Indiquer les relations relatives à son dépôt ;
  • Procéder au paiement des frais en ligne ;
  • Joindre les documents demandés au format PDF ;
  • Signer électroniquement les documents, s’il est mandataire.

Sur place

Il est possible d’effectuer le dépôt des comptes au greffe d’une SARL en se déplaçant physiquement au Centre de formalités des entreprises (CFE) dont relève le lieu d’implantation de la société. Cette possibilité permet d’obtenir des réponses aux questions pouvant survenir au cours de la vérification des documents. Cela peut être plus pratique sachant que tout dossier incomplet ou incorrectement rempli ne peut être reçu ni faire l’objet d’un traitement.

Par courrier

Il est aussi possible de passer par la poste en envoyant un courrier recommandé avec avis de réception pour effectuer le dépôt des comptes. Il est toujours préférable de bien se renseigner au préalable, surtout si le dépôt se fait à l’approche de l’expiration des délais.

Bon à savoir : tous les types d’activités ont leur propre CFE. Une SARL ne sera pas prise en charge par le même CFE qu’une société commerciale, société d’exercice libéral ou société civile.

Qui doit effectuer le dépôt ?

2 personnes sont chargées du dépôt du dossier au greffe :

  • Le représentant légal de la société ;
  • Le mandataire.

Les documents qui composent ce dossier doivent mentionner :

Représentant légal

Pour une SARL, le représentant légal est le gérant. Comme son nom l’indique, il est responsable de la gestion de l’entreprise, et a le pouvoir d’agir au nom et pour le compte de celle-ci. S’il n’est pas associé de la SARL, et en cas de fraude ou de faute de gestion ayant causé un préjudice à la société et aux associés, sa responsabilité peut être engagée. Le dépôt des comptes fait partie de ses attributions.

Mandataire

Le mandataire a pour mission de représenter la SARL à l’extérieur tout en étant son dirigeant. Son pouvoir est donc plus étendu que celui du gérant. Il est aussi en charge du dépôt des comptes auprès du greffe.

Quels sont les documents à fournir en tant que SARL ?

On distingue deux grands groupes de documents à présenter lors du dépôt des comptes d’une SARL :

  • Les comptes sociaux annuels ;
  • Les documents relatifs à ces comptes.

Des documents comptables liés à la consolidation peuvent également être demandés. Ils doivent tous être signés et certifiés conformes par le représentant légal de l’entreprise.

Pour les comptes sociaux

Bilan actif et passif

Le bilan d’une SARL retrace séparément :

  • Les ressources ou le passif social ;
  • L’affectation de ces ressources ou actif social.

Il est établi à la clôture de chaque exercice comptable.

Compte de résultat

Ce compte liste :

  • Les produits (montant des biens et services vendus par la SARL) ;
  • Les charges (montant des biens et services utilisés par l’entreprise).

Il montre le résultat de la différence entre ces deux montants. En cas de solde positif, il s’agit bien entendu d’un bénéfice, et en cas de solde négatif, d’une perte. C’est à partir de ce solde que l’on peut déterminer la rentabilité de la société.

Annexe

Essentiellement informatif, ce document explique, complète et commente les montants qui figurent entre autres dans le compte de résultat.

Procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes annuels

L’assemblée générale ordinaire annuelle doit approuver les comptes et statuer sur la proposition d’affectation du résultat de l’exercice formulée par le gérant. Le procès-verbal sert à formaliser la décision.

Rapport du commissaire aux comptes

Le dépôt du rapport du commissaire aux comptes est obligatoire si un ou plusieurs commissaires ont été nommés lors de la création de la SARL. Ils doivent y faire état de leurs observations quant à la régularité et la sincérité des comptes.

En cas de comptes consolidés

Une SARL composée d’une société mère et de plusieurs filiales peut utiliser des comptes consolidés pour avoir une vue d’ensemble de ses comptes et obtenir un bilan plus objectif et plus détaillé. Comme pour les comptes sociaux, un dossier de comptes consolidés comprend plusieurs éléments.

Bilan consolidé

Il s’agit du bilan correspondant à la situation financière de l’entreprise. Son établissement est obligatoire.

Compte de résultat consolidé

Ce compte détaille la contribution de chaque filiale au résultat. Les transactions entre les filiales ne sont généralement pas prises en compte, tout comme les résultats qui s’y rattachent.

