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Créer et déclarer un organisme de formation

Créer et déclarer un organisme de formation

Créer un organisme de formation est actuellement un investissement lucratif. La mise à jour des compétences encourage les salariés de tout âge et de tout statut professionnel à s’inscrire à une formation continue. La formation initiale, elle, gagne du terrain avec le renchérissement des diplômes. Les centres de formation couvrent plusieurs disciplines : formation pratique pour devenir apiculteur, pour ouvrir un camping ou apprenant à devenir un coach sportif, etc. Pour immatriculer son centre de formation, le dirigeant peut exercer sous le régime d’auto entrepreneur, de société à responsabilité limitée ou d’association. Cela dit, un label est habituellement requis en tant que gage de professionnalisme et de notoriété.

 

Créer un organisme de formation en France : marché et réglementation

Le marché de la formation professionnelle est investi par un grand nombre d’acteurs, qu’il s’agisse d’associations, de particuliers, de syndicats et autres. De par la faiblesse du capital de départ et la grande diversité d’aides à la création d’entreprise, la concurrence est particulièrement rude.

À la suite d’un amendement en 2018, la réglementation des organismes de formation en France a subi quelques changements. La règlementation en vigueur est la loi no 2018-771 du 5 septembre 2018 portant sur la liberté de choisir son avenir professionnel.

Les formations professionnelles reçoivent l’appui des fonds de formation ou des Organismes collecteurs paritaires agréés (OPCA). Ces organismes réunissent des cotisations afin de financer la formation professionnelle à travers le congé individuel de formation ou CIF ou encore le compte personnel de formation ou CPF.

Outre ces organismes, l’État, les régions et le Pôle Emploi financent également les activités de formation professionnelle.

Les tendances du marché de la formation

Le marché de la formation se développe en parallèle avec l’évolution des technologies. Les salariés cherchent constamment à améliorer leurs compétences à travers des formations professionnelles. Ces formations leur permettent entre autres de décrocher une promotion, d’accéder à un poste à responsabilité et d’être mieux rétribués.

Les formations présentielles

Pour les formations présentielles, le marché est caractérisé par trois types de formateurs principaux. Il s’agit essentiellement :

  • des organismes de formation privés à but lucratif composés par des entreprises ;
  • des organismes de formation privés à but non lucratif pour les particuliers ;
  • et des entités publiques et parapubliques financées par des fonds publics pour aider les chercheurs d’emplois et les jeunes.

Comme le domaine de la formation professionnelle est très ouvert, les particuliers sont aussi présents sur le marché.

Les formations à distance

Afin de répondre aux attentes des professionnels et des entreprises, les offres de formation à distance sont en nette progression. Il s’agit notamment des formations de type micro-learning, de type social learning, ou bien des classes virtuelles. La meilleure manière d’exploiter ce filon est de créer un centre de formation en ligne.

La formation en micro-learning permet d’apprendre directement à travers des moyens qui sont mis à disposition sur Internet 24h/24h. Quant au social learning, il permet de procéder à des échanges de connaissances et de compétences en utilisant les réseaux sociaux.

Le recours aux formations mobiles permet aux salariés de suivre les cours selon leur disponibilité. Ainsi, ils ne rencontrent pas de soucis vis-à-vis de leurs horaires de travail.

Les formations les plus prisées par les entreprises sont les formations linguistiques. Viennent ensuite les formations en sécurité-qualité. Ces dernières sont importantes étant donné qu’elles sont requises par la législation. Par la suite, les formations en développement personnel ainsi que le management et leadership sont également très sollicitées.

Les formations s’adressent notamment aux demandeurs d’emploi, aux salariés ainsi qu’aux particuliers.

La déclaration d’activité

Actuellement, afin d’exercer dans le domaine de la formation professionnelle continue, les formateurs sont obligés de faire une déclaration d’activité. Cette dernière est à déposer au sein de la DIRECCTE ou Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi.

La déclaration d’activité est uniquement nécessaire pour la formation professionnelle des chercheurs d’emploi ou des salariés. Elle n’est pas valable pour les programmes de formation initiale.

Cette formalité déclarative doit être effectuée durant les 3 mois qui suivent le démarrage du premier contrat de formation. Cela permettra d’avoir le numéro d’enregistrement. Aussi, la déclaration d’activité donne à l’organisme de formation l’opportunité d’être exempté de TVA.