Annexe

L’annexe apporte des informations complémentaires pouvant aider à mieux analyser les comptes. Une annexe consolidée comprend un tableau de variation des flux de trésorerie et de variation des capitaux propres.

Rapport annuel

Il s’agit du rapport de gestion. Il consigne les commentaires et les analyses sur les comptes de l’exercice comptable faisant l’objet du dépôt.

Rapport des commissaires aux comptes

Rédigé par un auditeur externe, il vise à confirmer ou à infirmer la sincérité et la régularité des comptes. Ces deux notions (sincérité et régularité) sont définies par l’Article L832-9 du Code de commerce.

En quoi consiste l’option de confidentialité du dépôt ?

La question de la sécurité des données communiquées lors du dépôt des comptes au greffe peut inquiéter les gérants d’entreprise. Des solutions adaptées à la taille des sociétés ont été mises en place pour répondre à ces inquiétudes. Les comptes sont ainsi inaccessibles à des tiers qui risquent de les utiliser à des fins illégales. Seules la Banque de France, les autorités judiciaires et les administrations ont le droit de les examiner. Les micro-entreprises, les petites entreprises et les entreprises moyennes bénéficient de plusieurs avantages par comparaison avec les grandes sociétés.

L’option de confidentialité du dépôt des comptes n’est pas valable pour les :

  • Micro-entreprises gérant des titres de participation et des valeurs mobilières (holdings) ;
  • Petites et moyennes entreprises faisant partie d’un groupe ;
  • Organismes faisant appel à la solidarité publique ;
  • Organismes de crédit et de financement ;
  • Entreprises d’assurance et de réassurance ;
  • Fonds de retraite ;
  • Entreprises cotées sur un marché réglementé.

Pour les micro-entreprises

Une micro-entreprise, au sens économique du terme, est une entreprise ayant un chiffre d’affaires annuel limité. Elle bénéficie de régimes fiscaux plus souples pour lui permettre de se développer. L’option de la confidentialité du dépôt des comptes permet à ce type d’entreprise de rendre tous ses comptes confidentiels si elle a :

  • Moins de 10 salariés ;
  • Un total de bilan de moins de 350 000 euros ;
  • Un chiffre d’affaires net de moins de 700 000 euros.

Pour les petites entreprises

Afin de bénéficier de la confidentialité du dépôt des comptes au greffe, une petite entreprise doit par ailleurs :

  • Employer moins de 50 salariés ;
  • Avoir un total de bilan de moins de 6 millions d’euros ;
  • Avoir un chiffre d’affaires de moins de 12 millions d’euros.

Pour les moyennes entreprises

Des conditions sont aussi à respecter pour les moyennes entreprises qui souhaitent accéder à l’option de confidentialité des comptes. Ces entreprises doivent :

  • Employer moins de 250 salariés ;
  • Avoir un total de bilan de moins de 20 millions d’euros ;
  • Avoir un chiffre d’affaires net de moins de 40 millions d’euros.
À noter : pour les micro-entreprises, les petites entreprises et les entreprises moyennes, il n’est pas nécessaire de fournir un rapport des commissaires aux comptes. Elles peuvent adopter des modèles de déclaration de publication simplifiée pour gagner du temps et de la lisibilité.

Quel est le coût moyen par type de dépôt ?

Le dépôt des comptes annuels au greffe d’une SARL est payant. Le montant varie légèrement en fonction du type de dépôt et du mode de paiement (sur place, en ligne ou par courrier), et comprend :

  • La publication au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) qui rend les comptes publics ;
  • L’enregistrement du dossier par l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) ;
  • Les émoluments du greffe.

Les paiements de ces frais sont à effectuer par chèque libellé à l’ordre du tribunal de commerce ou du tribunal mixte de commerce du lieu d’implantation du siège social. Pour un dépôt en ligne, il est autorisé d’utiliser la carte bancaire. En cas de dépassement du délai, le greffier informera l’entreprise qu’elle doit payer la différence correspondante.

Comptes sociaux

Pour ce type de compte, le coût du dépôt de comptes, avec ou sans option de confidentialité, s’élève à :

  • 45,28 euros pour un dépôt sur place ;
  • 46,37 euros pour un dépôt par courrier ;
  • 47,50 euros pour un dépôt en ligne.

Comptes sociaux et consolidés

Pour le total des comptes sociaux et des comptes consolidés, assorti ou non d’une option de confidentialité, le montant est de :

  • 95,56 euros pour un dépôt sur place ;
  • 92,28 euros pour un dépôt par courrier ;
  • 95,28 euros pour un dépôt en ligne.

Certificat attestant du dépôt des comptes annuels sans être rendus publics

La somme à payer pour obtenir ce certificat est par ailleurs de :

  • 1,49 euro pour un dépôt sur place ;
  • 2,58 euros pour un dépôt par courrier ;
  • 3,71 euros pour un dépôt en ligne.

Quels sont les délais à respecter ?

Pour rappel, le gérant d’une SARL doit convoquer une assemblée générale ordinaire réunissant les associés ou l’associé unique afin d’approuver les comptes.

Cette assemblée est complémentaire et consécutive au dépôt des comptes, et des délais doivent être honorés lors de l’accomplissement des démarches. Dans le cas où elle n’ait pu respecter la date butoir, elle peut effectuer une demande de délais supplémentaires auprès du président du tribunal de commerce, en exposant sa situation.

Pour un dépôt par correspondance ou sur place

Les comptes d’une SARL doivent être approuvés dans les 6 mois après la clôture de l’exercice. Si le gérant a opté pour un dépôt par courrier ou sur place, il dispose d’un délai de 1 mois à compter de la date de l’approbation telle qu’elle figure dans le procès-verbal pour déposer les comptes de l’entreprise. Par exemple, pour un exercice clôturé au 31 décembre de l’année n, le dépôt se fera au plus tard le 31 juillet de l’année n+1.

Pour un dépôt en ligne

Dans le cas où le gérant ait effectué le dépôt de comptes par voie électronique, un délai de 2 mois à compter de la date d’approbation lui est accordé.

Bon à savoir : en raison de la crise liée à la pandémie de Covid-19, une prolongation de 3 mois de la date limite à compter de la clôture des comptes, est actuellement accordée aux entreprises. Attention cependant, cela ne concerne que les sociétés dont les comptes ont été clôturés entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020. Celles qui ont désigné un commissaire aux comptes ayant livré son rapport avant le 12 mars sont également exclues.

Que se passe-t-il en cas de non-dépôt ?

Sur le plan pénal, une société qui omet de déposer ses comptes annuels dans les délais accordés par la loi est théoriquement passible d’une amende pouvant atteindre 1 500 euros. La sanction peut s’élever à 3 000 euros en cas de récidive. Dans certains cas, elle s’expose également à des sanctions civiles.

Or, dans la pratique, de nombreux gérants d’entreprises ne déposent pas leurs comptes dans les temps pour des raisons diverses. Le greffe envoie alors systématiquement un courrier de relance dans les 3 à 6 mois après les délais fixés par la loi. Soulignons au passage que les gérants qui font face à des difficultés financières et qui décident de ne pas déposer leurs comptes risquent de fausser l’image qu’ils renvoient auprès de leurs éventuels partenaires tels que les :

  • Banques ;
  • Fournisseurs ;
  • Prestataires.

Le président du tribunal peut aussi adresser aux gérants d’entreprise des injonctions d’effectuer dans un court délai le dépôt des comptes sous astreinte. Dans le cas où cette injonction n’ait pas d’effet dans un délai de 1 mois, le magistrat peut demander la communication des informations aux :

À noter : l’injonction peut concerner plusieurs exercices à la fois.

Dans le cas où les comptes n’aient pas été approuvés en assemblée générale, l’activité de la société n’en est pas affectée. Le gérant doit corriger les irrégularités constatées par les associés, mais ces rectifications ne doivent pas automatiquement faire l’objet d’une nouvelle convocation. D’autre part, les associés peuvent procéder à l’approbation des comptes des exercices suivants sans être obligés de statuer de nouveau sur les comptes non approuvés.

En revanche, les comptes ne peuvent pas être affectés au résultat. Il sera alors impossible de les déposer auprès du greffe. Une copie des délibérations pour motiver le non-dépôt des comptes sera donc à transmettre à ce dernier.

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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