Cette déclaration donne également aux organismes de formation professionnelle la possibilité d’être affichés sur la liste publique des entités de formation qui sont disponibles en ligne. Les particuliers peuvent ainsi vérifier rapidement si l’organisme est déclaré.

Pour créer et déclarer son organisme de formation, le professionnel est tenu de remplir le formulaire « Bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation » no 10782*04. Ce document doit être accompagné de différentes pièces justificatives.

Il s’agit entre autres :

  • du justificatif du numéro SIREN ;
  • de la pièce justifiant la première formation (cela peut s’agir d’une facture, d’un contrat, d’une convention ou d’un bon de commande) ;
  • du casier judiciaire/bulletin n° 3 du dirigeant pour les personnes morales et de celui qui déclare pour les personnes physiques ;
  • de la copie du programme de formation détaillant les objectifs, les cibles, le contenu pédagogique de la formation, le système de contrôle ;
  • de l’identité des formateurs avec leurs CV.

Les types de documents à signer avec les clients

Pour officialiser la collaboration entre l’organisme de formation et ses clients, il existe deux sortes de documents qu’ils peuvent signer. Il s’agit notamment de la convention de formation ou du contrat de formation.

Pour les clients professionnels, le document à signer est la convention de formation. S’il n’y a pas de convention de formation, l’organisme de formation doit indiquer sur le devis ou la facture le titre de la formation, sa durée, le déroulement, le numéro d’agrément du formateur, les tarifs et les modes de paiement.

Quant au contrat de formation, il est adressé aux particuliers. Il est à signer avant le commencement de la formation. Comme la convention de formation, il doit comporter le domaine, la durée, le cursus, les moyens pédagogiques, les références ou diplômes du formateur, les modes de paiement.

Les obligations d’un organisme de formation

À la création de l’organisme de formation, il faut tenir compte du fait qu’il est soumis à certaines obligations. Notamment, vous devez :

  • fournir un bilan pédagogique et financier des activités de formation ;
  • suivre les règles régissant la comptabilité;
  • transmettre les informations utiles aux stagiaires notamment le règlement intérieur, la liste des formateurs, le programme et les objectifs, le système d’évaluation, le contact du formateur, les tarifs et les modes de paiements, l’attestation délivrée à la fin de la formation.

La Convention collective nationale des organismes de formation

Les organismes de formation professionnelle privés ont l’obligation de respecter la convention collective nationale des organismes de formation. Cette convention concerne les règles et conditions de travail des formateurs ainsi que des personnels au sein de l’organisme ou encore des formateurs vacataires.

Effectivement, les organismes de formation peuvent recourir à des formateurs issus de l’extérieur comme :

  • les travailleurs indépendants qui n’ont aucun lien de subordination avec l’organisme ;
  • les salariés en CDD ou contrat à durée déterminée.

Dans le cas où le formateur est en CDD, s’il donne des cours pendant moins de 30 jours par an, les cotisations sociales seront calculées sur une assiette forfaitaire et non sur le salaire qui est versé.

Les facteurs pouvant conduire au refus d’enregistrement de l’organisme de formation

L’enregistrement des organismes de formation peut être refusé dans les situations suivantes :

    • les cours octroyés à la première formation ne suivent pas les dispositions légales relatives à la formation ;
  • la convention et le contrat de formation ne respectent pas le Code du travail vis-à-vis de l’exécution des activités de formation professionnelle ;
  • l’absence d’une des pièces justificatives.

 

Quel statut juridique pour créer un organisme de formation ?

Tout professionnel expérimenté peut se lancer dans la création de son propre organisme de formation. Comme tout projet entrepreneurial, les démarches s’effectuent auprès de l’URSSAFF. En tant que formateur professionnel, il existe un certain nombre de statuts juridiques possibles.

Le choix du statut de l’organisme de formation aura des impacts sur :

  • la sécurité sociale étant donné que vous êtes le dirigeant ;
  • le système d’imposition : le centre de formation sera soumis soit à l’impôt sur le revenu, soit à l’impôt sur les sociétés ;
  • le type de responsabilité, qui pourra être limitée aux apports ou bien illimitée en cas de faillite ;
  • le processus de prise de décision vis-à-vis des associés.

Vous pouvez notamment opter pour :

  • La micro-entreprise ou l’auto-entrepreneur : afin de créer votre organisme de formation, il est possible que vous y procédiez en tant qu’auto-entrepreneur ou en tant que micro-entreprise. Cela nécessite un minimum d’investissements au lancement. Il est important de souligner que le chiffre d’affaires d’un organisme de formation en micro-entreprise ne doit pas dépasser les 70 000 € par an.

Avec ce statut, l’organisme ne peut pas recruter des salariés. Vous vous chargerez seul des prestations proposées par votre entreprise. Il n’y aura ainsi qu’un seul formateur au sein de l’organisme. De ce fait, les cotisations sociales s’élèveraient à 22 % du chiffre d’affaires ;

  • L’EIRL ou Entreprise individuelle à responsabilité limitée : En tant qu’Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée, vos biens personnels seront protégés. Effectivement, contrairement à la micro-entreprise, vos biens personnels ne seront pas mélangés à ceux de votre activité professionnelle;

En outre, avec le statut d’EIRL, vous pouvez choisir entre l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu. Quant à la sécurité sociale, le porteur du projet est affilié à la sécurité sociale des indépendants ;

  • Une société : Dans le cas où le projet de création d’organisme de formation implique plusieurs personnes, la mise en place d’une société, notamment une SARL ou une SAS, se présente comme la meilleure solution. Si le porteur de projet n’est qu’une seule personne, il peut opter pour l’EURL ou la SASU.

Bien que l’établissement d’une société soit plus complexe qu’avec une entreprise, cette option est la meilleure afin d’assurer l’évolution ainsi que de gagner la confiance des différents acteurs concernés comme l’administration et les banques ou encore les particuliers ;

  • Une association : contrairement aux sociétés de formation, l’association d’organisme de formation se distingue par son but non lucratif. Elle doit être composée d’au moins deux associés.

Pour choisir le statut juridique approprié, il faut tenir compte du nombre de personnes impliquées. Si les personnes qui projettent la création de l’organisme de formation sont nombreuses, la société est l’option la plus propice. Or, s’il n’y a qu’un seul formateur, choisir le statut de micro-entreprise ou auto-entrepreneur serait plus pertinent.

  • Le formateur vacataire : Outre les statuts en tant qu’entreprise ou société, les formateurs peuvent également se présenter en tant que formateurs occasionnels ou vacataires. Dans ce cas, le formateur propose ses services pour des cours continus pour la formation professionnelle ou encore des cours à court terme auprès des organismes de formation.

 

Comment créer un organisme de formation ?

En vue de mettre en place son propre organisme de formation, l’entrepreneur doit passer par plusieurs étapes.

Étude de marché et de ses propres atouts

Avant de démarrer la création de l’organisme de formation, il convient de tenir compte de son expérience professionnelle. La question à se poser est : « est-ce que je détiens les compétences techniques et personnelles requises pour diriger une action de formation ? »

Ce faisant, l’étude de marché est sine qua non pour s’assurer que la zone d’intervention où le projet va être installé détient réellement un potentiel commercial. Afin d’y arriver, l’entrepreneur procèdera à l’analyse des tendances en cours. Par la suite, il devra observer la méthode des concurrents dans tous les détails.

Pour mener à bien cette étude de marché, voici les étapes essentielles :

  • identifier en amont le public cible, notamment les catégories socioprofessionnelles, l’âge, le sexe, et autres ;
  • déterminer les attentes des cibles comme le contenu des cours, la certification, le style des cours s’ils sont présentiels, à distance ou mixtes… ;
  • tenir compte des moyens financiers des cibles;
  • définir des stratégies de communication judicieuses;
  • élaborer les stratégies de fidélisation;
  • suivre l’évolution des concurrents.

Élaboration du catalogue de formation

Bien avant la mise en place de votre organisme de formation, élaborez le programme de formation que vous souhaitez dispenser. Effectivement, la prépondérance de votre entreprise repose sur le concept et le type d’organismes de formation que vous souhaitez mettre en place.

Les formations que vous proposez devraient correspondre aux besoins du marché. Une fois que vous avez identifié les types de formation que vous allez octroyer, vous pouvez les structurer dans votre catalogue de formation. Le catalogue de formation doit être facile à décrypter.

Étude économique à travers le business plan

L’élaboration d’un business plan est incontournable dans la création d’un organisme de formation. Cet outil vous permet notamment d’analyser si votre projet est financièrement viable. Aussi, il détermine vos principaux objectifs, buts commerciaux et financiers dans le long terme. Il est également indispensable pour les recherches de financement.

Si vous avez des difficultés à mettre en place votre business plan, des logiciels en ligne sont, de nos jours, disponibles. Ces logiciels vous aident essentiellement dans :

  • la rédaction de chaque partie du document ;
  • l’exécution du prévisionnel financier ;
  • le suivi des types de business plan existants ;
  • l’obtention d’un document professionnel que vous pouvez utiliser dans tous vos projets.

Définir les besoins en ressources humaines et matérielles

Pour préparer le budget prévisionnel, il est de mise d’étudier les besoins en ressources humaines et matérielles. L’identification des besoins exacts dépend des formations octroyées et du type d’organisme de formation que vous allez mettre en place.

En créant votre organisme de formation, assurez-vous d’être entourés des meilleurs formateurs pédagogues qui sont dotés des compétences relationnelles et commerciales nécessaires. Toutefois, vos besoins en ressources humaines seraient réduits si vous avez opté pour des formations à distance.

Quant aux besoins matériels, ils dépendent entièrement du mode de formation que vous allez adopter. Par exemple, si vous choisissez l’e-learning, il faudra investir dans des équipements vidéo, prévoir les frais liés à la connexion internet, au développement des médias et autres.

Dans le cas où les formations seront présentielles, elles nécessiteront la recherche d’un local et du mobilier. De plus, il sera important de répondre aux normes régissant les ERP ou établissement recevant du public. Ces normes concernent la sécurité incendie, la facilité d’accès des personnes en situation de handicap, et les extincteurs.

Pour les formations à domicile, des moyens de transport pour les formateurs sont à prévoir.

Choisir le cadre législatif

Le cadre législatif concerne entre autres les habilitations. De plus, certaines formations requièrent des formateurs détenant un diplôme bien spécifique. Par exemple, les formateurs en humanitude doivent être au moins des infirmiers diplômés d’État.

Faire connaitre les activités relatives à la formation

Pour avoir des clients, le marketing et la communication doivent être assez forts vu la concurrence sur le marché. Selon vos cibles, il vous faut élaborer un plan marketing bien efficace. En l’occurrence, vous pouvez envisager de mener les actions suivantes :

  • établir un site web démontrant les formations, les prix, l’équipe ;
  • rédiger des contenus qui présentent à vos cibles les solutions que vous pouvez apporter à travers vos formations ;
  • procéder à des publicités sur internet en utilisant les bons mots clés relatifs à votre formation ;
  • prendre part aux divers salons professionnels et rencontres ;
  • partager des flyers dans les boites aux lettres des entreprises ou même des particuliers ;
  • effectuer de l’e-mailing ;
  • divulguer les formations que vous proposez dans les médias comme les journaux, les radios, les annuaires, et autres ;
  • collaborer avec des groupements d’entreprises.

Rechercher des financements

Après avoir monté le business plan et les stratégies de communication de l’organisme de formation, il faudra envisager la recherche de financement. À coup sûr, un apport personnel de l’entrepreneur est requis. Toutefois, cela peut être insuffisant. Dans ce cas, diverses alternatives sont présentes :

  • approcher des investisseurs ou des associés qui peuvent prendre part dans le financement ;
  • demander de l’aide auprès de vos connaissances ;
  • procéder à une collecte de dons sur les plateformes de crowdfunding ;
  • recourir aux banques pour qu’ils financent certains de vos équipements ;
  • rechercher des subventions, des prêts d’honneur et autres.

Obtenir un label

Dans le cas où le diplôme n’est pas obligatoire pour la mise en place de l’organisme de formation, l’entreprise doit obtenir un label pour se distinguer. Il existe un grand nombre de labels disponibles dans le monde de la formation professionnelle.

Les labels sont octroyés par le CNEFOP ou le Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle. Peuvent être cités dans cette catégorie le label Certif Région, le Qualicert, le label Eduform du ministère de l’Éducation nationale, et bien d’autres.

Si votre organisme détient l’un de ces labels, il sera visible dans le catalogue de formation des OPCA ou Organisme Paritaire Collecteur Agréé.

 

Comment obtenir un numéro d’agrément pour la formation ?

L’agrément de formation est octroyé à une société déjà existante. La demande d’agrément n’a lieu qu’après l’ouverture de l’entreprise. Toutefois, cette étape est à mentionner dans les statuts pour ne pas compliquer les démarches.

Pour obtenir le numéro d’agrément pour la formation, il est nécessaire de déposer une requête auprès de la préfecture. Cependant, il n’existe pas concrètement de demande de numéro d’agrément de formation. Le dépôt de la déclaration d’activité équivaut à une demande d’agrément.

Après la déclaration d’activité, il faut attendre 30 jours avant de recevoir la réponse. Le préfet de la région remettra un bulletin de déclaration à l’entreprise. Le bulletin est à remplir sur papier ou en version électronique. Si la réponse à la demande est positive, le président de l’organisme devra se présenter à la préfecture pour prendre connaissance des droits et obligations de son institution.

Dernière chose : les dossiers mal constitués peuvent faire l’objet d’un refus. Il arrive fréquemment que les demandeurs d’agréments constituent leurs documents rapidement sans les soigner. Cela engendre des erreurs et un non-respect des conditions établies. Le numéro d’agrément est très important, car il permet de distinguer un organisme de formation agréé par l’État d’un autre organisme non reconnu.

 

4 Conseils pour réussir la création de votre organisme de formation

Afin de mettre en place votre organisme de formation professionnelle, vous devez faire preuve de professionnalisme. Voici 4 conseils pour vous guider dans votre parcours.

S’assurer d’avoir les compétences requises pour la création d’un organisme de formation

Avant de vous lancer, il est de mise que vous disposiez du savoir et de l’expérience nécessaires dans le domaine dans lequel vous souhaitez vous immerger. Vous devez également adopter une pédagogie claire.

De plus, afin de préparer des travailleurs pertinents, il est nécessaire que vous possédiez une grande capacité d’écoute, d’adaptation à chaque situation des personnes formées, de transmission de vos connaissances. En outre, il est de mise que vous ayez le sens de la communication.

Valoriser les cours en développement personnel

Pour se démarquer ou même pour décrocher leurs premiers emplois, les particuliers, tout aussi bien que les salariés, cherchent constamment à suivre des cours de développement personnel. Ainsi, vos programmes de formation doivent intégrer des volets axés sur le développement personnel pour attirer plus de cibles.

Étant donné l’évolution constante du monde professionnel, les employés essaient d’acquérir de nouvelles compétences et connaissances.

Optimiser la visibilité de votre organisme de formation

Avec la concurrence rude sur le marché, assurer la visibilité de votre organisme de formation constitue l’un des éléments clés de votre succès. Les tactiques que vous adoptez pour votre visibilité instaurent le climat de confiance entre vos prospects et votre organisme de formation. Pour ce faire, vous devez maximiser votre réputation à travers le web.

Afin que votre organisme de formation soit visible sur le web, la première étape est de créer votre propre site web. Par la suite, des professionnels peuvent vous aider à rendre le site plus captivant et atteindre plus de prospects. À travers le site, vous avez la possibilité de transmettre vos qualifications, vos valeurs ainsi que l’image de marque de votre organisme.

L’interaction avec le public sur les réseaux sociaux forme également une autre stratégie efficace. Cela accentuera votre notoriété et votre crédibilité aux yeux de vos cibles.

Bénéficier des différentes aides pour les demandeurs d’emploi

Les personnes en situation de recherche d’emploi ont droit à un large éventail de subventions au moment où elles créent leurs organismes de formation :

  • l’ACCRE : cette aide est octroyée aux demandeurs d’emploi et leur donne l’opportunité d’être exemptés de charges sociales durant une année. Des conditions sont établies afin de bénéficier de ces aides. Elles sont attribuées aux personnes ayant des revenus en dessous du plafond annuel de la sécurité sociale.

Hormis les demandeurs d’emplois, les jeunes venant d’un QPV ou Quartier prioritaire de la ville ou encore des jeunes bénéficiaires du RSA peuvent demander ces aides ;

  • l’ARE : Il s’agit de l’aide adressée aux personnes qui ont perdu de façon involontaire leurs emplois. Cela peut être dû au non-renouvellement du CDD, à un renvoi, ou encore une démission légitime.

Les personnes bénéficiant de l’ARE reçoivent une allocation journalière jusqu’à ce qu’ils retrouvent du travail. Cela vous permettra de bien monter votre projet de mise en place de votre organisme de formation ;

  • l’ARCE : Cette aide est offerte lors de la reprise ou de la création d’une entreprise. À travers l’ARCE, le bénéficiaire obtient 45 % des allocations chômage qu’il peut utiliser pour investir dans son organisme de formation ;
  • les CCI : Les Chambres de commerce et d’industries sont mises en place pour protéger les intérêts des entrepreneurs à travers toute la France. Sur le plan national, une aide à l’entreprenariat a été établie afin que ceux qui projettent d’entreprendre puissent s’informer sur toutes les procédures de création d’entreprise.

Localement, les CCI distribuent des aides financières, des formations et des bourses.

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Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L'ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

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